Tóm tắt nhanh: Quy trình tuyển dụng nhân sự ở Tâm Tầm Tài không dừng ở buổi phỏng vấn. Bên mình tìm người phù hợp và cùng chí hướng hơn là người xuất sắc, kiểm tra chuyên môn bằng bài test thay vì chỉ đọc CV, đào tạo người mới bốn nội dung (quy chế, bản mô tả công việc, kỹ năng giao tiếp theo vị trí, quy trình làm việc), và trong một đến hai tháng đầu người quản lý phải ở bên, không để người mới tự bơi. Thời gian thử việc và lương thử việc thực hiện theo Điều 25, 26 Bộ luật Lao động 2019.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Quy trình tuyển dụng nhân sự ở bên mình bắt đầu từ một niềm tin rất đơn giản: nhân sự quyết định thành bại của một doanh nghiệp. Mình đã điều hành doanh nghiệp đủ lâu để thấy rằng công ty đi xa không nhờ gom được những người giỏi nhất, mà nhờ có những người phù hợp, cùng một ý chí, cùng một mục tiêu, và sẵn sàng bước cùng nhau trên con đường kinh doanh.
Mình còn nhớ một buổi sáng có một bạn mới đến nhận việc. Bạn ấy ngồi rất ngay ngắn, hai tay đặt trên bàn, mắt nhìn quanh văn phòng như đang cố đoán xem mình nên bắt đầu từ đâu. Khoảnh khắc đó mình hiểu: tuyển được người mới chỉ là một nửa. Nửa còn lại là làm sao để người ấy không lạc lõng trong những tuần đầu tiên.
Bài này mình kể lại cách Tâm Tầm Tài đang chọn người và giữ người, để các bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo và làm theo cách của mình.
Quy trình tuyển dụng nhân sự bắt đầu trước khi đăng tin
Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu tuyển bằng việc đăng tin, rồi ngồi chờ hồ sơ. Bên mình làm ngược lại: trước khi đăng tin, bên mình trả lời cho được câu hỏi "vị trí này cần người như thế nào".
Không phải người xuất sắc nhất, mà là người phù hợp nhất. Một người rất giỏi nhưng không hợp cách làm việc của cả đội có thể làm cả đội mệt. Ngược lại, một người chuyên môn vừa đủ nhưng chịu học, cùng chí hướng, thì sau một năm thường vượt xa kỳ vọng.
Vì vậy bước đầu tiên là viết bản mô tả công việc: người này làm những việc gì, báo cáo cho ai, tiếp xúc với khách hàng ra sao, kết quả được đo bằng gì. Bản mô tả càng rõ, tin tuyển dụng càng đúng người, và buổi phỏng vấn càng có trọng tâm.
Tuyển đúng người bắt đầu từ việc biết rõ mình cần gì, chứ không phải từ số hồ sơ nhận được.
Các bước tuyển dụng nhân sự: CV hay chưa chắc đã làm được
Có một điều mình nói với rất nhiều chủ doanh nghiệp: CV thì nhiều người viết rất hay, rất bóng bẩy. Nếu chúng ta không có chuyên môn ở vị trí đang tuyển, chẳng hạn không biết về kế toán thuế, thì qua lời nói và cách nói chúng ta chỉ đánh giá được vẻ bề ngoài, không đánh giá được chất lượng chuyên môn.
Cho nên với bộ phận kế toán, bên mình luôn có bài test. Bài test không đánh đố, mà lấy từ những việc thật hằng ngày: đọc một bộ chứng từ, xử lý một tình huống kê khai, giải thích một con số cho khách hiểu. Người làm được bài test là người làm được việc. Người chưa làm được nhưng trình bày rõ mình vướng ở đâu, đôi khi lại là người đáng tuyển, vì họ trung thực và biết mình cần học gì.
Buổi phỏng vấn thì bên mình dành nhiều thời gian nghe hơn nói: vì sao bạn ấy muốn làm nghề này, bạn ấy từng xử lý một khách hàng khó như thế nào, bạn ấy muốn mình ở đâu sau hai năm.
Ngày đầu tiên: bốn nội dung đào tạo người mới
Người mới vào bên mình không bắt đầu bằng một chồng hồ sơ. Họ bắt đầu bằng một lộ trình đào tạo, gồm bốn nội dung.
- Quy chế và nội quy chung của công ty: giờ giấc, cách bảo mật thông tin khách hàng, những việc được làm và không được làm.
- Bản mô tả công việc chi tiết của chính vị trí đó, để người mới biết nhiệm vụ của mình là gì, không phải đoán.
- Kỹ năng giao tiếp. Mỗi vị trí có một cách giao tiếp riêng, và bên mình đi sâu vào đúng vị trí của từng người. Ví dụ đơn giản: khách hỏi một việc mà câu trả lời là "không", thì không được đáp cụt một chữ rồi thôi. Chúng ta giải thích vì sao, để khách khỏi hiểu lầm. Mỗi câu nói ra phải thể hiện trình độ chuyên môn của mình. Việc gì chưa rõ thì xin phép khách để trao đổi lại với người quản lý rồi trả lời sau, chứ không trả lời đại. Làm như vậy lâu dần thành quen, và người mới tự tin hơn hẳn.
- Quy trình làm việc, nội dung quan trọng nhất. Quy chế, nội quy, mô tả công việc cho biết phải làm gì. Còn làm thành công hay không lại nằm ở quy trình. Với một bạn kế toán thuế, quy trình đi từ lúc tiếp xúc khách hàng, lấy thông tin thế nào, tư vấn ra sao, tổng hợp hồ sơ theo hình thức nào, báo cáo gì, đến khi xác nhận xong một khách hàng thì bước tiếp theo là gì.
