Tóm tắt nhanh: Làm con dấu công ty chỉ cần công ty đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện quyết định loại dấu, số lượng, nội dung và mang giấy tờ đến cơ sở khắc dấu. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết về con dấu, dấu có thể là dấu khắc hoặc chữ ký số, và không còn phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc quan trọng hơn là quy chế ai giữ dấu, đóng dấu lên giấy tờ gì.
Anh Nam đến văn phòng bên mình vào một buổi chiều cuối tuần, tay cầm một tập giấy in từ mạng, gạch chi chít. Anh đã đi làm thuê nhiều năm, dành dụm được một khoản, và muốn mở công ty bán hàng qua mạng. Anh tự nộp hồ sơ, bị trả về vì chọn ngành chưa đúng, sửa rồi lại thiếu giấy. Câu cuối cùng anh hỏi mình trước khi ra về là một câu rất đời thường: "Chị ơi, làm con dấu công ty cần gì, em có phải xin phép ai không?"
Mình kể lại chuyện anh Nam vì câu hỏi đó cho thấy một điều: với người mới khởi nghiệp, con dấu là thứ họ hình dung rõ nhất về một công ty. Có dấu là thấy công ty mình "thật". Nhưng về mặt luật, con dấu lại là phần đơn giản nhất. Cái khó nằm ở trước và sau nó.
Làm con dấu công ty cần gì: trả lời ngắn
Các bạn chỉ cần ba thứ.
Thứ nhất, công ty đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tên và mã số doanh nghiệp in trên dấu phải khớp với giấy này, nên dấu luôn làm sau, không làm trước.
Thứ hai, một quyết định của chính công ty: làm mấy con dấu, dấu tròn hay hình khác, trên dấu ghi những gì. Luật để doanh nghiệp tự quyết toàn bộ.
Thứ ba, giấy tờ mang đến cơ sở khắc dấu. Luật không quy định bộ hồ sơ khắc dấu, nhưng thực tế cơ sở khắc dấu thường xin bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật. Nếu nhờ người khác đi thì kèm giấy giới thiệu.
Khắc xong là dùng. Không nộp mẫu, không chờ duyệt.
Con dấu là việc của công ty. Nhà nước không giữ mẫu, nên công ty phải tự giữ cho chặt.
Luật nói gì về con dấu
Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14) có mấy ý chính, mình diễn lại bằng lời thường:
- Dấu gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu làm theo điều lệ công ty hoặc quy chế do công ty ban hành.
- Dấu được dùng trong các trường hợp pháp luật quy định hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận.
Trước năm 2021, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu lên cổng đăng ký doanh nghiệp trước khi dùng. Luật 2020 đã bỏ bước này. Các bạn có thể đọc nguyên văn trên trang đăng Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 của cổng đăng ký doanh nghiệp.
Hình dung thế này cho dễ nhớ: con dấu giống chìa khóa nhà. Nhà nước không giữ chìa dự phòng. Ai cầm chìa, cất ở đâu, mở cửa cho ai là việc của chủ nhà.
Nên khắc mấy con dấu, ghi những gì
Với một công ty nhỏ như của anh Nam, bên mình thường gợi ý:
- Một con dấu tròn của công ty, ghi tên công ty và mã số doanh nghiệp.
- Một dấu chức danh có họ tên giám đốc, để đóng cạnh chữ ký cho tiện.
Không đưa địa chỉ vào dấu. Ở Nghệ An, rất nhiều công ty có dấu ghi "TP Vinh" hay tên phường cũ, sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025 thì dấu lệch với giấy tờ mới. Công ty nào sau này chuyển trụ sở cũng vậy. Dấu càng ít thông tin dễ thay đổi, càng dùng được lâu.
Còn một điều nhiều bạn chưa biết: chữ ký số của công ty cũng là một dạng dấu. Tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, hồ sơ nộp qua mạng đều ký bằng chữ ký số, không đóng dấu đỏ. Con dấu khắc vẫn cần cho hợp đồng giấy, hồ sơ ngân hàng, biên bản giao hàng.
Hai con dấu là đủ cho năm đầu. Thêm dấu mà không thêm quy chế chỉ thêm rủi ro.
Những điều không nên làm với con dấu đầu tiên
Mình đã thấy đủ chuyện dở khóc dở cười quanh con dấu, nên các bạn lưu ý giúp mình:
- Không khắc dấu trước khi có giấy chứng nhận. Tên dự kiến có thể bị trùng, phải đổi, và con dấu thành đồ bỏ.
- Không đóng dấu sẵn lên giấy trắng để "khi cần thì dùng". Đây là cách dễ bị lợi dụng nhất.
