Tóm tắt nhanh: Thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ có hai lớp giấy: lớp thứ nhất là chủ thể đứng ra (cá nhân hoặc tổ chức, thường là công ty), lớp thứ hai là quyết định cho phép thành lập trung tâm của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP. Từ Nghị định 125, trung tâm ngoại ngữ, tin học không còn bước xin cho phép hoạt động riêng. Điều kiện gồm địa điểm hợp pháp, phòng học đủ chuẩn, chương trình và tài liệu, đội ngũ quản lý và giáo viên, dự thảo quy chế. Chưa có quyết định của Sở thì chưa tuyển sinh.
Hôm đó, hai cô giáo tiếng Anh ở Nghi Xuân, Hà Tĩnh ngồi đối diện mình, một trong hai người là chị Hoài, tay cầm cây bút ký hồ sơ lập công ty. Các chị đã dạy tiếng Anh nhiều năm, học trò theo đông, giờ muốn có một trung tâm ngoại ngữ đàng hoàng, có biển hiệu, có hóa đơn, có tên trên giấy tờ. Câu đầu tiên chị Hoài hỏi mình cũng là câu nhiều người gõ lên Google nhất: thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ gồm những bước gì, và bước nào làm trước.
Mình trả lời chị bằng một hình ảnh: mở trung tâm ngoại ngữ giống như xây một ngôi nhà hai tầng. Tầng một là chủ thể đứng ra, tầng hai là quyết định cho phép thành lập của Sở Giáo dục và Đào tạo. Thiếu tầng một thì không ai đứng tên, thiếu tầng hai thì trung tâm chưa được mở cửa.
Mở trung tâm ngoại ngữ cần giấy tờ gì: hai lớp giấy khác nhau
Nhiều người nghĩ cứ có giấy đăng ký kinh doanh là mở trung tâm được. Không phải vậy.
Lớp thứ nhất là chủ thể. Nghị định 125/2024/NĐ-CP về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục cho phép tổ chức, cá nhân đề nghị thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học. Nghĩa là về luật, cá nhân cũng đứng ra được, không bắt buộc phải là công ty. Còn trên thực tế, khi trung tâm có nhiều giáo viên, thuê mặt bằng dài hạn, cần xuất hóa đơn học phí đều đặn, thì một công ty đứng ra sẽ gọn hơn nhiều về hợp đồng, sổ sách và thuế. Hai chị ở Nghi Xuân chọn lập công ty vì lý do đó.
Lớp thứ hai là quyết định cho phép thành lập trung tâm do Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cấp. Điểm mới của Nghị định 125 là trung tâm ngoại ngữ, tin học không còn phải xin thêm một lần "cho phép hoạt động" như trước. Có quyết định cho phép thành lập, đáp ứng điều kiện, là trung tâm được tổ chức dạy.
Giấy đăng ký doanh nghiệp cho các bạn cái tên, quyết định của Sở mới cho các bạn quyền mở lớp.
Điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ: Sở sẽ xuống tận nơi xem
Sau khi ký hồ sơ, mình đi cùng chị Hoài xuống xem mặt bằng. Trung tâm có ba phòng học, diện tích đủ cho số học viên dự kiến, một phòng tuyển sinh riêng, và một phòng cho bộ phận kế toán với giám đốc làm việc. Mình xem kỹ như vậy vì Sở cũng sẽ xem y như vậy.
Theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, điều kiện để được cho phép thành lập trung tâm ngoại ngữ, tin học xoay quanh bốn nhóm:
- Địa điểm hợp pháp, có phòng học, phòng chức năng, thiết bị dạy học đáp ứng yêu cầu. Nhà thuê thì hợp đồng thuê phải rõ ràng, thời hạn đủ dài.
- Chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy và học tập phù hợp. Dạy tiếng Anh giao tiếp, luyện thi chứng chỉ hay tiếng Anh thiếu nhi thì mỗi chương trình phải mô tả được mục tiêu, thời lượng, đầu ra.
- Đội ngũ quản lý và giáo viên đủ chuẩn. Người dự kiến làm giám đốc trung tâm và giáo viên phải có trình độ ngoại ngữ, chuyên môn theo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
- Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm.