Quy trình là đường ray. Người mới chạy trên đường ray thì không sợ trật bánh.
Sai lầm lớn nhất: tuyển xong để người mới tự bơi
Đây là kinh nghiệm mình muốn chia sẻ kỹ nhất. Rất nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng cứ cho người mới vào, giao việc, rồi bạn ấy sẽ tự hiểu, tự làm, muốn làm gì thì làm, một tháng sau đánh giá lại. Cách nghĩ đó sai.
Nếu để người mới lơ lửng một tháng, rất có thể họ cảm thấy lạc lõng và không muốn làm nữa. Doanh nghiệp lại phải tuyển lại từ đầu. Trong khi đó, tiền lương tháng thử việc vẫn phải trả theo hợp đồng: Điều 26 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) quy định lương thử việc ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Còn thời gian thử việc thì Điều 25 giới hạn theo trình độ, ví dụ không quá 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên. Thời gian ngắn như vậy mà bỏ trống thì cả hai bên đều mất: doanh nghiệp mất tiền, người lao động mất cơ hội.
Vì thế ngay khi quyết định tuyển một người, bên mình xác định luôn: mình sẽ đào tạo bạn ấy trở thành một nhân viên xuất sắc của mình, và mình nỗ lực cùng bạn ấy để hai bên cùng thành công.
Một đến hai tháng đầu, người quản lý không được vắng mặt
Trong một đến hai tháng đầu, người mới cần sự quan tâm, chăm sóc thật sự của người quản lý. Bên mình có những buổi trao đổi riêng thường xuyên, để hỏi xem bạn ấy đang khó ở đâu, vướng việc gì, rồi hỗ trợ, gỡ ngay.
Đừng để người mới phải làm việc trong tâm trạng lo lắng, sợ hãi hay ngại giao tiếp. Một người đang sợ sai thì không học được gì, và cũng không dám hỏi. Một người được lắng nghe thì chỉ sau vài tuần đã bắt đầu tự đề xuất cách làm tốt hơn.
Các bạn là chủ doanh nghiệp, khi trực tiếp tuyển dụng, hãy nhớ rằng mục tiêu không phải là lấp một chỗ trống, mà là tìm một người có thể gắn bó và cùng nỗ lực cho sự phát triển chung.
Quy trình được đào tạo đi đào tạo lại mỗi năm
Quy trình làm việc ở bên mình không phải thứ học một lần rồi cất tủ. Nó theo người làm từ ngày đầu tiên đến một năm, hai năm, hay lâu hơn nữa. Mỗi năm bên mình đào tạo lại, cập nhật lại, nhất là khi luật thuế, hóa đơn, đăng ký kinh doanh thay đổi như mấy năm gần đây.
Quy trình phải gắn với sự phát triển công việc của từng người. Hễ tách rời, hiệu quả giảm ngay lập tức. Một bạn kế toán thuế làm đúng quy trình thì khách hàng yên tâm, đồng nghiệp yên tâm, và chính bạn ấy cũng yên tâm khi được giao việc lớn hơn.
Người giỏi có thể tuyển. Người hợp và người gắn bó thì phải tự tay vun trồng.
Tóm lại
Tuyển dụng không phải một buổi phỏng vấn, mà là một hành trình. Bên mình bắt đầu từ việc biết mình cần ai, kiểm tra chuyên môn bằng bài test chứ không chỉ bằng CV, đào tạo người mới bốn nội dung ngay từ ngày đầu, và ở bên họ trong những tuần đầu tiên dễ tổn thương nhất. Mình tin rằng một doanh nghiệp nhỏ muốn lớn lên thì phải lớn lên cùng những con người của mình.
Nếu các bạn muốn biết thêm về đội ngũ đang làm việc hằng ngày với khách hàng, các bạn xem trang giới thiệu những con người đang làm việc tại văn phòng Trường Vinh, hoặc đọc chặng đường mười sáu năm và các mảng việc của đội ngũ Tâm Tầm Tài. Còn nếu các bạn đang loay hoay xây quy trình cho bộ phận kế toán của mình, cứ nhắn Zalo hoặc gọi mình qua số 0977 205 877, mình sẵn lòng kể thêm những gì bên mình đã làm.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ gồm những bước nào?
Ở Tâm Tầm Tài có năm bước: xác định người phù hợp và viết bản mô tả công việc, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn kèm bài test chuyên môn, đào tạo hội nhập ngay ngày đầu, và kèm cặp sát trong một đến hai tháng đầu trước khi đánh giá. Doanh nghiệp nhỏ có thể làm gọn hơn nhưng không nên bỏ bước đào tạo và kèm cặp.
Thời gian thử việc tối đa là bao lâu?
Theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019, mỗi công việc chỉ được thử việc một lần: không quá 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, không quá 60 ngày với công việc cần trình độ cao đẳng trở lên, không quá 30 ngày với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ, và không quá 6 ngày làm việc với công việc khác.
Lương thử việc tối thiểu bằng bao nhiêu phần trăm?
Điều 26 Bộ luật Lao động 2019 quy định tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Tuyển xong mà bỏ mặc người mới thì doanh nghiệp vẫn trả lương tháng thử việc mà không thu được gì.
Tuyển kế toán có nhất thiết phải làm bài test không?
Nên có. CV và cách nói chuyện không cho thấy người đó làm được việc hay không, nhất là khi chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán. Bài test theo đúng việc thật của vị trí là cách đánh giá khách quan nhất.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”
