Chi phí thành lập công ty cổ phần và những khoản hay bị quên

Ba bốn người rủ nhau góp vốn, muốn lập công ty cổ phần để sau này dễ gọi thêm người. Câu hỏi đầu tiên là chi phí thành lập công ty cổ phần hết bao nhiêu, có đắt hơn TNHH không. Phần thủ tục lúc mở thì gần như bằng nhau. Chỗ tốn thêm nằm ở bộ máy cổ phần: sổ sách cổ đông, họp đại hội, và các thủ tục khi cổ đông ra vào. Bài này Tâm Tầm Tài chỉ tập trung vào những khoản riêng đó.

Chi phí thành lập công ty cổ phần lúc mở

Để xem toàn bộ các khoản và so sánh tự làm với thuê dịch vụ, anh/chị đọc bảng chi phí chung cho mọi loại hình. Phần dưới đây là những khoản chỉ công ty cổ phần mới có.

Trước khi soạn hồ sơ, các cổ đông nên thống nhất tên và tra trùng trên trang tra cứu tên doanh nghiệp toàn quốc. Công ty nhiều người thì đổi tên sau khi nộp càng mất công vì phải ký lại nhiều bản.

Những khoản hay bị quên của công ty cổ phần

1. Sổ đăng ký cổ đông và giấy chứng nhận cổ phần

Luật Doanh nghiệp (Luật số 59/2020/QH14) yêu cầu công ty cổ phần lập sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ ghi tên, địa chỉ cổ đông, số lượng và loại cổ phần, ngày đăng ký. Mỗi lần cổ đông chuyển nhượng, sổ phải cập nhật. Công ty cũng thường phát hành cổ phiếu hoặc giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho từng cổ đông. Việc này không tốn lệ phí nhà nước, nhưng tốn công soạn và giữ, nhiều công ty mở xong bỏ quên.

2. Bộ máy quản lý và họp hằng năm

Công ty cổ phần có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên để thông qua báo cáo tài chính, phương án phân phối lợi nhuận. Mỗi cuộc họp cần thông báo mời họp, biên bản, nghị quyết. Công ty nhỏ có thể lấy ý kiến bằng văn bản theo điều lệ, nhưng vẫn phải có giấy tờ.

Về ban kiểm soát: Luật Doanh nghiệp cho phép công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì không bắt buộc có ban kiểm soát. Quá ngưỡng đó thì bộ máy nặng thêm.

3. Cổ đông sáng lập không góp đủ vốn trong 90 ngày

Cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận. Có cổ đông không góp đủ thì công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ và thông tin cổ đông sáng lập trong thời hạn Luật Doanh nghiệp quy định. Mỗi lần như vậy là một hồ sơ thay đổi, một khoản phí dịch vụ nếu thuê người làm. Đây là khoản mà công ty cổ phần nhiều người hay gặp hơn TNHH một chủ.

4. Chuyển nhượng cổ phần và thuế

Cổ phần dễ chuyển nhượng là ưu điểm của công ty cổ phần. Nhưng mỗi lần chuyển nhượng:

• Công ty cập nhật sổ đăng ký cổ đông.
• Cá nhân chuyển nhượng phải kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định về chuyển nhượng chứng khoán. Mức thuế và cách tính anh/chị đối chiếu văn bản thuế đang áp dụng tại thời điểm chuyển nhượng.
• Trong 3 năm đầu, cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập chuyển cho người không phải cổ đông sáng lập thì cần đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ khi điều lệ quy định khác trong phạm vi luật cho phép.

Bỏ qua bước kê khai thuế khi chuyển nhượng là lỗi hay bị phát hiện khi cơ quan thuế đối chiếu thông tin cổ đông.

5. Chia cổ tức

Khi công ty có lãi và chia cổ tức cho cổ đông cá nhân, công ty phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả. Kế toán công ty cổ phần vì vậy có thêm phần việc với cổ đông mà công ty một chủ không có.

6. Kế toán nặng hơn một chút

Sổ sách công ty cổ phần phải theo dõi vốn góp của từng cổ đông, thặng dư vốn nếu có, cổ tức, các nghị quyết. Phí kế toán vì thế có thể khác công ty TNHH cùng quy mô. Tâm Tầm Tài báo giá kế toán riêng sau khi xem hồ sơ, không áp một bảng giá chung.

Danh sách việc năm đầu của công ty cổ phần

Để không sót khoản nào, anh/chị dán danh sách này cạnh bàn kế toán:

1. Lập sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi có giấy chứng nhận.
2. Theo dõi từng cổ đông góp vốn, giữ chứng từ chuyển khoản, hạn chót là ngày thứ 90.
3. Nếu có cổ đông không góp đủ, làm hồ sơ điều chỉnh vốn và cổ đông sáng lập đúng hạn.
4. Phát hành giấy chứng nhận cổ phần cho cổ đông.
5. Chuẩn bị họp đại hội đồng cổ đông thường niên sau khi có báo cáo tài chính năm.
6. Mỗi lần chuyển nhượng: cập nhật sổ cổ đông, nhắc cá nhân chuyển nhượng kê khai thuế.
7. Khi chia cổ tức: khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi trả.

Khi nào không nên chọn cổ phần

• Chỉ có hai người góp vốn. Công ty cổ phần cần tối thiểu 3 cổ đông, thêm người đứng tên cho đủ số là tự tạo rủi ro.
• Các thành viên muốn kiểm soát chặt việc ai được vào công ty. Công ty TNHH hai thành viên trở lên có cơ chế ưu tiên chào bán phần vốn cho thành viên hiện hữu, hợp với nhóm người quen biết.
• Không ai trong nhóm sẵn sàng lo phần giấy tờ họp, sổ cổ đông hằng năm.
• Chưa có kế hoạch gọi vốn hay chuyển nhượng. Lợi thế lớn nhất của cổ phần là huy động vốn, không dùng đến thì chỉ còn bộ máy nặng hơn.

Ở Nghệ An

Hồ sơ công ty cổ phần có trụ sở tại Nghệ An nộp về Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thường nộp online. Cổ đông ở nhiều nơi, người ở Vinh, người ở Hà Tĩnh hay làm ăn xa, thì phần ký hồ sơ thường là chỗ chờ lâu nhất. Anh/chị nên thống nhất trước ai ký, ký theo cách nào, để không cả nhóm phải đợi một người. Địa chỉ trụ sở ghi theo xã, phường mới, ví dụ địa bàn TP Vinh cũ nay là các phường Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc.

Gói thành lập trọn gói của Tâm Tầm Tài là 3.900.000đ đã gồm VAT, gồm đăng ký kinh doanh, dấu, chữ ký số 3 năm, hóa đơn điện tử, xin chấp thuận hóa đơn, biển công ty và tư vấn thủ tục thuế trọn đời. Với công ty cổ phần có cổ đông là tổ chức hoặc cơ cấu phức tạp, bên em xem hồ sơ và nói rõ trước nếu có phần việc phát sinh.

Phần làm hộ hồ sơ và bàn giao dấu, chữ ký số được tính trong chi phí làm trọn gói khi thành lập công ty cổ phần.

Anh/chị gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em nghe cơ cấu cổ đông dự kiến và báo phí trước khi làm.

Câu hỏi thường gặp