Tóm tắt nhanh: Hồ sơ mở công ty luôn có giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của người thành lập. Công ty TNHH và cổ phần cần thêm điều lệ; TNHH hai thành viên cần danh sách thành viên; cổ phần cần danh sách cổ đông sáng lập. Từ năm 2025 hồ sơ còn phải kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Mở công ty cần giấy tờ gì phụ thuộc trước hết vào loại hình anh/chị chọn. Doanh nghiệp tư nhân chỉ cần vài tờ, công ty cổ phần có vốn nước ngoài thì dày hơn nhiều. Bài này Tâm Tầm Tài liệt kê theo từng loại hình, để anh/chị chuẩn bị một lần cho đủ, không phải bổ sung đi bổ sung lại.
Phần chung loại hình nào cũng có
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nào cũng gồm ba nhóm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu hiện hành. Đây là nơi khai tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân liên quan: chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật. Với công dân Việt Nam là thẻ căn cước. Nếu hệ thống tra được dữ liệu dân cư, nhiều trường hợp không phải nộp bản sao, nhưng thông tin khai phải khớp tuyệt đối.
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 yêu cầu kê khai cá nhân thực sự sở hữu hoặc chi phối doanh nghiệp.
Nếu người đi nộp không phải người thành lập thì thêm văn bản ủy quyền, hoặc hợp đồng dịch vụ kèm giấy giới thiệu nếu thuê đơn vị như Tâm Tầm Tài làm.
Mở công ty cần giấy tờ gì theo từng loại hình
| Loại hình | Giấy tờ riêng ngoài phần chung |
|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Không cần điều lệ. Chỉ giấy đề nghị và giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp. |
| TNHH một thành viên, chủ là cá nhân | Điều lệ công ty. |
| TNHH một thành viên, chủ là tổ chức | Điều lệ; giấy tờ pháp lý của tổ chức chủ sở hữu; văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của người được cử. |
| TNHH hai thành viên trở lên | Điều lệ; danh sách thành viên; giấy tờ pháp lý của từng thành viên (tổ chức thì kèm văn bản cử người đại diện). |
| Công ty cổ phần | Điều lệ; danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có; giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập. |
| Có nhà đầu tư nước ngoài | Thêm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư khi thuộc trường hợp phải có; giấy tờ nước ngoài hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng khi cần. |
Mẫu giấy đề nghị, danh sách thành viên, danh sách cổ đông đều là mẫu do cơ quan nhà nước ban hành theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Anh/chị nên tải bộ mẫu biểu đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng thay vì dùng mẫu cũ lưu trong máy từ vài năm trước. Mẫu cũ là lý do trả hồ sơ khá phổ biến.
Điều lệ: tờ dài nhất và hay bị chép nhất
Điều lệ là văn bản dài nhất trong bộ hồ sơ. Chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông sáng lập ký vào điều lệ. Nhiều người tải mẫu trên mạng, sửa tên rồi nộp. Hồ sơ vẫn có thể được chấp nhận, nhưng các điều khoản về quyền ký, chia lợi nhuận, chuyển nhượng vốn thì không khớp với cách anh/chị thực sự làm ăn. Khi có tranh chấp, điều lệ là thứ được đem ra đọc đầu tiên.
Những thông tin phải quyết trước khi điền giấy tờ
Giấy tờ chỉ là nơi ghi lại quyết định. Trước khi điền, nhóm thành lập cần thống nhất:
- Tên công ty tiếng Việt, tên viết tắt, tên tiếng nước ngoài nếu có. Tra trước để tránh trùng.
- Địa chỉ trụ sở theo tên xã, phường mới sau sắp xếp. Ở Nghệ An, khu vực TP Vinh cũ nay thuộc các phường Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc...
- Ngành nghề theo mã ngành kinh tế Việt Nam, ngành chính là ngành nào.
- Vốn điều lệ và tỷ lệ góp của từng người, góp bằng tiền hay tài sản.
- Ai làm người đại diện theo pháp luật, có một hay nhiều người đại diện.
- Ai là chủ sở hữu hưởng lợi.
Giấy tờ không nằm trong hồ sơ nhưng nên có sẵn
Có vài thứ không phải nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh, nhưng sẽ cần ngay sau khi có giấy phép:
- Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ nhà nơi đặt trụ sở, để cơ quan thuế, ngân hàng xác minh.
