Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện công ty theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty có thể thành lập văn phòng đại diện trong nước và ngoài nước, khi quyết định thành lập phải nộp hồ sơ xin cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, văn phòng làm việc có thể làm dấu hoặc không làm dấu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm hình thức chi nhánh hoặc là địa điểm kinh doanh bởi hai hình thức này đều là những đơn phị phụ thuộc trực thuộc doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chúng tôi xin nếu ngắn gọn quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện, chi phí thành lập văn phòng đại diện, thời gian thành lập văn phòng đại diện…

• Phân biệt giữa văn phòng đại diện, chi nhánh công ty và địa điểm kinh doanh của công ty
  • Đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện.
  • Đặc điểm cơ bản của chi nhánh công ty. 
  •   Đặc điểm cơ bản của địa điểm kinh doanh. 
  • Điểm giống và khác nhau giữa văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. 
  • Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh công ty? 
• Quy trình các bước thành lập văn phòng đại diện
  • Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.  
  • Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty
  • Chi phí thành lập văn phòng đại diện.
• Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện. 
• Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại
• Luật 3T
•  

• Phân biệt giữa văn phòng đại diện, chi nhánh công ty và địa điểm kinh doanh của công ty

  Đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện.

• Về hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ để công ty tiếp cận với thị trường rộng hơn và các đối tác mới. VPĐD được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại (quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết, trừ trường hợp trưởng văn phòng đại diện được ủy quyền của công ty để thực hiện;
• Phải nộp thuế môn bài đầy đủ.
• Về thẩm quyền: theo quy định tại trong bộ luật dân sự thì văn phòng đại diện không được quyền ký kết hợp đồng lao động với người lao động, văn phòng đại diện chỉ ký kết hợp đồng lao động khi công ty chính ủy quyền cho ký kết. Tuy nhiên đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì vẫn được ký những hợp đồng do phục vụ các nhu cầu thiết yếu, ví dụ hợp đồng thuê nhà, hợp đồng lao động khi công ty chính ủy quyền cho được ký kết như:

•         ” Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam”

• Về tài chính: Công ty sẽ chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD. Việc hạch toán của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào công ty.

• Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về nội dung này tại đây: Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện

• Đặc điểm cơ bản của chi nhánh công ty. 

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân danh chi nhánh, có quyền ký đóng dấu hợp đồng kinh tế.
• Về hoạt động kinh doanh, chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề của công ty nhưng không phải bất cứ ngành, nghề nào của công ty chi nhánh cũng được phép hoạt động, chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận trực tiếp.
• Về thẩm quyền đại diện: Giám đốc chi nhánh công ty không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh, mà chỉ khi có sự ủy quyền từ đại diện pháp luật của công ty thì giám đốc chi nhánh mới có quyền này. Đại diện pháp luật của doanh nghiệp có quyền điều hành toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện của chi nhánh.
• Về tài chính: Chi nhánh không độc lập về tài chính đối với công ty, công ty chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh

• Điểm giống và khác nhau giữa văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. 

• Điểm giống nhau: Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, có thể được thành lập cùng tỉnh, khác tỉnh hoặc tại nước ngoài. Cả hai loại hình đều hoạt động dựa trên sự nhân danh công ty và được sự ủy quyền của công ty. Những giao dịch phát sinh từ văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh đều quy trách nhiệm về công ty.
• Điểm khác nhau: Đối với Chi nhánh, chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế mà nhân danh chi nhánh đồng thời đóng dấu chi nhánh. Còn đối với văn phòng đại diện sẽ không được thực hiện các nghiệp vụ như sản xuất, kinh doanh như công ty mẹ. Địa điểm kinh doanh cũng không được ký hợp đồng, địa điểm kinh doanh không có con dấu riêng.

• Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh công ty? 

  – Thành lập văn phòng đại diện phù hợp hơn với những công ty có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Do đó, nếu quý công ty chỉ cần có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, thì nên thành lập văn phòng đại diện.

  – Thành lập chi nhánh phù hợp với việc công ty mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh. Chi nhánh đã bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (có nghĩa chi nhánh thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền của công ty). Nếu trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh sang các địa chỉ khác thì nên lựa chọn loại hình thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

  Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh công ty? 

  – Thành lập văn phòng đại diện phù hợp hơn với những công ty có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Do đó, nếu quý công ty chỉ cần có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, thì nên thành lập văn phòng đại diện.

  – Thành lập chi nhánh phù hợp với việc công ty mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh. Chi nhánh đã bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (có nghĩa chi nhánh thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền của công ty). Nếu trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh sang các địa chỉ khác thì nên lựa chọn loại hình thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

  Quy trình các bước thành lập văn phòng đại diện

  Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng, soạn thảo hồ sơ và chuyển khách hàng ký hồ sơ.

  Bước 2: Nộp hồ sơ tại sở kế hoạch và theo dõi hồ sơ, thay mặt cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải trình khi có yêu cầu.

  Bước 3: Trả kết quả cho khách hàng.

• Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.  

  Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
• Biên bản, quyết định lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty.
• Bản sao hợp lệ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, hoặc Hộ chiếu chứng thực còn thời hạn.

• Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện.

