Tóm tắt nhanh: Từ 01/01/2026 mọi hộ kinh doanh ghi sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hộ từ 500 triệu trở xuống dùng sổ doanh thu mẫu S1a-HKD; hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng mẫu S2a-HKD; hộ tính thuế TNCN theo thu nhập dùng bốn sổ S2b đến S2e-HKD gồm doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền. Hộ doanh thu từ 1 tỷ trở lên còn phải dùng hóa đơn điện tử.
Bỏ thuế khoán nghĩa là con số thuế của hộ không còn do cán bộ thuế ấn định, mà đi ra từ chính sổ sách của hộ. Câu hỏi hộ kinh doanh dưới 1 tỷ dùng sổ nào vì vậy không còn là chuyện hình thức. Bài này chia theo mức doanh thu để anh/chị biết mình cần tối thiểu những sổ gì và ghi ra sao.
Vì sao từ 2026 sổ sách quyết định số thuế
Nghị quyết 198/2025/QH15 bỏ phương pháp thuế khoán với hộ kinh doanh từ 01/01/2026. Hộ chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế. Khi kê khai, cơ quan thuế đối chiếu con số hộ khai với các nguồn khác: hóa đơn điện tử, dòng tiền qua tài khoản ngân hàng, dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, máy tính tiền.
Nếu hộ không có sổ, con số khai ra không có gì làm chỗ dựa. Khi dữ liệu ngân hàng lớn hơn doanh thu khai, chủ hộ khó giải thích tiền nào là tiền bán hàng, tiền nào là tiền người thân chuyển, tiền vay. Sổ ghi đều đặn chính là bằng chứng để giải trình.
Những thay đổi khác của hộ kinh doanh năm nay, anh/chị xem ở bài toàn cảnh hộ kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán.
Chia nhóm theo doanh thu năm
Chế độ kế toán cho hộ kinh doanh hiện là Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC. Hộ không còn được tự chọn chế độ kế toán khác. Mẫu sổ bắt buộc chia theo cách hộ nộp thuế:
| Nhóm hộ | Sổ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC |
|---|---|
| Doanh thu năm từ 500 triệu trở xuống | S1a-HKD: sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ |
| Nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu | S2a-HKD: sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ |
| Nộp thuế TNCN theo thu nhập | S2b-HKD doanh thu, S2c-HKD chi tiết doanh thu và chi phí, S2d-HKD vật liệu, hàng hóa, S2e-HKD chi tiết tiền |
| Có thêm nghĩa vụ thuế khác | S3a-HKD: sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác |
Ngoài sổ bắt buộc, Tâm Tầm Tài chia thêm như sau để chủ hộ biết nên giữ gì cho dễ quản lý:
| Nhóm doanh thu năm | Sổ tối thiểu | Sổ nên có | Hóa đơn |
|---|---|---|---|
| Từ 500 triệu trở xuống | Sổ doanh thu S1a-HKD | Sổ theo dõi tiền | Không bắt buộc, trừ khi khách cần |
| Trên 500 triệu, dưới 1 tỷ | Sổ S2a-HKD, hoặc bộ S2b đến S2e nếu tính theo thu nhập | Sổ chi phí, sổ hàng hóa, sổ tiền, bảng theo dõi số thuế đã nộp | Hóa đơn điện tử khi bán cho khách cần hóa đơn |
| Từ 1 tỷ trở lên | Như trên; trên 3 tỷ bắt buộc bộ S2b đến S2e | Theo dõi lương, bảo hiểm, báo cáo tổng hợp theo kỳ | Bắt buộc hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền |
Ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế GTGT, TNCN từ kỳ tính thuế 2026 là 500 triệu đồng/năm, theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
Mốc 1 tỷ đến từ hai văn bản: quy định hóa đơn (Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/07/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP) buộc hộ bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; Nghị định 68/2026/NĐ-CP mở rộng nghĩa vụ dùng hóa đơn điện tử cho mọi hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm.
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ dùng sổ nào cho đủ
Với nhóm phổ biến nhất, doanh thu trên 500 triệu nhưng dưới 1 tỷ, ngoài mẫu sổ bắt buộc, Tâm Tầm Tài khuyên giữ ba thứ:
- Sổ doanh thu. Ghi mỗi ngày hoặc mỗi lần bán: ngày, nội dung, số tiền, có xuất hóa đơn hay không. Cộng theo tháng và theo kỳ kê khai.
- Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế. Ghi số thuế phải nộp từng kỳ, số đã nộp, ngày nộp, số chứng từ. Nhìn vào là biết còn nợ kỳ nào.
- Sổ chi phí, nếu hộ tính thuế trên thu nhập. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ trên 500 triệu đến 3 tỷ được chọn cách tính thuế TNCN theo thu nhập (doanh thu trừ chi phí), hộ trên 3 tỷ bắt buộc. Chi phí phải có hóa đơn, bảng kê mua hàng khi mua của người không có hóa đơn, hoặc chứng từ hợp pháp khác, và được ghi vào sổ S2c-HKD; không có sổ chi phí thì không có căn cứ trừ.