- Chứng từ góp vốn: giấy nộp tiền vào tài khoản công ty, biên bản giao nhận tài sản góp vốn. Vốn điều lệ phải góp đủ trong 90 ngày.
- Chứng chỉ hành nghề, giấy phép con với ngành nghề có điều kiện.
- Hợp đồng lao động, nếu thuê người ngay từ đầu.
Góp vốn bằng tài sản thì cần thêm gì
Góp vốn bằng tiền thì chỉ cần chuyển khoản vào tài khoản công ty và giữ chứng từ. Góp bằng tài sản phức tạp hơn:
- Tài sản phải được định giá bằng đồng Việt Nam. Khi thành lập, các thành viên, cổ đông sáng lập tự định giá theo nguyên tắc nhất trí, hoặc thuê tổ chức thẩm định giá.
- Tài sản có đăng ký quyền sở hữu như nhà, đất, ô tô phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu sang tên công ty.
- Tài sản không đăng ký quyền sở hữu như máy móc, hàng hóa thì lập biên bản giao nhận, ghi rõ tên tài sản, số lượng, giá trị.
Nếu định giá cao hơn giá trị thật, người góp và người định giá cùng chịu trách nhiệm về phần chênh lệch. Đây là chỗ nhiều nhóm góp vốn gia đình ở Nghệ An hay làm cho xong, rồi khi quyết toán thuế mới lộ vấn đề khấu hao.
Tự kiểm trước khi bấm nộp
- Họ tên, số định danh của từng người khớp với thẻ căn cước.
- Địa chỉ trụ sở dùng tên xã, phường mới, đủ số nhà.
- Tổng vốn góp của các thành viên đúng bằng vốn điều lệ.
- Ngành chính được đánh dấu, mã ngành đúng cấp.
- Điều lệ có đủ chữ ký của tất cả người phải ký.
- Mẫu biểu là mẫu hiện hành, không phải mẫu cũ.
Những trường hợp không nên tự nộp
Tự nộp hồ sơ hoàn toàn làm được, nhất là doanh nghiệp tư nhân hoặc TNHH một thành viên đơn giản. Nhưng bên em khuyên nên nhờ người có kinh nghiệm xem trước khi:
- Có thành viên là tổ chức, hoặc có nhà đầu tư nước ngoài. Giấy tờ nhiều tầng, sai một chỗ là trả cả bộ.
- Góp vốn bằng tài sản như nhà, đất, xe, máy móc. Cần định giá và chuyển quyền sở hữu sang công ty.
- Đăng ký ngành có điều kiện về vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề.
- Nhóm cổ đông đông, cần điều lệ quy định rõ việc chuyển nhượng và chia lợi nhuận.
- Không có thời gian theo dõi hồ sơ và sửa theo thông báo của cơ quan đăng ký.
Anh/chị muốn hiểu thêm những quyết định cần có trước khi nộp, như chọn ngành, chọn vốn, chọn người đại diện, đọc bài chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ lập doanh nghiệp.
Nếu muốn giao cả bộ hồ sơ cho người làm, trọn gói lập doanh nghiệp ở Tâm Tầm Tài giá 3.900.000đ đã gồm VAT, xong trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Gọi 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em gửi danh sách giấy tờ đúng loại hình anh/chị chọn và báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Mở công ty có cần giấy tờ chứng minh trụ sở không?
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc nộp hợp đồng thuê nhà hay giấy tờ nhà. Tuy vậy địa chỉ phải có thật, đủ số nhà, đường, xã, phường, và không được đặt ở căn hộ chung cư chỉ dùng để ở. Anh/chị nên giữ hợp đồng thuê hoặc giấy tờ nhà để dùng khi cơ quan thuế xác minh.
Người nước ngoài góp vốn thì hồ sơ khác gì?
Nhà đầu tư nước ngoài thường phải làm thủ tục đầu tư trước, tùy trường hợp phải có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, rồi mới đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ có thêm danh sách thành viên hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự khi cần.
Chủ sở hữu hưởng lợi là gì, phải khai ra sao?
Là cá nhân thực sự sở hữu hoặc chi phối doanh nghiệp, kể cả khi không đứng tên trực tiếp. Theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025, doanh nghiệp kê khai thông tin này khi đăng ký thành lập theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.