Kế toán dịch vụ cần làm những gì mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm

Chủ doanh nghiệp trả phí kế toán đều đặn nhưng nhiều người không biết chính xác kế toán dịch vụ cần làm những gì trong tháng, và nên nhận lại những gì. Hậu quả là chỉ khi có thông báo từ cơ quan thuế mới phát hiện một việc bị bỏ. Bài này chia việc theo ba nhịp tháng, quý, năm, và ở mỗi nhịp chỉ rõ doanh nghiệp giao gì, nhận lại gì. Anh/chị dùng như một tờ kiểm tra để theo dõi người làm kế toán cho mình.

Kế toán dịch vụ cần làm những gì hằng tháng

Dù doanh nghiệp khai thuế theo quý, phần lớn việc kế toán vẫn chạy theo tháng. Khai quý chỉ là kỳ nộp tờ khai, không phải kỳ làm sổ.

Việc kế toán làm trong tháng:

1. Nhận chứng từ tháng trước: hóa đơn đầu vào (bản điện tử và bản giấy nếu có), sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, hợp đồng mới ký.
2. Tra hóa đơn đầu ra, đầu vào trên hệ thống hóa đơn điện tử để đối chiếu với chứng từ doanh nghiệp gửi, phát hiện hóa đơn thiếu.
3. Kiểm tra hóa đơn đầu vào: đúng tên, mã số thuế, tình trạng hoạt động của người bán; hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế GTGT) đã thanh toán không dùng tiền mặt chưa. Ngưỡng 5 triệu đồng áp dụng cho khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 và cho chi phí được trừ thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP từ 15/12/2025.
4. Ghi sổ trên phần mềm: doanh thu, chi phí, công nợ, nhập xuất kho.
5. Tính lương, lập bảng lương có chữ ký, tính thuế thu nhập cá nhân khấu trừ nếu có.

Doanh nghiệp giao: chứng từ đủ, đúng hạn đã thống nhất; thông báo khi có giao dịch lớn, tuyển thêm người, đổi địa chỉ.

Doanh nghiệp nên nhận lại: danh sách chứng từ còn thiếu hoặc có vấn đề, và ước tính số thuế sẽ phải nộp. Chỉ cần một tin nhắn ngắn, không cần báo cáo dài.

Ngoài phần lặp lại, trong tháng còn có những việc phát sinh không theo lịch mà kế toán dịch vụ cũng phải xử lý: hóa đơn xuất sai cần điều chỉnh hoặc thay thế, thông báo của cơ quan thuế đề nghị giải trình, đăng ký mã số thuế cá nhân hay người phụ thuộc cho nhân viên mới, cập nhật thông tin khi doanh nghiệp đổi địa chỉ hoặc người đại diện. Những việc này nên được ghi rõ trong hợp đồng là nằm trong phạm vi hay tính riêng, để khi phát sinh hai bên không phải bàn lại.

Nhịp hằng quý: tờ khai và tiền thuế

Doanh nghiệp nhỏ mới thành lập thường khai thuế GTGT theo quý. Đến kỳ khai, kế toán dịch vụ làm:

• Tổng hợp số liệu ba tháng, lập tờ khai thuế GTGT.
• Lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ nếu trong quý có khấu trừ thuế của người lao động.
• Tính số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp của quý. Thuế TNDN tạm tính không nộp tờ khai quý, nhưng vẫn phải tính và nộp tiền đúng hạn.
• Ký số, nộp tờ khai qua hệ thống khai thuế điện tử của ngành thuế, lưu thông báo chấp nhận.
• Báo doanh nghiệp số tiền từng loại thuế, hạn nộp và nội dung ghi khi chuyển tiền.

Doanh nghiệp nên nhận lại: bản tờ khai đã nộp và thông báo chấp nhận, giấy nộp tiền hoặc thông báo nộp thành công. Nếu cuối quý anh/chị không nhận được hai thứ này, nên hỏi ngay, đừng đợi.

