Tóm tắt nhanh: Đăng ký kinh doanh cần ba thứ: giấy tờ (giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, giấy tờ pháp lý của người góp vốn), thông tin ghi đúng (tên, địa chỉ theo đơn vị hành chính mới, mã ngành, vốn, người đại diện, chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin đăng ký thuế), và các quyết định đã chốt (loại hình, tỷ lệ góp vốn, ai làm giám đốc). Thiếu quyết định thì giấy tờ có đủ vẫn phải sửa đi sửa lại.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả thường không phải vì thiếu một tờ giấy, mà vì chủ doanh nghiệp chưa quyết xong vài chuyện đã đi nộp. Tên chưa tra kỹ, tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên còn đang bàn, địa chỉ chưa có hợp đồng. Muốn biết đăng ký kinh doanh cần gì cho trọn, anh/chị chia ra ba nhóm: giấy tờ, thông tin, và quyết định. Bài này Tâm Tầm Tài đi lần lượt từng nhóm.
Đăng ký kinh doanh cần gì: ba nhóm đầu vào
| Nhóm | Là gì | Nếu thiếu thì sao |
|---|---|---|
| Giấy tờ | Các văn bản nộp kèm hồ sơ | Hồ sơ không hợp lệ, bị yêu cầu bổ sung |
| Thông tin | Các nội dung điền vào giấy đề nghị | Hồ sơ bị sửa, hoặc sai mà vẫn được cấp rồi phải đăng ký thay đổi |
| Quyết định | Các lựa chọn chủ doanh nghiệp phải chốt | Soạn đi soạn lại, thành viên tranh chấp về sau |
Bài này nói về công ty và có so sánh với hộ kinh doanh. Doanh nghiệp có vốn nước ngoài có thêm thủ tục đầu tư riêng, không nằm trong phạm vi bài.
Giấy tờ theo từng loại hình
| Giấy tờ | TNHH một thành viên | TNHH hai thành viên trở lên | Cổ phần | Hộ kinh doanh |
|---|---|---|---|---|
| Giấy đề nghị đăng ký | Có | Có | Có | Có (mẫu riêng) |
| Điều lệ công ty | Có | Có | Có | Không |
| Danh sách thành viên | Không | Có | Không | Không |
| Danh sách cổ đông sáng lập | Không | Không | Có | Không |
| Giấy tờ pháp lý cá nhân của người góp vốn, người đại diện | Có | Có | Có | Có (chủ hộ, thành viên hộ) |
| Giấy tờ pháp lý tổ chức và văn bản cử người đại diện (nếu người góp vốn là tổ chức) | Nếu có | Nếu có | Nếu có | Không áp dụng |
| Văn bản ủy quyền cho người đi nộp | Nếu người khác nộp | Nếu người khác nộp | Nếu người khác nộp | Nếu người khác nộp |
Hai lưu ý thực tế:
- Hộ kinh doanh nộp ở cơ quan cấp xã, công ty nộp ở Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh. Nộp nhầm cấp là mất công.
- Nộp online thì giấy tờ được scan và ký xác thực. Bản scan phải rõ, đủ mặt trước sau, không bị cắt góc.
Góp vốn bằng tài sản thì chuẩn bị thêm
Không phải ai cũng góp vốn bằng tiền. Có người góp bằng xe tải, máy móc, quyền sử dụng đất. Khi đó cần thêm:
- Biên bản định giá tài sản góp vốn. Theo Luật Doanh nghiệp, tài sản góp vốn không phải tiền mặt, ngoại tệ, vàng thì phải được các thành viên, cổ đông sáng lập định giá theo nguyên tắc nhất trí, hoặc thuê tổ chức thẩm định giá.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản của người góp.
- Thủ tục chuyển quyền sở hữu sang công ty với tài sản phải đăng ký như xe, nhà, đất. Luật Doanh nghiệp quy định việc chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty không phải chịu lệ phí trước bạ.
Định giá cao hơn giá trị thật thì các thành viên cùng liên đới chịu trách nhiệm phần chênh lệch, nên đừng "làm tròn cho đẹp".
Điều lệ: đừng chép nguyên mẫu
Điều lệ là văn bản các thành viên sống cùng nhiều năm. Mẫu trên mạng dùng được làm khung, nhưng những điều khoản về quyền biểu quyết, cách chia lợi nhuận, cách xử lý khi một thành viên muốn rút, ai ký hợp đồng giá trị lớn thì phải viết theo thỏa thuận thật của anh/chị. Công ty một chủ có thể đơn giản hơn, công ty nhiều thành viên thì nên đọc kỹ từng điều trước khi ký.
Thông tin phải ghi đúng ngay từ đầu
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có nhiều mục. Những mục sau hay gây sửa hồ sơ nhất:
- Tên công ty: gồm loại hình và tên riêng. Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký. Tra trên cổng đăng ký doanh nghiệp trước, và chuẩn bị hai ba phương án.
- Địa chỉ trụ sở: ghi đủ số nhà, ngõ, đường, phường hoặc xã, tỉnh theo đơn vị hành chính sau sắp xếp. Không ghi cấp huyện nữa vì cấp huyện đã bỏ từ 01/07/2025.
- Ngành nghề: chọn mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam hiện hành. Mã phải đúng với việc anh/chị thật sự làm, nhất là ngành chính.
- Vốn điều lệ và tỷ lệ góp của từng người.
