Tóm tắt nhanh: Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, được làm toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty, kể cả ký hợp đồng theo ủy quyền. Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, thường có kết quả trong 3 ngày làm việc. Nếu chỉ cần thêm một điểm bán hàng thì đăng ký địa điểm kinh doanh là đủ, không cần chi nhánh.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Thành lập chi nhánh công ty thường được tính đến khi việc làm ăn đã mở sang một huyện, một tỉnh khác, và anh/chị cần có người đại diện tại chỗ ký hợp đồng, thu tiền, quản lý nhân viên. Nhưng không phải cứ mở thêm chỗ bán là phải lập chi nhánh. Tâm Tầm Tài giúp anh/chị phân biệt, rồi đi qua hồ sơ và phần thuế, chỗ hay bị làm sai nhất.
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Luật Doanh nghiệp có ba loại đơn vị phụ thuộc. Chọn đúng loại tiết kiệm được nhiều việc về sau.
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Chức năng | Toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty, kể cả đại diện theo ủy quyền | Chỉ đại diện, bảo vệ lợi ích công ty, không kinh doanh | Nơi tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể |
| Ký hợp đồng | Được, theo ủy quyền | Được giao dịch đại diện, không trực tiếp kinh doanh | Không có tư cách riêng để ký |
| Đặt ở đâu | Trong hoặc ngoài tỉnh có trụ sở | Trong hoặc ngoài tỉnh | Địa chỉ khác trụ sở chính, nơi thực tế kinh doanh; nay không buộc cùng tỉnh |
| Mã số thuế | Mã số đơn vị phụ thuộc | Mã số đơn vị phụ thuộc | Mã số địa điểm |
| Người đứng đầu | Có, theo quyết định bổ nhiệm | Có | Có |
Tên chi nhánh phải gồm tên công ty kèm cụm từ "Chi nhánh", và được gắn ở trụ sở chi nhánh.
Khi nào cần thành lập chi nhánh công ty
Bên em thường khuyên lập chi nhánh khi có từ hai điều dưới đây:
- Ở nơi mới có người đứng đầu tự điều hành, ký hợp đồng với khách, nhà cung cấp tại chỗ theo ủy quyền.
- Cần xuất hóa đơn, nhận tiền, trả lương tại nơi đó một cách tương đối độc lập với trụ sở.
- Số lao động ở nơi mới đủ lớn để quản lý riêng.
- Đối tác, chủ đầu tư ở địa phương yêu cầu giao dịch với một đơn vị có mặt tại tỉnh của họ.
- Công ty muốn theo dõi lãi lỗ của từng khu vực tách bạch.
Nếu chỉ thêm một cửa hàng, một kho, một xưởng và mọi quyết định vẫn từ trụ sở, đăng ký địa điểm kinh doanh là đủ. Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cho lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi đặt trụ sở hoặc chi nhánh, không còn giới hạn trong cùng tỉnh như trước.
Một ví dụ giả định: công ty phân phối vật tư có trụ sở ở phường Vinh Hưng, mở thêm một kho ở phía bắc tỉnh để giao hàng nhanh hơn. Mọi hợp đồng vẫn ký ở trụ sở, kho chỉ xuất hàng theo lệnh. Trường hợp này địa điểm kinh doanh là đủ. Nếu cũng công ty đó mở một cơ sở ở Hà Tĩnh, có trưởng cơ sở tự nhận đơn, ký hợp đồng với nhà thầu địa phương, thu tiền và trả lương cho mười mấy nhân viên, thì nên lập chi nhánh.
Hồ sơ và các bước
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt chi nhánh, trong 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập (Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP), phần lớn nộp trực tuyến. Hồ sơ cơ bản gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh theo mẫu, do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
- Quyết định thành lập chi nhánh và quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc lập chi nhánh, tùy loại hình và thẩm quyền trong điều lệ. Công ty TNHH một thành viên thì quyết định của chủ sở hữu.
- Thông tin giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh; đã kê khai số định danh cá nhân thì không phải nộp bản sao.
- Văn bản ủy quyền cho người đi nộp, nếu có.
Trình tự:
- Họp và ra quyết định lập chi nhánh, chọn người đứng đầu, chọn địa chỉ.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.
- Hồ sơ hợp lệ thì trong 3 ngày làm việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, kèm mã số đơn vị phụ thuộc.
- Treo biển, mở tài khoản ngân hàng nếu cần, đăng ký hóa đơn, xác định phương thức kê khai thuế.
Ngành nghề của chi nhánh phải nằm trong ngành nghề của công ty. Nếu chi nhánh sẽ làm một ngành công ty chưa có, phải bổ sung ngành cho công ty trước.
