Tóm tắt nhanh: Văn phòng đại diện không được kinh doanh. Đây là đơn vị phụ thuộc của công ty, chỉ làm nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền: liên lạc, giao dịch giấy tờ, tìm khách, tìm đối tác, chăm sóc khách hàng, tiếp thị. Văn phòng đại diện không ký hợp đồng mua bán, không xuất hóa đơn bán hàng. Nếu các bạn muốn bán hàng ở nơi khác thì chọn chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Nhiều người hỏi Thảo rằng là: công ty mình đặt trụ sở ở Vinh, giờ muốn có một chỗ ở tỉnh khác để gặp khách, để giới thiệu sản phẩm. Vậy văn phòng đại diện có được kinh doanh không, có bán hàng ở đó được không? Nhưng chọn đúng hay sai phụ thuộc vào mục đích của các bạn. Vậy thì trong trường hợp nào chúng ta nên chọn văn phòng đại diện, trường hợp nào không? Các bạn hãy cùng đọc hết bài này nhé.
Văn phòng đại diện là gì
Các bạn hiểu rằng là, theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Luật viết thẳng: văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ nhất, văn phòng đại diện thường đặt ở nơi công ty chưa có mặt, khác với trụ sở chính. Đặt ngay tại trụ sở thì gần như không có ý nghĩa gì.
Thứ hai, văn phòng đại diện là đơn vị hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ. Nó không tự đứng ra làm ăn, mọi việc đều nhân danh công ty.
Thứ ba, nhiệm vụ của văn phòng đại diện là thay mặt doanh nghiệp làm các việc như liên lạc, giao dịch hồ sơ giấy tờ, tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm đối tác, chăm sóc khách hàng và tiếp thị sản phẩm.
Theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập, công ty gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt văn phòng. Hồ sơ hợp lệ thì trong 3 ngày làm việc được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Còn con dấu thì không bắt buộc: Điều 43 Luật Doanh nghiệp để doanh nghiệp tự quyết loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của cả văn phòng đại diện, nên công ty có thể làm hoặc không làm dấu riêng cho văn phòng.
Văn phòng đại diện có được kinh doanh không
Câu trả lời ngắn gọn là không. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Nghĩa là văn phòng đại diện không ký các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thay cho hoạt động kinh doanh của công ty, và không xuất hóa đơn bán hàng.
Người đứng đầu văn phòng vẫn có thể ký những giấy tờ phục vụ chính văn phòng như thuê chỗ, thuê người, nhưng phải trong phạm vi công ty ủy quyền. Nếu khách ở tỉnh đó đặt hàng, hợp đồng vẫn do công ty mẹ ký, hóa đơn vẫn do công ty mẹ xuất, các bạn nhé.
Vậy văn phòng đại diện giúp gì cho việc bán hàng? Nó làm phần trước và sau khi bán: gặp khách, giới thiệu sản phẩm, nhận yêu cầu chuyển về công ty, chăm sóc khách sau bán.
So sánh với chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Ba mô hình này khách hàng của mình hay nhầm nhất.
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện | Chi nhánh | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Được kinh doanh | Không | Có | Có |
| Nhiệm vụ | Đại diện theo ủy quyền, liên lạc, tìm khách, tiếp thị | Làm toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty | Nơi công ty tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể |
| Xuất hóa đơn bán hàng | Không | Có | Tùy cách tổ chức kê khai |
| Kế toán | Tập hợp về công ty mẹ | Tùy hạch toán độc lập hay phụ thuộc | Thường tập hợp về đơn vị chủ quản |
Như vậy các bạn thấy rằng là nếu mục đích chỉ là có mặt ở một nơi để gặp khách, giữ quan hệ, giới thiệu sản phẩm thì văn phòng đại diện là gọn nhất. Còn nếu muốn bán hàng, thu tiền, xuất hóa đơn ở đó thì phải là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Một điểm mới: trước đây Nghị định 01/2021/NĐ-CP chỉ cho lập địa điểm kinh doanh trong tỉnh có trụ sở chính hoặc chi nhánh, còn điểm a khoản 2 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không còn câu giới hạn theo tỉnh. Cách kê khai thuế ở địa điểm khác tỉnh thì vẫn nên hỏi kỹ.
Chi phí, kế toán và thuế của văn phòng đại diện
Vì văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, chi phí ở văn phòng như tiền thuê nhà, điện nước, lương nhân viên được tập hợp và hạch toán chung với công ty mẹ, kế toán của công ty mẹ làm luôn.
Theo quy định cũ, mỗi văn phòng đại diện còn nộp lệ phí môn bài hằng năm. Từ 01/01/2026, khoản lệ phí này đã bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Tuy vậy, các bạn lưu ý là văn phòng đại diện vẫn có mã số thuế của đơn vị phụ thuộc. Nếu văn phòng có thuê người và trả lương thì vẫn phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định. Lương do văn phòng tự chi hay công ty mẹ chi thì việc khai khấu trừ đặt ở đơn vị đó, việc này nên thống nhất với kế toán ngay từ đầu.