- Người đại diện theo pháp luật: họ tên, chức danh, số giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên lạc.
- Chủ sở hữu hưởng lợi: cá nhân thực sự sở hữu hoặc chi phối công ty. Đây là mục mới theo Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025.
- Thông tin đăng ký thuế: địa chỉ nhận thông báo thuế, người phụ trách kế toán, năm tài chính, số lao động dự kiến, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng dự kiến. Mục này nhiều người bỏ qua vì nghĩ "để sau", nhưng nó vào luôn dữ liệu của cơ quan thuế.
- Số điện thoại, email của công ty: dùng số và email anh/chị thật sự theo dõi. Thông báo của cơ quan thuế, nhà cung cấp hóa đơn đều gửi về đây.
Những quyết định phải chốt trước khi nộp
Đây là phần chủ doanh nghiệp phải tự quyết, người tư vấn chỉ giúp cân nhắc.
- Loại hình. Một người làm chủ thường chọn TNHH một thành viên. Hai đến năm mươi người góp vốn và muốn kiểm soát việc vào ra của thành viên thì chọn TNHH hai thành viên trở lên. Muốn gọi vốn rộng, chuyển nhượng dễ thì cân nhắc cổ phần, chấp nhận bộ máy phức tạp hơn.
- Tỷ lệ góp vốn. Nói rõ ai góp bao nhiêu, góp bằng tiền hay tài sản, và góp xong trước ngày nào trong hạn 90 ngày.
- Ai làm người đại diện và giám đốc. Người này ký hồ sơ thuế, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty.
- Ngành chính. Ngành chính ảnh hưởng đến cách cơ quan thuế nhìn hoạt động của công ty và một số nghĩa vụ đi kèm.
- Trụ sở ở đâu và giữ được bao lâu. Đổi địa chỉ sau này phải đăng ký thay đổi trong 10 ngày, có khi kéo theo đổi cơ quan thuế quản lý.
- Có cần hóa đơn ngay không. Nếu có hợp đồng chờ xuất hóa đơn, anh/chị nên lên lịch luôn chữ ký số và hóa đơn điện tử cùng lúc nộp hồ sơ.
Sáu quyết định này ghi ra giấy, các thành viên cùng đọc và đồng ý, rồi mới soạn hồ sơ. Việc này mất một buổi nhưng tránh được việc sửa điều lệ sau này.
Khi nào chưa nên nộp hồ sơ
- Chưa thống nhất tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên. Nộp trước rồi tính sau thường dẫn đến chuyển nhượng vốn, đổi thành viên ngay năm đầu.
- Ngành có điều kiện mà chưa đủ điều kiện. Có giấy chứng nhận doanh nghiệp không có nghĩa là được hoạt động ngành đó. Ví dụ ngành cần chứng chỉ hành nghề, cần giấy phép con thì phải kiểm tra trước.
- Chưa có địa chỉ hợp pháp. Nhờ tạm địa chỉ nhà người quen mà họ không biết là rủi ro khi cơ quan thuế xác minh.
- Chỉ bán lẻ cho người tiêu dùng, doanh thu nhỏ, khách không cần hóa đơn giá trị gia tăng. Trường hợp này có khi hộ kinh doanh hợp hơn công ty.
Ở Nghệ An cần chuẩn bị thêm gì
Địa chỉ là chỗ khách Nghệ An hay phải sửa nhất sau khi tỉnh sắp xếp lại xã, phường. Địa bàn TP Vinh cũ nay là các phường như Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc. Sổ đỏ, hợp đồng thuê nhà của anh/chị có thể vẫn ghi địa chỉ cũ. Khi đó hồ sơ ghi theo đơn vị hành chính mới, và anh/chị giữ giấy tờ cũ để đối chiếu khi cần.
Hồ sơ công ty nộp về Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh Nghệ An. Hồ sơ hộ kinh doanh nộp về cơ quan cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Chuẩn bị xong rồi thì làm gì tiếp
Có đủ ba nhóm trên, anh/chị có thể tự nộp online hoặc giao cho bên dịch vụ. Toàn bộ các bước sau khi nộp, từ lúc nhận giấy đến khi dùng được hóa đơn, có trong bài trình tự từ nộp hồ sơ tới hóa đơn đầu tiên. Nếu muốn giao trọn, anh/chị có thể nhờ Tâm Tầm Tài soạn và nộp hồ sơ công ty với gói 3.900.000đ đã gồm VAT, 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Anh/chị gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem thông tin anh/chị đã có, chỉ ra chỗ còn thiếu và báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký công ty TNHH một thành viên cần những giấy tờ gì?
Cần giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu. Chủ sở hữu là tổ chức thì thêm giấy tờ pháp lý của tổ chức và văn bản cử người đại diện quản lý vốn.
Không có văn phòng thì đăng ký kinh doanh được không?
Được, nếu anh/chị có một địa chỉ hợp pháp để làm trụ sở, ví dụ nhà riêng có quyền sử dụng hoặc chỗ thuê có hợp đồng. Căn hộ chung cư chỉ dùng để ở thì không đặt trụ sở được.
Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là gì, có bắt buộc không?
Là thông tin về cá nhân thực sự sở hữu hoặc chi phối doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 yêu cầu doanh nghiệp kê khai thông tin này khi đăng ký. Anh/chị nên chuẩn bị sẵn để hồ sơ không bị yêu cầu bổ sung.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.