Tóm tắt nhanh: Doanh nghiệp mới muốn xuất hóa đơn phải có chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, chọn nhà cung cấp hóa đơn rồi nộp tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Cơ quan thuế trả kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận qua thông báo điện tử; bị từ chối thường do thông tin sai lệch hoặc doanh nghiệp nằm trong diện cần xác minh.
Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi, việc tiếp theo mà khách hàng đầu tiên hỏi gần như luôn là: "Bên anh/chị xuất hóa đơn được không?". Đăng ký hóa đơn điện tử không khó, nhưng nó phụ thuộc vào ba thứ phải có trước: chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn. Thiếu một thứ là tắc. Dưới đây là điều kiện, các bước nộp và những lý do hồ sơ hay bị trả về.
Doanh nghiệp mới cần có gì trước khi nộp tờ khai
Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Mẫu tờ khai đăng ký vẫn là 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Trước khi nộp tờ khai đăng ký, anh/chị cần chuẩn bị:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế đã kích hoạt trên hệ thống thuế.
- Chữ ký số của doanh nghiệp còn hiệu lực. Không có chữ ký số thì không ký được tờ khai, cũng không ký được hóa đơn.
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử của doanh nghiệp, đã đăng ký thông tin chứng thư số. Từ 01/07/2025, doanh nghiệp đăng nhập cổng thuế điện tử bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức trên VNeID, nên cần kích hoạt tài khoản này trước.
- Hợp đồng với một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc xác định rõ doanh nghiệp thuộc diện được dùng dịch vụ hóa đơn miễn phí của cơ quan thuế.
- Thông tin người đại diện, địa chỉ trụ sở, email, số điện thoại liên hệ chính xác và khớp với đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: chữ ký số cá nhân của giám đốc không thay được chữ ký số cấp cho công ty.
Chọn loại hóa đơn trước khi điền tờ khai
Tờ khai đăng ký hỏi anh/chị dùng hình thức hóa đơn nào, nên phải quyết định trước. Ba lựa chọn thường gặp với doanh nghiệp nhỏ:
| Loại hóa đơn | Đặc điểm | Hợp với ai |
|---|---|---|
| Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Mỗi hóa đơn gửi lên cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi khách | Phần lớn doanh nghiệp mới thành lập |
| Hóa đơn không có mã | Doanh nghiệp tự gửi dữ liệu lên cơ quan thuế sau khi lập | Doanh nghiệp đủ điều kiện hạ tầng, thường là quy mô lớn, giao dịch nhiều |
| Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Hóa đơn có mã, kết nối chuyển dữ liệu từ máy bán hàng | Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng: cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, ăn uống |
Doanh nghiệp mới hầu như chọn hóa đơn có mã. Loại không mã có điều kiện riêng và cơ quan thuế xem xét kỹ; doanh nghiệp vừa thành lập hiếm khi phù hợp. Nếu anh/chị mở cửa hàng bán lẻ trực tiếp cho khách, nên hỏi kỹ về hóa đơn từ máy tính tiền ngay từ đầu, vì Nghị định 254/2026/NĐ-CP giữ quy định doanh nghiệp bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải dùng loại này.
Ngoài hình thức, tờ khai còn hỏi loại hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng (doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ) hay hóa đơn bán hàng (theo phương pháp trực tiếp). Chọn sai loại là một lý do phổ biến khiến doanh nghiệp phải nộp lại.
Các bước đăng ký hóa đơn điện tử
Quy trình dưới đây là cách Tâm Tầm Tài làm cho khách mới thành lập, tính từ khi đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nhận chữ ký số, kích hoạt tài khoản định danh điện tử của tổ chức để đăng nhập cổng thuế điện tử, rồi đăng ký chứng thư số vào tài khoản đó.
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn, được cấp tài khoản phần mềm hóa đơn.
- Trên phần mềm hóa đơn (hoặc trực tiếp trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế), lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: chọn hình thức, loại hóa đơn, phương thức chuyển dữ liệu, khai chứng thư số dùng để ký.
- Ký số và gửi tờ khai. Hệ thống trả thông báo tiếp nhận ngay.
- Chờ thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận của cơ quan thuế. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hệ thống tự đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và trả kết quả trong 1 ngày làm việc; nếu cần giải trình, doanh nghiệp có 3 ngày làm việc để bổ sung. Phần lớn trường hợp hồ sơ sạch có kết quả trong ngày hoặc ngày hôm sau.
- Khi được chấp nhận: thiết lập mẫu hóa đơn (ký hiệu, logo, thông tin người bán), phát hành thử một hóa đơn nội bộ để kiểm tra, rồi mới xuất cho khách.
Bước 6 hay bị bỏ qua. Xuất ngay cho khách rồi mới thấy sai tên đường, sai email hay sai ký hiệu thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tốn thời gian của cả hai bên.
Vì sao tờ khai bị cơ quan thuế không chấp nhận
Thông báo không chấp nhận luôn ghi lý do. Từ kinh nghiệm làm hồ sơ ở Nghệ An, những nhóm lý do Tâm Tầm Tài gặp nhiều nhất là:
- Thông tin trên tờ khai không khớp với dữ liệu đăng ký thuế: tên, địa chỉ, người đại diện, email.
- Chứng thư số khai trên tờ khai chưa được đăng ký trong tài khoản thuế, hoặc đã hết hiệu lực.
- Chọn sai loại hóa đơn so với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã đăng ký.
- Doanh nghiệp thuộc diện cơ quan thuế cần xác minh trước, ví dụ chưa xác định được địa chỉ trụ sở, hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế theo tiêu chí của cơ quan thuế.