Một lợi thế nữa của văn phòng đại diện là khi các bạn không muốn duy trì nữa, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gọn hơn nhiều so với giải thể một công ty riêng. Dù vậy vẫn phải làm đúng thứ tự của Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Thứ nhất, làm thủ tục với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng. Thứ hai, trong 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt, gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng. Phòng Đăng ký kinh doanh hỏi ý kiến cơ quan thuế; nếu không vướng thuế thì trong 5 ngày làm việc văn phòng được chuyển sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động.
Khi nào nên chọn văn phòng đại diện
Các bạn nên chọn văn phòng đại diện khi rơi vào một trong những trường hợp sau:
- Công ty muốn có mặt ở một tỉnh, một thành phố khác để gặp khách, gặp đối tác, nhưng hợp đồng và hóa đơn vẫn làm ở trụ sở.
- Cần một nơi giới thiệu sản phẩm, trưng bày mẫu, nhận yêu cầu rồi chuyển về công ty xử lý.
- Cần đầu mối chăm sóc khách hàng, bảo hành, hỗ trợ sau bán ở một khu vực.
Khách hàng của mình có trường hợp ban đầu muốn lập văn phòng đại diện, nhưng nói chuyện kỹ thì mục đích thật là mở thêm một điểm bán. Với trường hợp đó, để kế toán thuế đơn giản, mình tư vấn các bạn ấy làm địa điểm kinh doanh. Còn có những khách chỉ cần một chỗ đón đối tác và chăm sóc khách hàng, lúc đó văn phòng đại diện mới là đúng. Cùng một câu hỏi "mở rộng", nhưng mỗi mục đích một lời giải, đúng không.
Khi nào không nên lập văn phòng đại diện
- Các bạn định bán hàng, thu tiền, xuất hóa đơn ngay tại nơi đó. Văn phòng đại diện không làm được việc này.
- Các bạn định để văn phòng tự ký hợp đồng mua bán với khách ở địa phương.
Những lưu ý rất quan trọng
Một lưu ý rất là quan trọng: đừng lập văn phòng đại diện rồi "bán tạm" ở đó vì nghĩ không ai kiểm tra. Hàng hóa giao nhận, tiền thu ở văn phòng mà không có hóa đơn của công ty mẹ đi kèm thì khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp rất khó giải trình.
Lưu ý thứ hai là khi thay đổi người đứng đầu, đổi địa chỉ hay nội dung hoạt động của văn phòng, các bạn phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định. Muốn xem văn phòng đã được cập nhật đúng chưa, các bạn có thể tra thông tin công ty và đơn vị phụ thuộc trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lời khuyên của mình là các bạn hãy xác định mục đích mở rộng càng sớm càng tốt, trước khi thuê mặt bằng, in biển, tuyển người. Nếu muốn nắm cả bức tranh từ lúc lập công ty tới khi có đơn vị phụ thuộc, các bạn đọc thêm toàn cảnh thủ tục mở công ty năm 2026 cho người chuẩn bị mở rộng thêm cơ sở. Còn khi đã chọn được mô hình, bên mình nhận làm hồ sơ qua dịch vụ lập công ty và đơn vị phụ thuộc của Tâm - Tầm - Tài.
Tóm lại
Văn phòng đại diện không được kinh doanh. Đây là đơn vị phụ thuộc, chỉ đại diện theo ủy quyền cho công ty, không ký hợp đồng mua bán, không xuất hóa đơn bán hàng. Từ 2026 không còn lệ phí môn bài, nhưng có trả lương thì vẫn khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm. Muốn đóng thì xong thuế trước rồi mới nộp hồ sơ chấm dứt. Muốn bán hàng ở nơi khác thì chọn chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.
Hy vọng qua bài này các bạn nhận được những giá trị nhất định. Nếu các bạn đang phân vân giữa văn phòng đại diện, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh thì inbox Zalo cho mình qua số 0977 205 877. Mình sẽ cùng các bạn xem mục đích cụ thể rồi chọn cho đúng. Chúc các bạn may mắn và thành công. Xin chào và hẹn gặp lại.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?
Không. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên không xuất hóa đơn bán hàng. Hàng bán ra, dịch vụ cung cấp vẫn do công ty mẹ ký hợp đồng và xuất hóa đơn.
Năm 2026 văn phòng đại diện còn phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Trước đây mỗi văn phòng đại diện nộp lệ phí môn bài hằng năm, nhưng khoản này đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nếu văn phòng có trả lương thì vẫn phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và đóng bảo hiểm theo quy định.
Văn phòng đại diện có cần kế toán riêng không?
Thường là không. Văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc, chi phí được tập hợp về công ty mẹ, nên kế toán của công ty mẹ làm luôn. Chỉ cần chứng từ ở văn phòng được gửi về đầy đủ, đúng kỳ.
Đang có văn phòng đại diện, muốn bán hàng ở đó thì làm gì?
Các bạn có thể đăng ký thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tùy nhu cầu, hoặc chấm dứt văn phòng đại diện rồi lập đơn vị phù hợp. Không nên bán hàng ngay tại văn phòng đại diện khi chưa đăng ký lại.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”
