Thủ tục thành lập công ty năm 2026: toàn bộ các bước từ chuẩn bị đến khi xuất hóa đơn

Anh/chị đã quyết mở công ty nhưng chưa rõ thủ tục thành lập công ty 2026 đi qua những bước nào, bước nào tự làm được, bước nào dễ vướng. Nhiều người nghĩ cầm được tờ giấy chứng nhận là xong, rồi mới biết còn dấu, chữ ký số, hóa đơn, tài khoản ngân hàng và tờ khai thuế đầu tiên. Bài này Tâm Tầm Tài đi lần lượt 6 chặng, từ lúc ngồi chốt thông tin đến khi xuất được tờ hóa đơn đầu tiên.

Khung pháp lý năm 2026 cần nắm trước

Có vài điểm đã thay đổi so với mấy năm trước. Anh/chị nên biết để không làm theo hướng dẫn cũ trên mạng.

• Cơ quan cấp giấy cho công ty là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh. Sở Kế hoạch và Đầu tư đã hợp nhất vào Sở Tài chính, nên các bài viết cũ ghi "Sở Kế hoạch và Đầu tư" không còn đúng tên.
• Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện. Hộ kinh doanh đăng ký ở cơ quan cấp xã, còn công ty vẫn đăng ký ở cấp tỉnh.
• Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 01/01/2026. Công ty mới không còn tờ khai và khoản nộp môn bài.
• Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 bổ sung yêu cầu kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Khi làm hồ sơ, anh/chị chuẩn bị sẵn thông tin người thực sự sở hữu, chi phối công ty.
• Thành viên, cổ đông phải góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận.

Thủ tục thành lập công ty 2026 gồm 6 chặng

Bảng dưới là toàn cảnh. Phần sau đi vào từng chặng.

Chặng 1: Chốt thông tin trước khi soạn hồ sơ

Đây là chặng quyết định hồ sơ có bị trả hay không. Anh/chị cần chốt:

1. Loại hình: công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, hay cổ phần. Một người làm chủ thường chọn TNHH một thành viên. Có từ ba người góp vốn trở lên và tính gọi thêm vốn thì mới cân nhắc cổ phần.
2. Tên công ty: tra trùng trên cổng đăng ký doanh nghiệp trước, không chỉ tra trùng nguyên văn mà cả tên dễ gây nhầm lẫn.
3. Địa chỉ trụ sở: phải ghi đủ số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh theo đơn vị hành chính mới. Căn hộ chung cư chỉ dùng để ở thì không đặt trụ sở được.
4. Ngành nghề: chọn theo mã ngành kinh tế Việt Nam hiện hành. Ngành có điều kiện thì phải xem trước mình có đủ điều kiện chưa.
5. Vốn điều lệ: con số anh/chị thật sự góp được trong 90 ngày, không phải con số cho đẹp.
6. Người đại diện theo pháp luật và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.

Chặng 2: Soạn và nộp hồ sơ

Hồ sơ cơ bản gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (nếu có), bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức góp vốn. Phần lớn hồ sơ hiện nay nộp online, người nộp đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử và ký xác thực. Nộp online không phải xếp hàng, lại theo dõi được trạng thái hồ sơ.

Chặng 3: Nhận giấy chứng nhận

Theo Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và cấp giấy chứng nhận trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ chưa hợp lệ thì sẽ có thông báo sửa đổi, bổ sung, và thời gian tính lại từ lần nộp sau. Mã số doanh nghiệp trên giấy chứng nhận cũng chính là mã số thuế, nên không phải đăng ký thuế riêng như trước.

Chặng 4: Dấu, biển, tài khoản, chữ ký số

• Con dấu: doanh nghiệp tự quyết hình thức, số lượng, nội dung dấu. Không còn thủ tục thông báo mẫu dấu.
• Biển tên: Luật Doanh nghiệp yêu cầu tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính. Cán bộ thuế đến xác minh trụ sở mà không thấy biển là rắc rối không đáng có.
• Tài khoản ngân hàng: mở tài khoản đứng tên công ty. Khoản góp vốn nên chuyển qua tài khoản này để có chứng từ.
• Chữ ký số: dùng để nộp tờ khai thuế, ký hóa đơn điện tử, ký hồ sơ đăng ký kinh doanh về sau.