- Người đại diện, chủ sở hữu có liên quan đến doanh nghiệp khác đang bị cơ quan thuế theo dõi, như doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc nợ thuế.
Ba lý do đầu sửa trong một buổi. Hai lý do sau cần làm việc với cơ quan thuế: có người ở trụ sở khi cán bộ đến xác minh, có giấy tờ địa điểm, có biển tên công ty. Trường hợp liên quan đến doanh nghiệp khác thì phải giải trình, có khi phải xử lý dứt điểm nghĩa vụ ở doanh nghiệp cũ trước.
Ở Nghệ An thì đăng ký hóa đơn làm việc với ai
Tờ khai đăng ký hóa đơn nộp điện tử, không phải mang giấy đến cơ quan thuế. Tuy vậy, khi cần xác minh, doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình. Sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, ngành thuế tổ chức lại theo mô hình Thuế tỉnh và các đơn vị Thuế cơ sở; doanh nghiệp nhận thông báo và số điện thoại cán bộ quản lý qua tài khoản thuế điện tử.
Với trụ sở ở các phường thuộc TP Vinh cũ như Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, chi tiết hay gây lệch là tên phường mới. Địa chỉ trên tờ khai và mẫu hóa đơn phải thống nhất với địa chỉ doanh nghiệp đang đăng ký.
Khi nào chưa nên đăng ký, và những điều nên tránh
Không phải doanh nghiệp nào cũng nên đăng ký ngay tuần đầu. Nên chờ khi:
- Chưa quyết định phương pháp thuế giá trị gia tăng. Đăng ký hóa đơn bán hàng rồi sau lại chuyển sang khấu trừ thì phải đăng ký thay đổi, trong khi hóa đơn đã xuất theo loại cũ vẫn giữ nguyên.
- Trụ sở chưa ổn định, đang tính chuyển địa chỉ trong vài tuần. Nên làm xong thay đổi đăng ký kinh doanh rồi mới đăng ký hóa đơn, tránh làm hai lần.
- Chưa có người giữ chữ ký số và theo dõi phần mềm. Có hóa đơn mà không ai kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế thì dễ bỏ sót thông báo sai sót, dẫn tới rắc rối sau này.
Những điều nên tránh: không mua gói hóa đơn quá lớn chỉ vì rẻ hơn trên mỗi số khi chưa biết doanh nghiệp xuất bao nhiêu hóa đơn mỗi tháng; không cho người ngoài dùng tài khoản phần mềm hóa đơn; không xuất hóa đơn "mượn" cho doanh nghiệp khác. Xuất hóa đơn không có hàng hóa, dịch vụ thật là hành vi bị xử lý nặng, không có vùng xám.
Lưu ý: nghĩa vụ nộp tờ khai tính từ khi có mã số thuế, kể cả khi chưa xuất hóa đơn nào. Nếu anh/chị vừa có giấy phép, nên xem lại toàn bộ các bước lập công ty từ đầu đến khi xuất được hóa đơn để biết việc nào đi trước, việc nào đi sau.
Tâm Tầm Tài làm phần đăng ký hóa đơn thế nào
Tâm Tầm Tài làm trọn phần đăng ký hóa đơn điện tử: chọn nhà cung cấp, lập tờ khai đăng ký, theo đến khi cơ quan thuế chấp nhận. Khách lập công ty qua gói trọn gói nhận bàn giao là xuất được hóa đơn. Khách đang bị trả hồ sơ thì bên em sửa và nộp lại.
Tâm Tầm Tài là đối tác triển khai phần mềm MISA (meInvoice, eSign) và đại lý hóa đơn điện tử Viettel, nên có thể tư vấn cả hai hướng tùy thói quen và phần mềm kế toán khách đang dùng. Với khách thành lập công ty qua Tâm Tầm Tài, gói trọn gói 3.900.000đ (đã gồm VAT) đã có chữ ký số 3 năm, 500 số hóa đơn điện tử kèm 100 hợp đồng điện tử, và phần xin chấp thuận hóa đơn. Tức là khi bàn giao, doanh nghiệp đã sẵn sàng xuất hóa đơn đầu tiên.
Với doanh nghiệp đã có sẵn giấy phép, đang tự làm và bị trả hồ sơ, bên em đọc thông báo không chấp nhận, chỉ đúng chỗ phải sửa và nộp lại. Anh/chị có thể xem thêm gói chữ ký số và hóa đơn điện tử mà Tâm Tầm Tài đang triển khai để chọn cho vừa nhu cầu.
Anh/chị gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem tình trạng hồ sơ và báo phí rõ trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập bao lâu thì xuất được hóa đơn điện tử?
Khi đã có chữ ký số, tài khoản thuế và tờ khai đăng ký được cơ quan thuế chấp nhận thì xuất được ngay. Với hồ sơ sạch, phần đăng ký thường xong trong vài ngày làm việc sau khi có giấy chứng nhận; nếu cơ quan thuế cần xác minh địa chỉ thì lâu hơn.
Chưa có hợp đồng bán hàng thì có cần đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?
Không bắt buộc đăng ký ngay khi chưa bán, nhưng nên chuẩn bị sẵn để khi khách cần hóa đơn không phải chờ. Lưu ý nghĩa vụ kê khai thuế vẫn tính từ khi có mã số thuế, không phụ thuộc việc đã dùng hóa đơn hay chưa.
Bị cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký thì phải làm lại từ đầu không?
Không cần làm lại toàn bộ. Đọc lý do trên thông báo, sửa đúng chỗ đó (thông tin sai, chứng thư số chưa cập nhật, địa chỉ cần xác minh) rồi nộp lại tờ khai. Nếu lý do là xác minh trụ sở thì chuẩn bị giấy tờ địa điểm và có người tại trụ sở để làm việc.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.