Tóm tắt nhanh: Trước khi ký hồ sơ thành lập công ty, có mười việc phải chốt: lý do lập công ty, tên, trụ sở và địa điểm kinh doanh, loại hình, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện, bộ hồ sơ, người làm kế toán và lịch nghĩa vụ sau ngày nhận giấy. Năm 2026, hồ sơ nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, lệ phí môn bài đã bãi bỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP, còn hóa đơn từ 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Những điều cần biết khi thành lập công ty, mình gom lại thành mười việc, và mười việc ấy mình dặn từng khách trước khi để họ đặt bút ký hồ sơ. Câu chuyện dưới đây là lý do.
Một anh khách làm nghề mua bán ô tô đến bàn tư vấn của bên mình. Anh đang là hộ kinh doanh, có hai địa điểm, hồi ấy còn nộp thuế theo kiểu khoán từng tháng, gọn và nhẹ. Nhưng khách của anh ngày càng nhiều người cần hóa đơn, mà hộ của anh không xuất được cho họ đủ nhu cầu, nên anh phải nhờ một công ty khác xuất hộ.
Anh kể chuyện đó với giọng rất mệt. Nhờ người khác xuất hóa đơn thì thông tin khách hàng của mình lộ hết. Có khách mua trực tiếp, họ xin hóa đơn rồi chuyển khoản luôn vào tài khoản của bên xuất hộ. Tiền của mình nhưng lại về túi người khác, cuối tháng ngồi đối chiếu không biết chính xác bao nhiêu.
Hôm ấy chúng ta nói với nhau gần hai tiếng. Anh quyết định lập công ty. Nhưng lập công ty không phải là điền một tờ đơn. Có mười việc phải chốt trước.
Những điều cần biết khi thành lập công ty bắt đầu từ câu hỏi vì sao
Việc thứ nhất là các bạn phải trả lời thật rõ: mình cần công ty để làm gì? Với anh khách trên, câu trả lời có ba ý.
- Xuất hóa đơn bằng chính tên mình, tiền về đúng tài khoản của mình.
- Sau này nhập khẩu trực tiếp. Công ty đăng ký ngành nghề phù hợp là được làm việc đó, không phải đi qua ai.
- Chứng minh được dòng tiền. Từ 15/12/2025, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng đã gồm thuế giá trị gia tăng phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí. Trước đây mốc này là 20 triệu, các bạn nhé. Khách của anh sẽ chuyển khoản cho công ty của anh, chứ không chuyển cho bên xuất hộ nữa.
Nếu các bạn chưa trả lời được câu hỏi này, hãy dừng lại. Có người chỉ cần hộ kinh doanh là đủ. Công ty sinh ra thêm sổ sách, thêm tờ khai, thêm kế toán. Lập công ty đúng lúc là một quyết định kinh doanh, không phải một thủ tục.
Nguyên tắc: công ty là công cụ, không phải danh hiệu. Biết mình dùng công cụ ấy vào việc gì rồi hãy làm.
Năm việc về hồ sơ phải chốt trước khi ký
Việc thứ hai là tên công ty. Trước khi đăng ký, bên mình luôn tra trên hệ thống quốc gia xem tên đã có ai dùng chưa. Tên bị coi là trùng khi giống hoàn toàn với tên đã đăng ký. Trùng thì thêm bớt phần phía trước, còn phần tên riêng mà các bạn quý thì vẫn giữ được. Tên anh khách hôm ấy tra ra không trùng, chúng ta đăng ký luôn. Các bạn có thể xem hướng dẫn thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia để hình dung trước bộ hồ sơ.
Việc thứ ba là trụ sở và địa điểm kinh doanh. Anh khách có hai chỗ, mình dặn chọn một nơi làm trụ sở chính, nơi còn lại đăng ký thành địa điểm kinh doanh. Theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, địa điểm kinh doanh được lập ở địa chỉ khác trụ sở, thông báo trong 10 ngày kể từ ngày quyết định, và không còn bị buộc phải cùng tỉnh với trụ sở như trước. Gom tất cả về một pháp nhân, chỉ cần một bạn kế toán, sổ sách gọn hơn nhiều so với hai hộ, hai giấy phép.
Việc thứ tư là loại hình. Một người góp vốn thì công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hai người thì hai thành viên. Có một điểm nhiều người bỏ qua: lương của chủ công ty một thành viên do cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Còn công ty hai thành viên hoặc cổ phần thì lương giám đốc là chi phí bình thường. Anh khách chỉ có hai vợ chồng làm, mình gợi ý đưa chị nhà vào thành thành viên thứ hai. Không phải để có thêm người ký, mà để lương của người điều hành thật được ghi vào sổ đúng bản chất.
Việc thứ năm là vốn điều lệ và ngành nghề. Vốn điều lệ là vốn không phải chứng minh trong tài khoản khi đăng ký, nhưng phải góp đủ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận. Ghi vừa với quy mô thật, thiếu thì tăng sau. Ngành nghề chọn theo mã cấp 4 của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, và với anh khách, mình đưa cả cụm liên quan đến ô tô: mua bán xe, phụ tùng, sửa chữa, vận tải hàng hóa đường bộ, cho thuê xe. Cơ quan thuế nhìn vào hóa đơn các bạn xuất, còn ngành đăng ký sẵn là để sau này không phải làm thêm một thủ tục bổ sung.
Bài học: năm việc này quyết định công ty của các bạn trông thế nào trên giấy suốt nhiều năm. Chốt kỹ một lần còn hơn sửa nhiều lần.
