Đặt tên công ty thế nào để không bị trùng, không bị trả hồ sơ

Anh/chị đã nghĩ được một cái tên ưng ý, nhưng lo nộp lên bị trả vì trùng. Đặt tên công ty là bước đầu tiên của hồ sơ và cũng là lý do bị yêu cầu sửa hay gặp nhất. Chỉ cần nắm cấu trúc tên, các trường hợp luật coi là trùng hoặc gây nhầm lẫn, và tra kỹ trước khi nộp là tránh được phần lớn rắc rối.

Cấu trúc tên công ty theo luật

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 (Luật số 59/2020/QH14), tên tiếng Việt của doanh nghiệp gồm hai thành tố theo thứ tự:

1. Loại hình doanh nghiệp: "Công ty trách nhiệm hữu hạn" hoặc "Công ty TNHH"; "Công ty cổ phần" hoặc "Công ty CP"; "Công ty hợp danh" hoặc "Công ty HD"; "Doanh nghiệp tư nhân", "DNTN" hoặc "Doanh nghiệp TN".
2. Tên riêng: viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, được dùng thêm F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Nhiều người chèn thêm chữ chỉ ngành như "Thương mại", "Xây dựng", "Dịch vụ" vào giữa, ví dụ "Công ty TNHH Xây dựng Hồng Lam". Điều này không bắt buộc. Khi xét trùng, phần từ ngữ chỉ ngành thường không giúp tên khác đi.

Tên nước ngoài và tên viết tắt

Ngoài tên tiếng Việt, công ty có thể có tên bằng tiếng nước ngoài (dịch từ tên tiếng Việt sang một tiếng thuộc hệ chữ La-tinh) và tên viết tắt. Hai tên này không bắt buộc, nhưng đã đăng ký thì cũng không được trùng với tên của doanh nghiệp khác.

Ví dụ: "Công ty TNHH Thương mại Hồng Lam An Phú" có thể đăng ký tên tiếng Anh "Hong Lam An Phu Trading Company Limited" và tên viết tắt "HLAP Trading Co., Ltd". Tên tiếng Anh nên dịch sát nghĩa phần loại hình và ngành, giữ nguyên phần tên riêng. Tên viết tắt ngắn gọn, dùng cho con dấu, biển hiệu, email.

Nếu công ty chỉ bán trong nước và không có đối tác nước ngoài, anh/chị có thể bỏ qua tên nước ngoài. Ít thông tin đăng ký hơn thì ít chỗ phải sửa hơn khi cần thay đổi về sau. Còn nếu có kế hoạch xuất nhập khẩu, nên đăng ký ngay từ đầu để tên trên hợp đồng ngoại thương thống nhất với giấy tờ.

Tên công ty là một trong những quyết định cần có trước khi nộp hồ sơ. Các quyết định còn lại, Tâm Tầm Tài đã tổng hợp trong bài chuẩn bị gì trước khi đăng ký kinh doanh.

Những cái tên bị cấm

Luật cấm đặt tên trong các trường hợp:

• Trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Dùng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và một số tổ chức khác để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng, trừ khi được tổ chức đó chấp thuận.
• Dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Ngoài ra, tên doanh nhân nổi tiếng, danh nhân, tên địa danh khi đặt cần cân nhắc cách dùng, vì có thể bị xem xét về thuần phong mỹ tục hoặc gây nhầm lẫn.

Thế nào là trùng, thế nào là gây nhầm lẫn

Trùng là tên tiếng Việt đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống tên đã có. Gây nhầm lẫn thì rộng hơn nhiều. Bảng dưới tóm tắt các trường hợp hay gặp:

Các trường hợp khác cũng bị coi là gây nhầm lẫn: tên đọc giống tên đã có, tên viết tắt trùng, tên nước ngoài trùng, tên chỉ khác bởi chữ "và" với ký hiệu "&". Danh sách đầy đủ nằm ở điều khoản về tên trùng và tên gây nhầm lẫn của Luật Doanh nghiệp.

