Tóm tắt nhanh: Doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn, chưa cần người theo dõi tiền hàng mỗi ngày thường hợp với dịch vụ kế toán hơn thuê một kế toán riêng toàn thời gian. Khi nghiệp vụ nội bộ nhiều (kho, tiền mặt, công nợ đại lý) thì nên có kế toán tại chỗ, có thể kết hợp thuê dịch vụ để lo phần thuế và kiểm soát chéo. Cách chọn dựa trên khối lượng việc hằng ngày, không dựa trên cảm giác có người ngồi tại văn phòng.
Khi doanh nghiệp bắt đầu có hóa đơn đều, chủ doanh nghiệp thường đứng trước câu hỏi thuê kế toán riêng hay dịch vụ kế toán. Thuê người ngồi tại văn phòng thì yên tâm vì "thấy người làm", nhưng chi phí cố định và khó tìm người đủ nghề. Dùng dịch vụ thì gọn, nhưng lo không ai theo sát. Bài này so sánh hai cách theo những tiêu chí thật sự quan trọng, rồi gợi ý chọn theo khối lượng việc của doanh nghiệp.
Chi phí thật của một kế toán riêng không chỉ là lương
Khi so sánh, nhiều người chỉ đặt lương tháng của kế toán cạnh phí dịch vụ. Cách so này thiếu. Chi phí thật của một kế toán nội bộ gồm:
- Lương và các khoản bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng.
- Chỗ ngồi, máy tính, phần mềm kế toán, chữ ký số, máy in.
- Thời gian tuyển dụng, đào tạo, làm quen với doanh nghiệp.
- Chi phí cập nhật chính sách thuế, vì luật thuế thay đổi liên tục, riêng năm 2025–2026 đã có nhiều thay đổi lớn về thuế GTGT, thuế TNDN, lệ phí môn bài và thuế với hộ kinh doanh.
- Rủi ro khi người đó nghỉ việc giữa năm: sổ sách dở dang, người mới phải làm lại, có khi phải thuê thêm dịch vụ để chữa cháy.
Dịch vụ kế toán thì gom những chi phí này vào một khoản phí theo kỳ. Đổi lại, doanh nghiệp không có người ngồi tại chỗ mỗi ngày.
Tâm Tầm Tài không đưa ra con số so sánh chung, vì mức lương kế toán và phí dịch vụ khác nhau theo từng doanh nghiệp. Anh/chị nên tự đặt hai phương án cạnh nhau với số thật của mình, tính cả năm, không tính một tháng.
So sánh thuê kế toán riêng hay dịch vụ kế toán theo sáu tiêu chí
| Tiêu chí | Kế toán riêng (nội bộ) | Dịch vụ kế toán |
|---|---|---|
| Có mặt tại chỗ | Có, xử lý ngay việc tiền, hàng, công nợ trong ngày | Không thường xuyên, làm việc theo kỳ và qua mạng |
| Chi phí | Cố định, gồm lương, bảo hiểm, công cụ, đào tạo | Theo khối lượng việc, thu theo kỳ |
| Chuyên môn thuế | Phụ thuộc một người | Có nhiều người trong đơn vị, cập nhật chính sách thường xuyên |
| Kiểm soát chéo | Thường một người làm và tự kiểm | Có thể có người thứ hai kiểm soát trước khi nộp |
| Khi người làm nghỉ | Gián đoạn, phải tuyển và bàn giao lại | Đơn vị bố trí người khác, dữ liệu vẫn ở hệ thống |
| Hiểu doanh nghiệp | Hiểu sâu vì ở trong | Hiểu qua chứng từ; cần một người phụ trách cố định để bù lại |
Không có cột nào thắng tuyệt đối. Kế toán nội bộ mạnh ở việc hằng ngày; dịch vụ mạnh ở chuyên môn thuế, tính liên tục và kiểm soát chéo.
Cách chọn theo khối lượng việc của doanh nghiệp
Thay vì hỏi "cách nào tốt hơn", hãy hỏi "doanh nghiệp mình có bao nhiêu việc cần người làm mỗi ngày". Một cách chia đơn giản:
- Ít hóa đơn, ít lao động, không có kho hoặc kho đơn giản, thu chi chủ yếu qua ngân hàng: dịch vụ kế toán là đủ. Chủ doanh nghiệp hoặc một nhân viên văn phòng giữ chứng từ và gửi theo kỳ.
- Hóa đơn nhiều, có kho nhiều mã hàng, bán lẻ thu tiền mặt hằng ngày: cần một người tại chỗ theo dõi tiền, hàng. Người này không nhất thiết là kế toán tổng hợp giỏi thuế; có thể là nhân viên kho quỹ, còn phần sổ sách và thuế giao cho dịch vụ.
- Quy mô lớn hơn, nhiều công trình, chi nhánh, giao dịch phức tạp: nên có kế toán nội bộ làm sổ, thuê dịch vụ rà soát tờ khai và hỗ trợ quyết toán cuối năm để có người thứ hai kiểm tra.