Ví dụ minh họa: một trung tâm dự kiến 60 học viên, học ca tối, ba phòng mỗi phòng 20 chỗ. Nếu một phòng chật, ánh sáng kém, không có lối thoát thuận tiện, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu bổ sung sau buổi thẩm định thực tế. Sửa phòng trước khi nộp luôn rẻ hơn sửa sau khi bị nhắc.
Mặt bằng là thứ khó sửa nhất, nên xem điều kiện trước rồi hãy ký hợp đồng thuê.
Hồ sơ và các bước của thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ
Khi đã có chủ thể và mặt bằng, bộ hồ sơ nộp Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trung tâm thường gồm:
- Tờ trình đề nghị cho phép thành lập trung tâm.
- Đề án thành lập trung tâm: mục tiêu, quy mô, chương trình, cơ cấu tổ chức, kế hoạch tài chính.
- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê.
- Văn bản chứng minh năng lực tài chính, nguồn vốn đầu tư.
- Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm.
Quy trình theo Nghị định 125: nếu hồ sơ chưa hợp lệ, trong 5 ngày làm việc Sở thông báo nội dung cần bổ sung. Hồ sơ hợp lệ thì trong 10 ngày làm việc Sở thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế tại địa điểm, sau đó mới ra quyết định cho phép hoặc trả lời lý do chưa cho phép. Toàn văn nghị định, các bạn đọc tại trang văn bản Chính phủ đăng Nghị định 125/2024 về điều kiện hoạt động giáo dục.
Hà Tĩnh hay Nghệ An đều nộp về Sở Giáo dục và Đào tạo của tỉnh nơi đặt trung tâm. Mình hay dặn khách chuẩn bị đề án thật kỹ, vì đó là phần Sở đọc nhiều nhất và cũng là phần hay phải sửa nhất.
Nên đứng tên cá nhân hay lập công ty để mở trung tâm
Không có đáp án chung cho mọi người. Mình thường hỏi ba câu:
- Trung tâm có bao nhiêu giáo viên, có thuê người ngoài không?
- Phụ huynh, doanh nghiệp gửi học viên có cần hóa đơn học phí không?
- Sau này có định mở thêm cơ sở, thêm mảng tin học, kỹ năng không?
Nếu ba câu đều trả lời "có", công ty là lựa chọn gọn. Với hai chị ở Nghi Xuân, bên mình lo phần lập công ty trọn gói gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, con dấu, chữ ký số và hóa đơn điện tử, rồi mới làm tiếp hồ sơ xin Sở. Các bước chung để có một công ty hoàn chỉnh, các bạn xem ở bài lộ trình lập doanh nghiệp năm 2026 từ chọn tên đến ngày xuất hóa đơn đầu tiên.
Về thuế, dạy ngoại ngữ là dịch vụ dạy học, không chịu thuế giá trị gia tăng theo khoản 13 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, nhưng trung tâm vẫn phải lập hóa đơn khi thu học phí, ghi sổ và quyết toán như mọi đơn vị kinh doanh.
Chọn chủ thể là chọn cách mình sẽ làm sổ sách trong nhiều năm, đừng chọn chỉ vì thủ tục ban đầu nhanh hơn.
Trung tâm ngoại ngữ khác lớp dạy thêm ở chỗ nào
Nhiều giáo viên tiếng Anh ở trường phổ thông hỏi mình: em mở lớp tiếng Anh buổi tối thì là trung tâm hay là dạy thêm?
Từ ngày 15/05/2026, Thông tư 19/2026/TT-BGDĐT sửa Thông tư 29/2024 đã tách rõ: hoạt động tăng cường năng lực ngoại ngữ không thuộc phạm vi "dạy thêm, học thêm". Dạy thêm là dạy nội dung thuộc chương trình giáo dục phổ thông. Vì vậy lớp ôn môn Tiếng Anh theo sách giáo khoa cho học sinh cấp hai, cấp ba đi theo quy định dạy thêm; còn một trung tâm dạy giao tiếp, luyện chứng chỉ, tiếng Anh thiếu nhi theo chương trình riêng thì đi theo đường trung tâm ngoại ngữ của Nghị định 125.