Thuế và hóa đơn của chi nhánh
Phần này mới là chỗ nhiều doanh nghiệp làm sai, vì thủ tục đăng ký thì nhanh còn hệ quả thuế kéo dài nhiều năm.
- Lệ phí môn bài: đã bãi bỏ từ 01/01/2026, chi nhánh mới lập không phải nộp nữa.
- Hình thức hạch toán: chi nhánh có thể hạch toán phụ thuộc (số liệu gộp về công ty) hoặc hạch toán độc lập (có sổ sách, báo cáo riêng). Chọn ngay từ đầu, vì nó quyết định cách kê khai.
- Thuế giá trị gia tăng: chi nhánh ở tỉnh khác, trực tiếp bán hàng, xuất hóa đơn thường kê khai tại nơi đặt chi nhánh; có trường hợp được khai tập trung tại trụ sở và phân bổ số thuế cho địa phương có chi nhánh. Cách áp dụng cụ thể theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP (từ 01/07/2026), anh/chị cần đối chiếu hoặc hỏi bên em trước kỳ khai đầu tiên.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: chi nhánh hạch toán phụ thuộc thường không quyết toán riêng; công ty quyết toán tại trụ sở, trong một số trường hợp phải phân bổ số thuế cho nơi có chi nhánh sản xuất.
- Hóa đơn: chi nhánh có thể dùng hóa đơn điện tử riêng theo mã số đơn vị phụ thuộc, hoặc dùng hóa đơn của công ty với ký hiệu riêng, tùy cách hạch toán.
Một nguyên tắc bên em luôn dặn: chi nhánh phải có kế toán theo dõi từ ngày đầu, dù chỉ là người ghi chép rồi chuyển về trụ sở. Để cuối năm mới gom chứng từ chi nhánh về là lúc thấy thiếu hóa đơn, lệch tồn kho.
Ở Nghệ An và Hà Tĩnh
Công ty có trụ sở ở Nghệ An mở chi nhánh ngay trong tỉnh thì nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Tài chính Nghệ An. Mở chi nhánh ở Hà Tĩnh thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh Hà Tĩnh, và chi nhánh chịu sự quản lý của cơ quan thuế nơi đặt chi nhánh. Sau khi sắp xếp lại xã, phường, địa chỉ chi nhánh phải ghi theo tên đơn vị hành chính mới, nếu không hồ sơ dễ bị yêu cầu sửa.
Khi nào không nên lập chi nhánh
- Chỉ thêm một điểm bán, một kho trong cùng tỉnh: dùng địa điểm kinh doanh, gọn hơn.
- Chỉ cần giới thiệu sản phẩm, gặp gỡ khách, không bán hàng trực tiếp: văn phòng đại diện là đủ.
- Chưa có người đứng đầu tin cậy ở nơi mới: chi nhánh ký hợp đồng thì công ty chịu trách nhiệm toàn bộ, không phải chi nhánh.
- Chưa có kế toán theo dõi được chứng từ ở hai nơi: lập chi nhánh xong sẽ phát sinh thêm tờ khai, thêm việc đối chiếu.
- Định để chi nhánh làm ngành mà công ty chưa đăng ký.
Hồ sơ chi nhánh có thể nộp trực tuyến qua cổng đăng ký doanh nghiệp. Nếu công ty chưa thành lập mà đã tính mở nhiều cơ sở, anh/chị xem trước bài lộ trình thành lập doanh nghiệp năm 2026 để thiết kế ngành nghề, vốn và trụ sở cho phù hợp ngay từ đầu.
Công ty ở Nghệ An, Hà Tĩnh muốn mở thêm đơn vị phụ thuộc có thể xem thủ tục mở chi nhánh, văn phòng đại diện Tâm Tầm Tài nhận làm.
Anh/chị cần lập chi nhánh ở Nghệ An, Hà Tĩnh và muốn tính luôn phần thuế, gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số. Bên em xem mô hình, khuyên chọn chi nhánh hay địa điểm, báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh có được kinh doanh ngành nghề khác công ty mẹ không?
Không. Ngành nghề của chi nhánh phải nằm trong ngành nghề công ty đã đăng ký. Muốn chi nhánh làm ngành mới thì công ty phải bổ sung ngành nghề trước.
Từ năm 2026 chi nhánh còn nộp lệ phí môn bài không?
Không. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 01/01/2026, áp dụng cho cả công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Khoản còn nợ của các năm trước vẫn phải nộp.
Chi nhánh ở tỉnh khác có phải kê khai thuế riêng không?
Tùy chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc, có trực tiếp bán hàng, xuất hóa đơn hay không. Có trường hợp kê khai riêng tại nơi đặt chi nhánh, có trường hợp khai tập trung tại trụ sở và phân bổ số thuế. Nên xác định ngay khi lập chi nhánh để không khai sai từ kỳ đầu.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.