Trước khi quyết, anh/chị tự trả lời bốn câu: Mỗi ngày có bao nhiêu giao dịch tiền mặt cần người đếm và ghi? Hàng tồn kho có cần theo dõi từng ngày không? Ai trong công ty hiện đang giữ chứng từ? Nếu người làm kế toán nghỉ ngang vào tháng 2, ai lo quyết toán? Nếu hai câu đầu là "ít" và câu thứ ba đã có người, dịch vụ kế toán thường đủ. Nếu hai câu đầu là "nhiều", doanh nghiệp cần người tại chỗ.
Mô hình thứ hai và thứ ba là mô hình kết hợp. Với doanh nghiệp ở mức giữa, đây thường là cách cân bằng giữa chi phí và kiểm soát. Muốn biết phần nào nên giao ra ngoài, anh/chị có thể xem những đầu việc một đơn vị kế toán nhận làm.
Dù chọn cách nào, quyền truy cập phải ở doanh nghiệp
Một điểm hay bị bỏ qua: dù thuê người riêng hay dịch vụ, người đại diện doanh nghiệp phải luôn nắm tài khoản thuế điện tử, chữ ký số và tài khoản hóa đơn điện tử. Kế toán được phân quyền để làm việc, không giữ độc quyền.
Việc phân quyền cho kế toán làm trên cổng khai thuế qua mạng và các hệ thống liên quan theo cách doanh nghiệp vẫn kiểm soát được. Khi đổi người hoặc đổi đơn vị, doanh nghiệp thu hồi quyền, đổi mật khẩu, không phải đi "xin lại" tài khoản của chính mình.
Khi nào không nên chọn mỗi dịch vụ, khi nào không nên chỉ thuê một người
Không nên chỉ dùng dịch vụ khi:
- Doanh nghiệp thu chi tiền mặt lớn hằng ngày mà không ai theo dõi quỹ. Dịch vụ làm sổ theo kỳ không thay được việc kiểm quỹ mỗi tối.
- Chủ doanh nghiệp không có thời gian, cũng không có ai trong công ty gom chứng từ. Dịch vụ cần người giao chứng từ; không có đầu mối thì sổ sách luôn thiếu.
Không nên chỉ trông vào một kế toán riêng khi:
- Người đó mới ra trường, chưa từng làm quyết toán, mà không có ai kiểm tra lại.
- Người đó là người thân và doanh nghiệp không kiểm tra quy định về người không được làm kế toán. Luật Kế toán (Luật số 88/2015/QH13, đã sửa đổi, bổ sung) hạn chế người thân của người đại diện, giám đốc làm kế toán, thủ quỹ trong cùng đơn vị, có ngoại lệ cho một số loại hình; anh/chị nên kiểm tra trước khi bố trí.
- Toàn bộ tài khoản, chữ ký số nằm ở một người và không có bản bàn giao.
Ở Nghệ An: tìm người và giữ người
Với doanh nghiệp ở các xã xa trung tâm Nghệ An, việc tìm được người đã từng tự tay làm quyết toán có thể mất thời gian, và khi người đó nghỉ thì doanh nghiệp lại bắt đầu từ đầu. Đó là lý do tính liên tục nên được đặt lên bàn cân ngay từ khi chọn. Với khai thuế điện tử và hóa đơn điện tử, khoảng cách địa lý không còn là trở ngại lớn khi dùng dịch vụ; chứng từ giấy gửi theo kỳ.
Tâm Tầm Tài có văn phòng tại số 27 đường Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh. Mỗi khách có một kế toán phụ trách cố định để bù lại điểm yếu "không ở trong doanh nghiệp", và mỗi tờ khai có người kiểm soát có chứng chỉ hành nghề xem lại trước khi nộp.
Anh/chị đang cân nhắc giữa hai cách, hãy gọi 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc gửi mã số thuế, số lao động, số hóa đơn mỗi tháng để nhận báo phí kế toán trong ngày. Bên em nói rõ nếu doanh nghiệp của anh/chị hợp với kế toán nội bộ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập nên thuê kế toán riêng hay dùng dịch vụ?
Phần lớn doanh nghiệp mới, ít hóa đơn và ít lao động hợp với dịch vụ kế toán trong một hai năm đầu. Khi hoạt động tăng đến mức cần người theo dõi tiền, hàng mỗi ngày thì mới tính thêm kế toán nội bộ.
Để vợ hoặc chồng giám đốc làm kế toán có được không?
Luật Kế toán hạn chế người thân của người đại diện, giám đốc làm kế toán, thủ quỹ trong cùng đơn vị, nhưng có ngoại lệ cho một số loại hình như doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định cụ thể trước khi bố trí.
Đã có kế toán nội bộ thì còn cần dịch vụ kế toán không?
Không bắt buộc. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn thuê dịch vụ rà soát tờ khai, hỗ trợ quyết toán cuối năm để có người thứ hai kiểm tra, nhất là khi kế toán nội bộ mới vào nghề.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.