Một ví dụ minh họa cách ghi sổ doanh thu của một tiệm tạp hóa trong vài ngày (số liệu chỉ để minh họa cách ghi):
| Ngày | Nội dung | Tiền mặt | Chuyển khoản | Hóa đơn |
|---|---|---|---|---|
| 02 | Bán lẻ trong ngày | 3.200.000 | 1.800.000 | Không |
| 03 | Bán lẻ trong ngày | 2.900.000 | 2.100.000 | Không |
| 03 | Bán cho quán ăn, khách lấy hóa đơn | 0 | 4.500.000 | Có, số 0000125 |
| 04 | Bán lẻ trong ngày | 3.500.000 | 1.600.000 | Không |
Tách cột tiền mặt và chuyển khoản giúp cuối tháng đối chiếu nhanh với sao kê ngân hàng. Cột hóa đơn giúp kiểm tra doanh thu đã xuất hóa đơn có khớp với dữ liệu trên hệ thống hóa đơn điện tử hay không. Chủ hộ ghi mỗi tối chừng năm phút là đủ.
Hộ bán hàng hóa nên có thêm sổ theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn. Không bắt buộc với mọi hộ, nhưng giúp chủ hộ biết mình lãi thật bao nhiêu và giải trình được khi doanh thu tăng giảm bất thường.
Ghi sổ thế nào để dùng được khi kê khai
Sổ có mà ghi không đúng cách thì cũng như không. Mấy nguyên tắc đơn giản:
- Ghi đều, không dồn cuối kỳ. Dồn cuối quý mới ghi thì chắc chắn sót.
- Tách tiền kinh doanh với tiền gia đình. Tốt nhất dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho việc bán hàng.
- Doanh thu ghi theo số tiền bán, kể cả bán chịu. Tiền thu nợ sau đó không ghi thành doanh thu lần nữa.
- Mỗi khoản chi có chứng từ: hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, sao kê.
- Cuối tháng đối chiếu: tổng doanh thu trên sổ với phần mềm bán hàng, với tiền vào tài khoản.
Số liệu trên sổ là đầu vào để nộp tờ khai trên hệ thống thuế điện tử của ngành thuế. Sổ khớp thì tờ khai khớp, tránh phải khai bổ sung.
Những việc không nên làm với sổ sách
- Không ghi hai bộ sổ, một bộ "để khai" một bộ "để biết". Dữ liệu hóa đơn và ngân hàng đã liên thông, bộ sổ khai thấp sớm muộn cũng lộ.
- Không lấy sổ mẫu trên mạng về dùng mà không kiểm tra văn bản áp dụng. Mẫu cũ có thể không còn phù hợp sau khi bỏ thuế khoán.
- Không bỏ trống các tháng không bán được. Ghi rõ doanh thu bằng không, để sổ liền mạch.
- Không giao hết cho phần mềm rồi không xem lại. Phần mềm chỉ đúng khi nhân viên nhập đúng.
Ở Nghệ An: thói quen cần sửa
Nhiều hộ ở Nghệ An, nhất là tạp hóa, quán ăn, cửa hàng vật liệu, quen với cách thuế khoán nhiều năm nên chưa từng ghi sổ doanh thu. Thói quen phổ biến là nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân dùng chung cho cả gia đình. Từ 2026 đây là chỗ dễ vướng nhất khi đối chiếu. Việc đầu tiên nên làm là mở một tài khoản riêng cho cửa hàng và bắt đầu ghi sổ doanh thu từ ngày đầu tháng, dù bằng tay.
Nếu anh/chị không có người ghi sổ, Tâm Tầm Tài có dịch vụ ghi sổ và kê khai cho hộ kinh doanh: một kế toán phụ trách cố định, lịch kê khai theo dõi trên MISA ASP, mỗi tờ khai có người kiểm soát xem lại trước khi nộp. Anh/chị gọi 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem hồ sơ và báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh ghi sổ bằng tay được không?
Được, nếu ghi đúng nội dung theo mẫu sổ của Thông tư 152/2025/TT-BTC. Chủ hộ tự ghi, bố trí người ghi hoặc thuê dịch vụ kế toán đều được. Dùng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán sẽ giảm sai sót và xuất số liệu kê khai nhanh hơn.
Doanh thu dưới ngưỡng không phải nộp thuế có cần ghi sổ không?
Có. Thông tư 152/2025/TT-BTC yêu cầu cả hộ từ 500 triệu trở xuống ghi sổ doanh thu mẫu S1a-HKD, và hộ này còn phải thông báo doanh thu năm với cơ quan thuế trước ngày 31/01 năm sau. Khi cơ quan thuế đối chiếu với dữ liệu ngân hàng, sổ doanh thu giúp anh/chị giải trình.
Sổ sách hộ kinh doanh phải lưu bao lâu?
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, sổ và chứng từ lưu tối thiểu 5 năm, bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Anh/chị nên lưu ít nhất bằng thời hạn cơ quan thuế có thể kiểm tra lại các kỳ đã kê khai.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.
