Tóm tắt nhanh: Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền; hộ bán trực tiếp cho người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, khách sạn dùng loại từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (từ 01/07/2026). Hộ đăng ký bằng tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua nhà cung cấp hoặc cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, thường có thông báo chấp nhận trong 1 ngày làm việc.
Đăng ký hoá đơn điện tử hộ kinh doanh không khó về thao tác, nhưng nhiều hộ làm sai ngay từ câu hỏi đầu: mình có thuộc diện bắt buộc không, và phải dùng loại hóa đơn nào. Chọn sai loại là phải đăng ký lại, có khi đã xuất hóa đơn mấy tháng mới phát hiện. Tâm Tầm Tài đi qua từng bước, từ xác định nghĩa vụ đến xuất tờ hóa đơn đầu tiên.
Hộ nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
Có hai văn bản cần đọc cùng nhau. Về hóa đơn, từ 01/07/2026 áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nghị định mới giữ nguyên tắc: hộ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thì dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Nghị định 68/2026/NĐ-CP về thuế hộ kinh doanh mở rộng thêm: mọi hộ có doanh thu tính thuế GTGT từ 1 tỷ đồng/năm trở lên đều phải dùng hóa đơn điện tử, có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền, không riêng hộ bán lẻ.
| Loại hộ | Nghĩa vụ hóa đơn (theo nguyên tắc chung) |
|---|---|
| Bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc, vui chơi giải trí..., doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm | Bắt buộc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền |
| Hộ ngành khác (bán cho doanh nghiệp, sản xuất, dịch vụ...), doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm | Bắt buộc hóa đơn điện tử, thường là hóa đơn có mã của cơ quan thuế |
| Hộ doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm | Không bắt buộc; có thể tự nguyện dùng hoặc đề nghị cấp theo từng lần nếu thuộc trường hợp được cấp |
Từ 2026 thuế khoán bị bãi bỏ, hộ chuyển sang kê khai, nên số hộ thuộc diện dùng hóa đơn điện tử tăng lên. Hộ đầu năm dưới 1 tỷ nhưng doanh thu cộng dồn trong năm chạm mốc này thì phải đăng ký dùng hóa đơn điện tử theo thời hạn Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định, không đợi sang năm. Trường hợp hộ mình nằm ở ranh giới, anh/chị hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi chọn loại hóa đơn.
Đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh: các bước
- Kiểm tra mã số thuế của hộ đang hoạt động, thông tin chủ hộ, địa chỉ khớp với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và giải pháp máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng có kết nối. Tâm Tầm Tài là đại lý hóa đơn điện tử Viettel và đối tác triển khai MISA meInvoice, nên hay hỗ trợ khách với hai giải pháp này.
- Chuẩn bị chữ ký số còn hạn của hộ để ký tờ khai và các giao dịch thuế điện tử.
- Lập tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tờ khai gửi qua hệ thống của nhà cung cấp hoặc trực tiếp trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Chọn đúng loại: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hay hóa đơn có mã.
- Chờ thông báo chấp nhận. Cơ quan thuế trả lời trong 1 ngày làm việc qua email và trên cổng.
- Thiết lập mẫu hóa đơn, ký hiệu, kết nối phần mềm bán hàng với máy in tại quầy.
- Xuất thử một hóa đơn, tra trên cổng hóa đơn điện tử xem dữ liệu đã được chuyển đến cơ quan thuế chưa.
Nếu hộ đang dùng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn cấp theo từng lần, cần ngừng cách cũ đúng thời điểm, không để hai loại chạy song song mà không theo dõi.
Hóa đơn từ máy tính tiền khác gì hóa đơn có mã thông thường
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được lập ngay tại quầy mỗi lần bán, có mã của cơ quan thuế theo cấu trúc riêng, dữ liệu gửi đến cơ quan thuế trong ngày. Theo quy định, loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số trên từng hóa đơn, phù hợp với cửa hàng bán nhiều đơn nhỏ. Người mua có thể tra cứu bằng mã hoặc QR in trên hóa đơn.
Hóa đơn có mã thông thường thì mỗi hóa đơn được ký số rồi gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho người mua. Hợp với hộ bán ít đơn, giá trị lớn, khách là doanh nghiệp.
Sau khi đăng ký, mỗi ngày tại quầy làm gì
- Đầu ngày kiểm tra máy tính tiền, máy in, kết nối mạng.