Những sai lầm không nên mắc khi mở trung tâm ngoại ngữ
- Không nên tuyển sinh, thu học phí trước khi có quyết định cho phép thành lập. Treo biển, chạy quảng cáo sớm rồi bị kiểm tra là mất uy tín với phụ huynh ngay tháng đầu.
- Không nên ký hợp đồng thuê dài hạn rồi mới xem điều kiện phòng học.
- Không nên nghĩ có giấy đăng ký công ty là đủ. Công ty chỉ là tầng một.
- Không nên dùng tên giáo viên chưa đủ chuẩn trong đề án cho "đủ số lượng". Buổi thẩm định sẽ hỏi hồ sơ từng người.
- Không nên bỏ hóa đơn vì nghĩ học phí không chịu thuế giá trị gia tăng. Không chịu thuế vẫn phải lập hóa đơn.
Tóm lại
Thủ tục mở trung tâm ngoại ngữ năm 2026 có hai tầng: một chủ thể đứng ra, cá nhân hay công ty đều được theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP, và một quyết định cho phép thành lập của Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, không còn bước cho phép hoạt động riêng. Điều kiện nằm ở mặt bằng, chương trình, đội ngũ và quy chế; hồ sơ nộp Sở, Sở thẩm định cả giấy lẫn thực tế.
Mình vẫn nhớ nét mặt chị Hoài hôm ký hồ sơ: vừa háo hức vừa lo. Mở một trung tâm là đặt cả tên tuổi nhiều năm đứng lớp của mình lên tấm biển. Tấm biển ấy nên được treo lên khi mọi giấy tờ đã đủ, để các chị yên tâm dạy, phụ huynh yên tâm gửi con. Nếu các bạn đang tính mở trung tâm mà chưa biết bắt đầu từ tầng nào, nhắn Zalo hoặc gọi mình qua số 0977 205 877, bên mình cùng các bạn xem mặt bằng và hồ sơ từ đầu, hoặc các bạn có thể để Tâm Tầm Tài lo phần lập công ty đứng tên cho trung tâm ngoại ngữ.
Câu hỏi thường gặp
Mở trung tâm ngoại ngữ cần giấy tờ gì?
Hồ sơ nộp Sở Giáo dục và Đào tạo gồm tờ trình đề nghị cho phép thành lập, đề án thành lập trung tâm, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm (sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê), văn bản chứng minh năng lực tài chính và dự thảo quy chế tổ chức, hoạt động, theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP. Nếu lập công ty đứng ra thì cần thêm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Cá nhân có được mở trung tâm ngoại ngữ không, hay bắt buộc phải có công ty?
Nghị định 125/2024/NĐ-CP cho phép Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo cho phép thành lập trung tâm theo đề nghị của tổ chức, cá nhân, nên luật không bắt buộc phải là công ty. Bên mình thường tư vấn lập công ty đứng ra khi trung tâm có nhiều giáo viên, thuê mặt bằng lớn hoặc cần xuất hóa đơn đều đặn.
Xin giấy phép trung tâm ngoại ngữ mất bao lâu?
Theo quy trình của Nghị định 125/2024/NĐ-CP, hồ sơ thiếu thì trong 5 ngày làm việc Sở báo để bổ sung; hồ sơ hợp lệ thì Sở thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế tại địa điểm trong 10 ngày làm việc, sau đó mới ra quyết định. Thời gian thực tế còn tùy hồ sơ có phải sửa hay không.
Trung tâm ngoại ngữ có phải nộp thuế giá trị gia tăng không?
Dạy ngoại ngữ thuộc dịch vụ dạy học, không chịu thuế giá trị gia tăng theo khoản 13 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Tuy vậy trung tâm vẫn phải lập hóa đơn khi thu học phí theo quy định về hóa đơn, và vẫn có nghĩa vụ thuế thu nhập tùy chủ thể là công ty hay cá nhân.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”