Có một số ngoại lệ, ví dụ công ty con của cùng một tập đoàn, nhưng đó là tình huống riêng, doanh nghiệp nhỏ ít gặp.

Các bước đặt tên công ty không bị trả hồ sơ

Quy trình Tâm Tầm Tài dùng khi đặt tên cùng khách:

1. Nghĩ 3–5 phương án tên riêng, ngắn, dễ đọc, dễ nhớ, không dấu cũng không bị hiểu sai.
2. Tra từng phương án trên trang tra cứu thông tin doanh nghiệp quốc gia. Tra cả tên có dấu và không dấu, cả dạng viết liền.
3. Loại những phương án có tên gần giống, dù khác loại hình hay khác tỉnh.
4. Tra thêm trên cơ sở dữ liệu nhãn hiệu nếu anh/chị định dùng tên riêng làm thương hiệu lâu dài.
5. Chốt tên tiếng Việt, rồi mới dịch tên nước ngoài và chọn tên viết tắt.
6. Giữ 1–2 phương án dự phòng. Nếu bị yêu cầu sửa, đổi ngay, không mất thêm ngày suy nghĩ.

Lưu ý: tra trên cổng không có trùng chưa phải bảo đảm 100%. Cơ quan đăng ký xem xét cả khả năng gây nhầm lẫn, và giữa lúc anh/chị tra với lúc nộp có thể đã có người khác đăng ký tên gần giống.

Điều nên tránh khi đặt tên

• Tránh tên quá dài, ghép nhiều từ chỉ ngành. Tên dài khó in lên hóa đơn, con dấu, biển hiệu và dễ sai chính tả khi đối tác ghi.
• Tránh tên riêng trùng nhãn hiệu nổi tiếng hoặc nhãn hiệu của đối thủ. Cơ quan đăng ký có thể không chặn, nhưng chủ nhãn hiệu có quyền yêu cầu anh/chị đổi tên.
• Tránh dùng tên cơ quan, tổ chức nhà nước hay các từ khiến người khác hiểu công ty có liên quan đến cơ quan nhà nước.
• Tránh đặt tên theo trào lưu, câu nói đùa. Tên công ty in trên hợp đồng, hồ sơ thầu, giấy tờ ngân hàng nhiều năm.
• Tránh đổi tên liên tục. Mỗi lần đổi tên kéo theo đổi dấu, hóa đơn, biển hiệu, hợp đồng, tài khoản ngân hàng.

Ở Nghệ An: tên riêng hay gặp và cách tách biệt

Ở Nghệ An, rất nhiều doanh nghiệp đặt tên theo địa danh quen thuộc như Hồng Lam, Lam Hồng, Sông Lam, Nghệ Tĩnh, hoặc tên núi, tên sông. Vì vậy các tên này trùng rất nhiều trên hệ thống toàn quốc. Nếu anh/chị muốn giữ yếu tố địa phương, nên ghép với một từ riêng có ý nghĩa với gia đình hoặc sản phẩm, để tên riêng khác hẳn các công ty đã có.

Tâm Tầm Tài cũng hay gặp khách muốn đặt tên theo tên con, tên cha mẹ. Cách này thường ít trùng, nhưng nên kiểm tra thêm cách đọc không dấu để tránh bị hiểu sai. Ví dụ một tên riêng đọc có dấu rất đẹp, nhưng khi in lên hóa đơn, email không dấu lại thành một từ khác nghĩa. Anh/chị nên viết tên ra giấy không dấu, đọc to vài lần, hỏi thêm người trong nhà trước khi chốt.

Trước khi chốt, anh/chị có thể nhờ Tâm Tầm Tài tra trùng tên công ty trước khi nộp hồ sơ.

Khi làm trọn gói thành lập, Tâm Tầm Tài tra tên cùng anh/chị trước khi nộp và báo ngay nếu có nguy cơ trùng. Gọi 0977 205 877 (chị Thảo) để gửi các phương án tên, bên em xem và báo phí rõ trước khi làm.

Câu hỏi thường gặp