Tóm tắt nhanh: Chi phí thành lập doanh nghiệp không ghi nhận thành tài sản cố định vô hình. Kế toán ghi vào chi phí trong kỳ, hoặc đưa vào chi phí trả trước (tài khoản 242) rồi phân bổ dần theo hướng dẫn hiện hành, thường tối đa không quá 3 năm. Khoản người sáng lập chi trước khi công ty có mã số thuế được ghi nhận khi có chứng từ hợp lệ và hạch toán là khoản phải trả người đã chi.
Công ty vừa có giấy, trên bàn kế toán là một xấp hóa đơn: phí dịch vụ thành lập, dấu, chữ ký số 3 năm, gói hóa đơn điện tử, biển tên. Câu hỏi đầu tiên của kế toán mới là chi phí thành lập công ty hạch toán vào đâu, ghi hết một tháng hay chia ra. Làm sai chỗ này thì báo cáo tài chính năm đầu méo, còn làm đúng thì chỉ mất vài bút toán. Bài này Tâm Tầm Tài đi vào cách xử lý từng khoản.
Nguyên tắc chung trước khi định khoản
Ba nguyên tắc cần nắm:
- Không vốn hóa thành tài sản cố định vô hình. Chuẩn mực kế toán về tài sản cố định vô hình không cho ghi chi phí thành lập doanh nghiệp thành tài sản. Chúng là chi phí.
- Ghi ngay hoặc phân bổ dần. Kế toán ghi vào chi phí của kỳ phát sinh, hoặc đưa vào chi phí trả trước rồi phân bổ dần. Theo hướng dẫn đang áp dụng lâu nay, thời gian phân bổ chi phí thành lập tối đa không quá 3 năm.
- Theo đúng chế độ kế toán công ty đang dùng. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200/2014/TT-BTC từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026; Thông tư 133 chưa bị thay, doanh nghiệp nhỏ và vừa được dùng tiếp hoặc chọn áp dụng Thông tư 99. Tên và số hiệu tài khoản dưới đây là tài khoản quen dùng, kế toán cần đối chiếu với thông tư công ty đang áp dụng.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi được trừ khi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, liên quan đến hoạt động của công ty, và thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế giá trị gia tăng, áp dụng từ 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Hóa đơn phải ghi đúng tên và mã số thuế của công ty.
Chi phí thành lập công ty hạch toán vào đâu: từng khoản
| Khoản | Cách xử lý thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lệ phí đăng ký, phí công bố | Chi phí trong kỳ, hoặc gộp vào chi phí thành lập phân bổ dần | Chứng từ là biên lai nộp lệ phí |
| Phí dịch vụ thành lập | Chi phí thành lập: ghi chi phí hoặc tài khoản 242 phân bổ dần | Cần hóa đơn ghi tên công ty |
| Chữ ký số nhiều năm | Tài khoản 242, phân bổ theo thời hạn sử dụng | Chữ ký số 3 năm thì phân bổ trong 3 năm |
| Gói hóa đơn điện tử | Chi phí trong kỳ nếu nhỏ, hoặc 242 phân bổ theo thời gian dùng | Chọn một cách và áp dụng nhất quán |
| Con dấu, biển tên | Công cụ dụng cụ giá trị nhỏ: ghi chi phí hoặc phân bổ ngắn | Không đủ điều kiện tài sản cố định |
| Thuế giá trị gia tăng đầu vào | Tài khoản 133, khấu trừ nếu công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ | Hóa đơn phải hợp lệ |
Một mẹo thực tế: nếu thuê gói trọn gói, anh/chị nên đề nghị bên dịch vụ ghi hạng mục rõ trên hóa đơn hoặc có bảng kê kèm theo, ví dụ tách phần dịch vụ, chữ ký số, hóa đơn điện tử. Có tách thì kế toán mới phân bổ đúng thời hạn từng món. Để biết gói thường gồm những khoản nào, anh/chị xem bài khoản nào phải chi khi mở công ty.
Định khoản mẫu
Ví dụ dưới đây dùng tài khoản theo Thông tư 133, công ty kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Số tiền để dạng chữ vì mỗi công ty một khác.
Khi nhận hóa đơn dịch vụ thành lập, chữ ký số, hóa đơn điện tử
- Nợ 242 Chi phí trả trước: giá chưa thuế
- Nợ 1331 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ: tiền thuế
- Có 331 Phải trả người bán, hoặc Có 111, 112 nếu trả ngay
Hằng tháng phân bổ
- Nợ 642 Chi phí quản lý kinh doanh: số phân bổ của tháng
- Có 242 Chi phí trả trước
Số phân bổ mỗi tháng bằng giá trị từng khoản chia cho số tháng phân bổ đã chọn. Chữ ký số 3 năm thì chia 36 tháng.