  TÊN CÔNG TY   ————- Số ../…/QĐ

  CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———————–                                           …, ngày …  tháng ..  năm ….

  QUYẾT ĐỊNH CỦA (NGƯỜI QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY)
  (V/v: Thành lập Văn phòng đại diện)

  – Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 được quốc hội thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2020; 

  – Căn cứ Điều lệ Công ty  ……. đã được các cổ đông thông qua ngày …./…/…..;

  – Căn cứ Biên bản họp hội đồng quản trị thông qua ngày …/…/…… về việc thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện và bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện của công ty

  – Xét tình hình kinh doanh của Công ty

  QUYẾT ĐỊNH

  Điều 1: Quyết định

• Thành lập chi nhánh/văn phòng đại diện công ty

• Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa)……..……………

  Địa chỉ:………………………………………………………………………………..

  Ngành, nghề đăng ký hoạt động: …………………………………………………….

• Bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

• Do ông/bà : ……………………………………………………………………………

  Chứng minh nhân dân số…………………………ngày cấp…………………………..

  Nơi cấp …………………………………………………………………………………

  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú ………………………………………………………

  Chỗ ở hiện tại…………………………………………………………………………..

  Làm người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện

  Điều 2: Ông/bà  ………………(người đại diện pháp luật)  có trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

  Điều 3: Người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện công ty có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

  Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

  Nơi nhận:   – Như điều 3; – Lưu.

  TM. (CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY)   (ký, ghi rõ họ và tên)   Thời gian thành lập văn phòng đại diện công ty Từ 03 ngày làm việc kể từ ngày ký hồ sơ hợp lệ; Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do. Sau khi có đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện tiến hành nộp thuế môn bài. Chi phí thành lập văn phòng đại diện. Phí đăng công bố: Miễn phí Phí dịch vụ: 500.000 đồng Phí con dấu: 200.000 đồng văn phòng đại diện không bắt buộc phải làm dấu, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả nhận được: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty; Dấu tròn công ty; Hướng dẫn sau thành lập văn phòng đại diện. Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện.  Thứ nhất, lưu ý về quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Kể từ ngày 1/1/2017, Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày VPĐD có ĐKKD phải kê khai và nộp thuế môn bài. Theo công văn 1200/BTC-TCT, hướng dẫn về chính sách thuế của văn phòng đại diện quy định văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường và không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài. Thứ hai, lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện phải khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với những phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên tại văn phòng đại diện. Thứ ba, về việc sử dụng và phát hành hóa đơn tại VPĐD Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh vì thế không có thu nhập từ bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ từ đó không phải phát hành và sử dụng hóa đơn. Văn phòng đại diện phải làm và nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng, hàng quý đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc nộp thay; các sắc thuế không phát sinh văn phòng đại diện sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế. Bài viết liên quan: Thủ tục thành lập doanh nghiệp Thứ tư, treo biển tại trụ sở của văn phòng đại diện: Biển hiệu của văn phòng đại diện sẽ có tên, địa chỉ, số điện thoại, công ty mẹ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện quý công ty cần nhanh chóng làm biển và treo tại trụ sở. Tránh tình trạng bị xử phạt hành chính khi bị kiểm tra. Thứ năm, đối với những thay đổi Văn phòng đại diện. Khi có những thay đổi có liên quan đến nội dung hoạt động hay nội dung thể hiện trên ĐKKD của Văn phòng Đại diện thì cần phải làm thủ tục thay đổi. Nếu địa chỉ của văn phòng đại diện cùng tỉnh với trụ sở công ty thì thuế môn bài sẽ nộp ở chi cục thuế nơi công ty đặt trụ sở, nếu khác tỉnh thì sẽ nộp tại kho bạc quận huyện, cùng với chi cục thuế quản lý đó. Thuế môn bài là: 1.000.000 đồng /1 văn phòng đại diện, đối với doanh nghiệp thành lập năm đầu nếu lập văn phòng đại diện sẽ được miễn thuế môn bài cùng năm đó Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Thứ 6: Ký hợp đồng với người lao động làm việc tại văn phòng đại diện, liên hệ với cơ quan bảo hiểm để đóng bảo hiểm cho người lao động. Xem thêm các nội dung tại Luật 3T: Thành lập văn phòng đại diện tại Nghệ An Thành lập văn phòng đại diện tại Hà Tĩnh Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại  Luật 3T Với mục tiêu “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, chúng tôi luôn cố gắng hết mình để có thể làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại  Luật 3T. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của quý công ty sẽ được soạn chính xác nhất để tăng khả năng đăng ký thành công, tiết kiệm công sức cũng như thời gian của quý công ty. Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty; Tư vấn điền thông tin mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện và mẫu hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện, Tư vấn lựa chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, người đại diện văn phòng Hướng dẫn soạn thảo, hồ sơ, các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty; Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Chi phí thành lập văn phòng đại diện giá rẻ Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo… Sau khi quý công ty sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại  Luật 3T quý công ty sẽ nhận lại bao gồm: giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, dấu văn phòng đại diện (tùy theo nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể khắc dấu hay không khắc dấu). Ngoài dich vụ thành lập văn phòng đại diện chúng tôi còn có dịch vụ thay đổi giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện