Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh nhà trọ: cho thuê trọ có phải đăng ký không, thuế tính thế nào

Nhà có mấy phòng trống, dựng thêm dãy trọ cho sinh viên, công nhân thuê là cách nhiều gia đình ở Nghệ An tăng thu nhập. Câu hỏi đầu tiên luôn là: có phải làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh nhà trọ không. Câu trả lời phụ thuộc vào việc anh/chị đang cho thuê nhà hay đang kinh doanh dịch vụ lưu trú. Hai việc này nghe giống nhau nhưng pháp luật đối xử khác nhau.

Cho thuê tài sản và kinh doanh lưu trú khác nhau thế nào

Tâm Tầm Tài thường hỏi khách ba câu để phân loại: thuê theo tháng hay theo ngày, có kèm dịch vụ không, và có lễ tân, người trực quản lý không.

Ranh giới không phải lúc nào cũng rõ. Dãy trọ vài chục phòng, có người quản lý, có dịch vụ giặt, wifi, gửi xe thu tiền riêng thì càng gần với hoạt động kinh doanh. Pháp luật hiện không đặt một con số phòng cố định để chia ranh giới trên toàn quốc. Vì vậy với quy mô lớn anh/chị nên hỏi trước UBND xã, phường và công an nơi có nhà trọ.

Trường hợp cho thuê phòng trọ theo tháng: làm gì

Với trường hợp phổ biến nhất, cho thuê phòng theo tháng không kèm dịch vụ, chủ nhà là cá nhân cho thuê tài sản. Việc cần làm:

1. Lập hợp đồng thuê bằng văn bản với từng người thuê hoặc từng phòng: giá, thời hạn, tiền cọc, cách tính điện nước.
2. Theo dõi tổng tiền thuê thu được trong năm.
3. Nếu tổng doanh thu cho thuê trong năm vượt 500 triệu đồng, kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng 5% trên doanh thu, thuế thu nhập cá nhân 5% trên phần doanh thu vượt 500 triệu. Mức 500 triệu và cách trừ này áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 theo Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP.
4. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, cá nhân cho thuê bất động sản chọn khai 2 lần một năm (chậm nhất 31/7 và 31/01 năm sau) hoặc 1 lần (chậm nhất 31/01 năm sau). Tờ khai nộp qua cổng khai thuế điện tử cho cá nhân và doanh nghiệp hoặc tại cơ quan thuế quản lý.
5. Đồng ý và nhắc người thuê đăng ký tạm trú theo Luật Cư trú.

Ví dụ minh họa cách tính: dãy trọ 12 phòng, mỗi phòng 1,5 triệu đồng/tháng, cho thuê đủ 12 tháng thì doanh thu năm là 216 triệu đồng. Con số này dưới ngưỡng 500 triệu đồng, nên chủ nhà không phải nộp thuế, chỉ cần lưu hợp đồng và sổ thu tiền.

Nếu dãy trọ lớn hơn, ví dụ doanh thu 600 triệu, thì thuế GTGT là 5% × 600 triệu = 30 triệu, thuế TNCN là 5% × 100 triệu phần vượt = 5 triệu. Lưu ý tiền điện, nước thu hộ theo đúng đồng hồ và đúng giá thường được tách khỏi tiền thuê phòng. Tuy vậy, khoản thu chênh cao hơn giá gốc có thể bị tính vào doanh thu. Tiền cọc chưa trừ vào tiền thuê thì chưa phải doanh thu.

Nếu bên thuê là doanh nghiệp (thuê làm nhà ở cho công nhân), hợp đồng có thể thỏa thuận để doanh nghiệp khai thuế thay cho chủ nhà. Điều khoản này nên ghi rõ trong hợp đồng.

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh nhà trọ khi quy mô lớn hoặc cho thuê ngắn ngày

Khi hoạt động là kinh doanh dịch vụ lưu trú, hoặc anh/chị muốn tổ chức nhà trọ như một cơ sở kinh doanh có tên, biển hiệu, xuất hóa đơn, thì làm theo các bước:

1. Chọn tên hộ kinh doanh, xác định ngành nghề lưu trú phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế.
2. Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh tới cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ đặt trụ sở, thường là nơi đặt nhà trọ. Nơi nộp và giấy tờ cần có, anh/chị xem bài đăng ký hộ kinh doanh tại xã, phường và giấy tờ cần mang.
3. Làm hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự vì kinh doanh dịch vụ lưu trú là ngành có điều kiện.
4. Đáp ứng yêu cầu phòng cháy, chữa cháy theo quy định cho loại hình, số tầng và số phòng.
5. Kê khai thuế như hộ kinh doanh theo doanh thu thực tế, không còn thuế khoán từ năm 2026.
6. Thông báo lưu trú cho khách theo quy định.

Những rủi ro khi chủ nhà trọ làm sai

• Cho thuê theo ngày qua các ứng dụng đặt phòng mà vẫn coi là "cho thuê nhà". Doanh thu qua ứng dụng có dữ liệu, và hoạt động này là lưu trú, cần điều kiện riêng.
• Không có hợp đồng, thu tiền mặt, không ghi sổ. Khi phát sinh tranh chấp tiền cọc hoặc khi cơ quan thuế hỏi, chủ nhà không có gì chứng minh.
• Bỏ qua phòng cháy. Nhà trọ nhiều tầng, lối thoát hẹp là nơi cơ quan chức năng kiểm tra thường xuyên, và rủi ro về người là thứ không đền bù được bằng tiền.
• Không nhắc người thuê đăng ký tạm trú. Chủ nhà có thể bị liên đới khi kiểm tra cư trú.

Ai không cần đăng ký hộ kinh doanh cho nhà trọ

Anh/chị không cần đăng ký hộ kinh doanh nếu:

• Chỉ cho một hai người thuê phòng trong nhà mình ở, theo tháng, không kèm dịch vụ.
• Cho thuê nguyên căn nhà cho một gia đình hoặc một doanh nghiệp theo hợp đồng dài hạn.
• Cho thuê phòng trọ quy mô nhỏ, thu tiền theo tháng, không có người trực, không cung cấp dịch vụ lưu trú.

Các trường hợp này vẫn phải kê khai thuế cho thuê tài sản nếu doanh thu vượt ngưỡng. Không đăng ký hộ kinh doanh không có nghĩa là không có nghĩa vụ thuế.

Ở Nghệ An: nhà trọ quanh trường, khu công nghiệp

Nhà trọ ở Nghệ An tập trung quanh các trường đại học, cao đẳng ở các phường thuộc TP Vinh cũ như Trường Vinh, Thành Vinh, Vinh Hưng, Vinh Phú, Vinh Lộc, và quanh các khu công nghiệp. Phần lớn là cho thuê theo tháng, theo học kỳ. Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính, hợp đồng thuê và tờ khai thuế nên ghi địa chỉ theo tên xã, phường mới để khớp với dữ liệu của cơ quan thuế và công an.

Tâm Tầm Tài giúp chủ nhà trọ phân loại đúng trường hợp, kê khai thuế cho thuê tài sản hoặc làm hồ sơ hộ kinh doanh ngành lưu trú khi cần. Anh/chị gọi 0977 205 877 (chị Thảo) hoặc để lại số, bên em xem hồ sơ và báo phí trước khi làm.

Câu hỏi thường gặp