- Mỗi lần bán lập hóa đơn trên máy, in hoặc gửi cho khách qua mã tra cứu.
- Khách là doanh nghiệp cần ghi tên, mã số thuế thì nhập đủ thông tin người mua ngay lúc bán.
- Cuối ngày đối chiếu tổng tiền trên hóa đơn với tiền mặt và tiền chuyển khoản.
- Hóa đơn lập sai thì xử lý theo hướng dẫn điều chỉnh, thay thế của nhà cung cấp, không xóa dữ liệu.
Làm đều năm bước này thì cuối kỳ kê khai thuế gần như chỉ còn cộng số.
Lý do hay bị từ chối hoặc phải làm lại
- Thông tin trên tờ khai không khớp dữ liệu đăng ký thuế: tên chủ hộ, địa chỉ còn ghi xã, phường cũ.
- Chữ ký số đã hết hạn hoặc đăng ký cho người khác.
- Chọn sai loại hóa đơn: hộ bắt buộc dùng máy tính tiền nhưng lại đăng ký hóa đơn có mã thông thường.
- Mã số thuế của hộ chưa được kích hoạt hoặc đang ở trạng thái tạm ngừng.
- Email nhận thông báo gõ sai, hộ không nhận được thông báo chấp nhận nên tưởng hồ sơ bị treo.
Khi bị từ chối, thông báo của cơ quan thuế ghi rõ lý do. Sửa đúng lý do rồi nộp lại tờ khai mới.
Chi phí cần tính trước
Hộ cần tính mấy khoản: chữ ký số (nếu chưa có), phí gói hóa đơn hoặc phí dịch vụ máy tính tiền theo nhà cung cấp, máy in hóa đơn, và thời gian nhân viên làm quen phần mềm. Mức giá mỗi nhà cung cấp khác nhau theo gói và số lượng hóa đơn, nên hỏi báo giá cụ thể trước khi ký.
Một khoản hay bị quên là chi phí cho việc thay đổi thói quen: nhân viên quầy phải nhập đúng tên hàng, đúng giá, đúng nhóm hàng. Nhập tắt, gộp hàng cho nhanh thì dữ liệu gửi cơ quan thuế không khớp với sổ sách.
Điều nên tránh
- Chờ cơ quan thuế nhắc mới đăng ký. Hộ thuộc diện bắt buộc mà không dùng đúng loại hóa đơn có thể bị xử phạt về hóa đơn.
- Chỉ xuất hóa đơn khi khách đòi, còn lại bán không xuất. Với hộ dùng máy tính tiền, mỗi lần bán đều phải lập hóa đơn.
- Mua gói hóa đơn quá lớn so với nhu cầu, hoặc ký hợp đồng dài hạn khi chưa thử phần mềm.
- Để người ngoài giữ tài khoản, mật khẩu hóa đơn điện tử của hộ.
Ở Nghệ An, hộ kinh doanh ở khu vực TP Vinh cũ, nay là các phường Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc..., nên cập nhật địa chỉ theo tên phường mới trước khi đăng ký, để tờ khai không bị trả vì lệch địa chỉ.
Bức tranh thuế, hóa đơn của hộ năm nay có ở bài quy định mới dành cho hộ buôn bán nhỏ; còn các bước đăng ký hóa đơn của doanh nghiệp mới, anh/chị đọc hướng dẫn phát hành hóa đơn cho công ty vừa thành lập. Anh/chị muốn bên em lo trọn chữ ký số và hóa đơn điện tử cho cửa hàng, gọi Tâm Tầm Tài 0977 205 877 (chị Thảo), bên em xem hộ thuộc diện nào và báo phí trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn từ máy tính tiền có cần chữ ký số trên từng hóa đơn không?
Theo quy định về hóa đơn, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số trên từng hóa đơn, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế. Tuy vậy hộ vẫn thường cần chữ ký số để ký tờ khai đăng ký và các giao dịch thuế điện tử khác.
Cơ quan thuế trả lời đăng ký hóa đơn điện tử trong bao lâu?
Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận tờ khai, cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua cổng hóa đơn điện tử và email đã đăng ký.
Hộ nhỏ, khách thỉnh thoảng mới cần hóa đơn thì làm sao?
Hộ không thuộc diện bắt buộc có thể tự nguyện dùng hóa đơn điện tử, hoặc đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh nếu thuộc trường hợp được cấp. Nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc Tâm Tầm Tài để chọn cách ít tốn kém.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.