Chặng 5: Đăng ký hóa đơn điện tử

Công ty ký hợp đồng với một nhà cung cấp hóa đơn điện tử, lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn và ký số gửi cơ quan thuế. Khi có thông báo chấp nhận, công ty mới được phát hành hóa đơn. Hồ sơ hay bị từ chối vì thông tin người đại diện, địa chỉ hoặc email không khớp với dữ liệu đăng ký, nên nhập kỹ ngay từ đầu.

Chặng 6: Thuế ban đầu và sổ sách

Công ty mới thành lập thường kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý trong thời gian đầu, sau đó căn cứ doanh thu để xác định khai theo tháng hay theo quý. Kế toán cần lập sổ ngay từ tháng đầu, lưu chứng từ góp vốn, hóa đơn đầu vào của chi phí thành lập, và nắm lịch nộp tờ khai. Kỳ kê khai đầu tiên mà chậm là đã bắt đầu phát sinh xử phạt.

Những điều nên tránh khi làm thủ tục

• Không đặt vốn điều lệ quá cao chỉ để trông lớn. Không góp đủ trong 90 ngày thì phải làm thủ tục điều chỉnh vốn, và các thành viên chịu trách nhiệm trong phạm vi đã cam kết góp.
• Không nhờ người khác đứng tên đại diện hoặc chủ sở hữu hộ. Trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế gắn với người đứng tên, còn quy định về chủ sở hữu hưởng lợi nay cũng yêu cầu kê khai người thực sự chi phối.
• Không chọn thật nhiều mã ngành cho "phòng khi cần". Mã ngành có điều kiện kéo theo nghĩa vụ đáp ứng điều kiện, còn ngành thừa làm hồ sơ rối.
• Không dùng địa chỉ mượn mà chủ nhà không biết. Khi cơ quan thuế xác minh, không liên lạc được tại địa chỉ đăng ký là tình huống rất khó xử lý.

Ở Nghệ An, thủ tục này có gì khác

Nghệ An đã sắp xếp lại xã, phường. Địa bàn TP Vinh cũ nay là các phường như Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc. Khi ghi địa chỉ trụ sở, anh/chị dùng tên phường, xã mới. Ghi theo tên cũ dễ khiến hồ sơ phải sửa.

Hồ sơ công ty ở Nghệ An vẫn do Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh giải quyết. Khách ở Hoàng Mai, Diễn Châu hay Hà Tĩnh đều có thể nộp online mà không cần về Vinh. Sau khi có giấy, công ty được phân về cơ quan thuế quản lý theo địa bàn trụ sở.

Tự làm hay thuê dịch vụ

Tự làm được, nhất là chặng 2 và 3 nếu anh/chị quen thao tác online. Chỗ tốn thời gian thật ra là chặng 1 và chặng 4–6: chọn mã ngành đúng, đặt tên không trùng, rồi chạy qua ba bốn nhà cung cấp dấu, chữ ký số, hóa đơn.

Tâm Tầm Tài làm thủ tục doanh nghiệp tại Nghệ An từ năm 2010. Gói thành lập trọn gói 3.900.000đ đã gồm VAT, gồm đăng ký kinh doanh, dấu tròn, dấu chức danh, chữ ký số 3 năm, hóa đơn điện tử 500 số và 100 hợp đồng điện tử, xin chấp thuận hóa đơn, biển công ty Meka 30×40 và tư vấn thủ tục thuế trọn đời. Thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ; thanh toán 70% khi ký, 30% khi bàn giao. Chi tiết từng hạng mục có trong trang gói thành lập công ty trọn gói của Tâm Tầm Tài. Muốn so sánh tiền tự làm với tiền thuê, anh/chị xem bài bóc tách từng khoản tiền khi mở công ty.

Sau tháng đầu tiên

Thủ tục thành lập xong mới là bắt đầu. Trong vài tháng đầu, anh/chị cần theo dõi ba việc: góp đủ vốn đúng 90 ngày, nộp tờ khai thuế đúng kỳ kể cả khi chưa có doanh thu, và giữ chứng từ đầu vào đầy đủ. Khi có thay đổi về địa chỉ, người đại diện, ngành nghề, vốn, công ty phải đăng ký thay đổi trong 10 ngày.

Anh/chị gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem thông tin dự định mở công ty và báo phí rõ trước khi làm.

Câu hỏi thường gặp