Khi chủ sở hữu đã chi hộ trước khi công ty có tài khoản
- Nợ 242 hoặc Nợ 642: giá trị chi phí
- Nợ 1331: thuế giá trị gia tăng nếu hóa đơn ghi tên công ty
- Có 3388 Phải trả, phải nộp khác: phải trả người đã chi hộ
Khi công ty hoàn trả:
- Nợ 3388
- Có 112
Khoản chi trước khi có mã số thuế
Trước khi có giấy chứng nhận, công ty chưa có mã số thuế nên nhiều khoản do người sáng lập trả bằng tiền cá nhân. Luật Doanh nghiệp có quy định về hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp: công ty sau khi thành lập kế thừa quyền và nghĩa vụ từ các hợp đồng người thành lập đã ký để phục vụ việc thành lập.
Trong thực tế, cách gọn nhất là:
- Những khoản có thể chờ, như chữ ký số, hóa đơn điện tử, phí dịch vụ, thì xin hóa đơn sau khi công ty có mã số thuế, ghi đúng tên công ty.
- Lệ phí nộp nhà nước lúc nộp hồ sơ thì giữ biên lai.
- Lập bảng kê các khoản người sáng lập đã chi hộ, có chữ ký xác nhận, để làm căn cứ ghi khoản phải trả.
- Công ty hoàn trả qua chuyển khoản để có chứng từ.
Không nên ghi khoản chi hộ này thành vốn góp, trừ khi các thành viên thống nhất và làm đúng thủ tục góp vốn. Vốn góp và chi phí là hai chuyện khác nhau.
Những lỗi nên tránh
- Đưa vốn điều lệ vào chi phí. Vốn điều lệ là nguồn vốn chủ sở hữu, không phải chi phí thành lập.
- Ghi chi phí từ hóa đơn không ghi tên công ty, hoặc hóa đơn mang tên cá nhân người sáng lập. Khoản đó khó được chấp nhận là chi phí được trừ.
- Dồn hết vào tháng đầu mà không cân nhắc. Không sai nguyên tắc nếu chọn ghi ngay, nhưng làm báo cáo năm đầu lỗ đột biến trong khi chữ ký số dùng tới 3 năm.
- Phân bổ quá 3 năm, hoặc đổi cách phân bổ giữa chừng không có lý do.
- Hạch toán chi phí mua đồ dùng cá nhân vào chi phí thành lập.
- Quên kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào của các hóa đơn này ở kỳ đầu. Công ty mới thường kê khai theo quý, kỳ đầu tiên đã có hóa đơn đầu vào để khấu trừ.
Kiểm tra lại trên hệ thống thuế
Kỳ kê khai đầu tiên, kế toán nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng có các hóa đơn đầu vào của chi phí thành lập qua cổng thuế điện tử để nộp tờ khai và tra cứu nghĩa vụ. Sau khi nộp, nên tra lại tờ khai đã được tiếp nhận và đối chiếu với sổ sách.
Nếu anh/chị chưa có kế toán, phần hạch toán này nằm trong phần việc sổ sách mà dịch vụ kế toán trọn gói đảm nhận ngay từ tháng đầu.
Ở Nghệ An
Khách thành lập công ty qua Tâm Tầm Tài với gói 3.900.000đ đã gồm VAT được tư vấn thủ tục thuế trọn đời, gồm cả những câu hỏi hạch toán kỳ đầu như bài này. Khách ở xa trung tâm tỉnh gửi ảnh hóa đơn qua điện thoại là bên em xem được. Nếu dùng tiếp dịch vụ kế toán, mỗi khách có một kế toán phụ trách cố định, mỗi tờ khai có người có chứng chỉ hành nghề xem lại trước khi nộp. Phí kế toán báo riêng sau khi xem hồ sơ.
Anh/chị gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem xấp hóa đơn đầu tiên của công ty, hướng dẫn cách ghi sổ và báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí thành lập công ty có được ghi nhận là tài sản cố định vô hình không?
Không. Theo chuẩn mực kế toán về tài sản cố định vô hình, chi phí thành lập doanh nghiệp không được vốn hóa thành tài sản cố định vô hình. Kế toán ghi vào chi phí hoặc phân bổ dần qua chi phí trả trước.
Chi phí thành lập được phân bổ tối đa bao lâu?
Theo hướng dẫn đang áp dụng lâu nay, chi phí thành lập được phân bổ dần tối đa không quá 3 năm. Anh/chị nên đối chiếu thông tư chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng trong năm.
Chủ công ty tự bỏ tiền trả phí thành lập trước khi có mã số thuế thì hạch toán thế nào?
Khi công ty có chứng từ hợp lệ, kế toán ghi nhận chi phí và ghi một khoản phải trả cho người đã chi. Sau đó công ty hoàn trả bằng chuyển khoản hoặc các bên thỏa thuận theo quy định về hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.