Năm việc về vận hành phải chốt trước ngày nhận giấy
Việc thứ sáu là người đại diện theo pháp luật. Người này ký tờ khai, ký hợp đồng, chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước. Chọn người thật sự điều hành, đừng mượn tên.
Việc thứ bảy là bộ hồ sơ. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, giấy tờ pháp lý của người góp vốn, và từ 2025 có thêm phần kê khai chủ sở hữu hưởng lợi. Hồ sơ nộp qua mạng lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, hợp lệ thì 3 ngày làm việc có giấy chứng nhận.
Việc thứ tám là ai làm kế toán. Đây là việc mình hỏi khách ngay tại bàn tư vấn, vì ngày có mã số thuế cũng là ngày lịch khai thuế bắt đầu chạy. Chọn người làm kế toán càng sớm càng tốt, đừng đợi đến kỳ đầu tiên mới đi tìm. Tờ khai thuế giá trị gia tăng phải nộp từ kỳ đầu tiên, dù chưa có đồng doanh thu nào.
Việc thứ chín là ba thứ để công ty chạy được: chữ ký số, tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, hóa đơn điện tử đăng ký với cơ quan thuế. Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống thuế điện tử bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức, nên người đại diện cần có VNeID sẵn.
Việc thứ mười là lịch nghĩa vụ và ưu đãi. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, các bạn không còn phải khai nộp khoản này. Doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm liên tục kể từ ngày cấp giấy chứng nhận lần đầu theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP, nhưng miễn thuế không có nghĩa là miễn khai. Sau 3 năm, thuế suất theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 là 15% khi doanh thu năm không quá 3 tỷ, 17% khi trên 3 tỷ đến 50 tỷ, còn lại 20%.
Toàn bộ trình tự từ lúc chuẩn bị đến lúc xuất hóa đơn đầu tiên, các bạn đọc thêm ở lộ trình sáu chặng thành lập công ty năm 2026 mà bên mình dùng cho từng khách.
Nguyên tắc: ngày nhận giấy chứng nhận là ngày bắt đầu, không phải ngày kết thúc.
Những việc đừng làm khi vừa thành lập công ty
- Đừng tiếp tục nhờ người khác xuất hóa đơn hộ khi đã có công ty. Tiền không về tài khoản mình thì không có gì để chứng minh, và rủi ro pháp lý nằm ở phía mình.
- Đừng ghi vốn điều lệ cho đẹp. Không góp đủ trong 90 ngày thì phải đăng ký điều chỉnh, và lãi vay tương ứng phần vốn còn thiếu không được trừ khi tính thuế.
- Đừng chọn ngành nghề có điều kiện chỉ để cho đủ, vì đăng ký xong vẫn phải đủ điều kiện mới được hoạt động.
- Đừng nhập vào đường link lạ hay làm việc qua điện thoại với ai tự xưng cán bộ gọi đến lúc các bạn đang chờ giấy phép. Cơ quan nhà nước không làm việc như vậy.
- Đừng nghĩ chưa có doanh thu thì chưa cần khai. Tờ khai trắng vẫn là tờ khai phải nộp đúng hạn, các bạn nhé.
Bài học: phần lớn tiền phạt của công ty mới không đến từ việc làm sai, mà đến từ việc không biết là phải làm.
Lời kết
Anh khách mua bán ô tô ấy giờ đã có công ty, hóa đơn xuất bằng tên mình, tiền về tài khoản của mình, hai địa điểm cùng chung một bộ sổ. Mình nhớ nhất câu anh nói lúc ra về: hóa ra việc khó nhất là ngồi xuống trả lời cho hết mười câu hỏi, còn lại là giấy tờ.
Mình viết bài này để các bạn có sẵn mười câu hỏi ấy trước khi đến bất cứ đâu làm hồ sơ. Nếu các bạn đang phân vân giữa hộ kinh doanh và công ty, hay đã quyết rồi mà chưa biết bắt đầu từ việc nào, cứ nhắn Zalo hoặc gọi mình qua số 0977 205 877, hoặc để bên mình ngồi cùng các bạn chốt mười việc này rồi lo trọn hồ sơ đến ngày có giấy phép.
Câu hỏi thường gặp
Thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?
Cần chốt trước: tên công ty đã tra cứu không trùng, địa chỉ trụ sở, loại hình, vốn điều lệ, danh sách ngành nghề theo mã cấp 4, người đại diện theo pháp luật và giấy tờ tùy thân của người góp vốn. Sau đó mới soạn giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ và danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
Thành lập công ty mất bao lâu và nộp ở đâu?
Hồ sơ nộp qua mạng lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. Hồ sơ hợp lệ thì được cấp giấy chứng nhận trong 3 ngày làm việc theo Luật Doanh nghiệp 2020. Thời gian tốn nhất thường nằm ở bước chuẩn bị, không phải bước nộp.
Công ty mới thành lập năm 2026 phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nhưng công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng từ kỳ đầu tiên có mã số thuế, kể cả khi chưa có doanh thu.
Hộ kinh doanh có nên chuyển lên công ty không?
Nên, khi hộ đã phải xuất hóa đơn thường xuyên cho khách là doanh nghiệp, muốn nhập khẩu trực tiếp, hoặc có nhiều địa điểm và nhiều người làm. Công ty được khấu trừ thuế đầu vào, được tính chi phí hợp lý và được hưởng ưu đãi miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”