Nhịp hằng năm: khóa sổ, báo cáo, quyết toán

Cuối năm là nhịp nặng nhất. Kế toán dịch vụ làm:

1. Khóa sổ: đối chiếu số dư ngân hàng, đối chiếu công nợ, kiểm kê tồn kho và tài sản, trích khấu hao.
2. Lập báo cáo tài chính năm.
3. Lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, xác định số phải nộp thêm hoặc nộp thừa sau khi trừ số đã tạm nộp.
4. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho khoản tiền lương, tiền công đã trả trong năm.
5. Nộp toàn bộ hồ sơ chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 năm sau (với năm tài chính theo năm dương lịch).
6. In, ký, lưu sổ sách kế toán.

Từ năm 2026 lệ phí môn bài đã bãi bỏ, nên đầu năm không còn tờ khai và tiền môn bài như trước.

Doanh nghiệp nên nhận lại: báo cáo tài chính đã ký, tờ khai quyết toán đã nộp, và một buổi (hoặc một cuộc gọi) để kế toán giải thích ba con số: doanh thu, lợi nhuận, thuế phải nộp cả năm.

Những việc kế toán dịch vụ không tự làm được

Có những việc dù kế toán giỏi đến đâu cũng không làm thay được, và anh/chị nên biết để không kỳ vọng sai:

• Không tự tạo ra chứng từ. Khoản chi không có hóa đơn hợp lệ thì kế toán không "làm cho có" được.
• Không nộp tiền thuế thay nếu doanh nghiệp không chuyển tiền. Tiền thuế đi từ tài khoản doanh nghiệp.
• Không biết giao dịch mà doanh nghiệp không báo, ví dụ bán hàng thu tiền mặt không xuất hóa đơn, cho vay mượn giữa công ty và giám đốc.
• Không nên giữ độc quyền chữ ký số và tài khoản thuế mà doanh nghiệp không biết. Người đại diện nên luôn nắm quyền truy cập, việc phân quyền cho kế toán làm theo cách doanh nghiệp vẫn kiểm soát được.

Nếu kế toán dịch vụ đề nghị làm những việc ngược lại các điểm trên, ví dụ "để em xử lý hóa đơn cho", anh/chị nên dừng lại hỏi kỹ.

Tờ kiểm tra nhanh cho chủ doanh nghiệp

Không cần biết nghiệp vụ, anh/chị vẫn theo dõi được người làm kế toán bằng mấy câu hỏi đơn giản:

Năm câu hỏi này đủ để phát hiện sớm phần lớn việc bị bỏ sót.

Ở Nghệ An, việc kế toán dịch vụ có gì cần lưu ý

Doanh nghiệp ở Nghệ An khai và nộp thuế hoàn toàn qua mạng như các tỉnh khác, nên kế toán dịch vụ không bắt buộc ở gần. Điểm cần lưu ý trong năm nay là thông tin địa chỉ: sau khi tỉnh sắp xếp lại xã, phường và bỏ cấp huyện, nhiều doanh nghiệp có địa chỉ đổi tên đơn vị hành chính. Kế toán nên kiểm tra để tên, địa chỉ trên hóa đơn, tờ khai, đăng ký thuế khớp nhau.

Ở Tâm Tầm Tài, mỗi khách có một kế toán phụ trách cố định, lịch kê khai theo dõi trên hệ thống quản lý MISA ASP và mỗi tờ khai có người kiểm soát xem lại trước khi nộp. Muốn xem bức tranh đầy đủ về dịch vụ kế toán thuế, anh/chị có thể đọc bài tổng hợp.

Ở Tâm Tầm Tài, mỗi doanh nghiệp có một kế toán phụ trách cố định cho từng doanh nghiệp.

Anh/chị cần người làm đủ ba nhịp tháng, quý, năm, hãy gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc gửi mã số thuế, bên em xem hồ sơ và báo phí trước khi làm.

Câu hỏi thường gặp