- Không để một người ngoài công ty giữ dấu lâu dài mà không có biên bản giao nhận.
- Không khắc nhiều con dấu giống hệt nhau mà không đánh số, không ghi ai giữ con nào.
- Đừng nghĩ dấu chức danh thay được con dấu công ty. Nó chỉ là dấu tên đóng cạnh chữ ký.
Quy chế giữ dấu: một trang giấy tránh được nhiều tranh chấp
Luật giao việc giữ dấu cho điều lệ hoặc quy chế công ty. Với công ty một chủ, một trang quy chế là đủ, gồm: công ty có mấy con dấu, ai giữ, cất ở đâu, người thay khi vắng, loại giấy tờ nào được đóng dấu, ai ký trước khi đóng, và cách xử lý khi mất dấu.
Công ty có từ hai thành viên góp vốn trở lên thì càng cần. Chuyện hay gặp là hai người bạn cùng mở công ty, sau một lần bất đồng thì người giữ dấu không chịu đưa, người kia không ký được hợp đồng nào. Nếu ngay từ đầu có một nghị quyết ghi rõ ai giữ, việc đã không đi đến mức đó.
Quy chế viết lúc còn vui thì dễ. Viết lúc đã giận nhau thì gần như không viết nổi.
Sau con dấu là những việc lớn hơn
Quay lại chuyện anh Nam. Ngày anh cầm con dấu trên tay, anh vui lắm, nói với mình rằng công ty anh chính thức ra đời. Mình mừng cho anh, và cũng nói thật với anh: con dấu là điểm bắt đầu, chưa phải điểm về đích.
Sau khi có giấy chứng nhận và con dấu, công ty còn một loạt việc trong tháng đầu: mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty, mua chữ ký số, đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức trên VNeID để đăng nhập hệ thống thuế điện tử, đăng ký hóa đơn điện tử, treo biển, và bắt đầu kê khai thuế đúng hạn. Công ty có thuê lao động thì còn hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội. Lệ phí môn bài từ 01/01/2026 đã bỏ, nhưng các nghĩa vụ kê khai khác vẫn giữ nguyên.
Toàn bộ các chặng này, bên mình đã viết thành một bài riêng: lộ trình mở công ty năm 2026 kể từ lúc chọn tên đến khi xuất hóa đơn đầu tiên. Các bạn nên đọc trước khi ngồi làm hồ sơ, sẽ đỡ những vòng bị trả về như anh Nam từng gặp.
Tóm lại
Làm con dấu công ty cần gì? Cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, một quyết định của công ty về loại dấu và nội dung dấu, và giấy tờ mang đến cơ sở khắc dấu. Không phải xin phép, không phải thông báo mẫu dấu. Phần các bạn nên dành công sức là quy chế giữ dấu và những việc phải làm ngay sau đó.
Mình vẫn nhớ câu anh Nam nói khi ra về hôm nhận dấu: anh đã loay hoay mấy tuần, giờ mới thấy mình thật sự bắt đầu. Khởi nghiệp vốn đã đủ việc để lo, giấy tờ không nên là thứ làm các bạn chùn bước. Nếu các bạn đang chuẩn bị mở công ty và muốn có người cùng xem lại từ tên, ngành đến con dấu, bên mình có dịch vụ đồng hành thành lập công ty từ hồ sơ đến con dấu đầu tiên, hoặc các bạn nhắn Zalo cho mình qua số 0977 205 877.
Câu hỏi thường gặp
Làm con dấu công ty cần giấy tờ gì?
Luật không quy định một bộ hồ sơ khắc dấu. Trên thực tế cơ sở khắc dấu thường đề nghị bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật, hoặc giấy giới thiệu nếu nhờ người khác đi làm. Nội dung dấu do doanh nghiệp tự quyết theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
Khắc dấu xong có phải thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh không?
Không. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu. Doanh nghiệp tự quản lý dấu theo điều lệ hoặc quy chế của mình.
Con dấu công ty nên ghi những thông tin gì?
Tối thiểu nên có tên công ty và mã số doanh nghiệp. Không nên đưa địa chỉ vào dấu, vì mỗi lần chuyển trụ sở hoặc địa danh thay đổi thì dấu có địa chỉ sẽ phải khắc lại cho khớp.
Chưa có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì khắc dấu trước được không?
Không nên. Tên công ty và mã số doanh nghiệp chỉ chắc chắn khi đã có giấy chứng nhận. Khắc trước mà tên bị trả hồ sơ phải đổi thì con dấu thành vô dụng.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”