Tóm tắt nhanh: Trung tâm giáo dục lập dưới hình thức công ty phải có kế toán ngay từ khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Học phí thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng theo khoản 13 Điều 5 Luật 48/2024/QH15 nhưng vẫn phải lập hóa đơn khi thu tiền; công ty chỉ có hoạt động không chịu thuế thì không phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Tiền trả giáo viên phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo loại hợp đồng và khai theo quý. Thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật 67/2025/QH15 là 15% với doanh thu năm trước không quá 3 tỷ; chi từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản. Học phí thu trước cả khóa, mặt bằng thuê của cá nhân, khoản thu hộ sách vở là những chỗ hay hạch toán sai.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Hai cô giáo dạy tiếng Anh ở Nghi Xuân, Hà Tĩnh, sau một ngày ngồi với bên mình đã quyết định lập công ty để mở trung tâm ngoại ngữ. Hôm ký hồ sơ, một cô hỏi: bọn em dạy thì giỏi, nhưng hạch toán thuế trung tâm giáo dục bọn em mù tịt, có gì khác quán cà phê không chị?
Khác nhiều. Trung tâm giáo dục có một đặc điểm khiến người mới hay chủ quan: học phí không chịu thuế giá trị gia tăng. Nghe vậy nhiều người tưởng gần như không có thuế. Thực ra thuế giá trị gia tăng chỉ là một trong bốn thứ kế toán trung tâm phải lo, và ba thứ còn lại mới hay sinh chuyện. Mình đi theo dòng tiền của một trung tâm: tiền vào, tiền trả giáo viên, chi phí, rồi lợi nhuận.
Hạch toán thuế trung tâm giáo dục bắt đầu từ ngày có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Một trung tâm mở theo mô hình công ty có hai lớp giấy: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và quyết định cho phép thành lập trung tâm của Sở Giáo dục và Đào tạo theo Nghị định 125/2024/NĐ-CP. Nghĩa vụ kế toán và kê khai bắt đầu từ lớp giấy thứ nhất, không đợi lớp thứ hai. Giữa hai lớp giấy có khi cách nhau vài tháng, và những tháng đó công ty vẫn phải nộp tờ khai, dù chưa thu đồng học phí nào.
Ngay từ đầu, trung tâm cần một người làm kế toán, dùng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Trung tâm cũng cần chữ ký số, tài khoản trên cổng thuế điện tử nơi trung tâm nộp tờ khai khấu trừ và báo cáo năm và đăng ký hóa đơn điện tử. Việc này mình nói kỹ trong bài về thành lập công ty giáo dục, ở đây chỉ nhắc để các bạn không bỏ trống mấy tháng đầu.
Nguyên tắc: kế toán chạy từ ngày có mã số thuế, không phải từ ngày khai giảng.
Tiền vào: học phí, hóa đơn và tờ khai giá trị gia tăng
Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật, kể cả ngoại ngữ, tin học, năng khiếu, thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng theo khoản 13 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Không chịu thuế nhưng vẫn phải lập hóa đơn. Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập hóa đơn ngay lúc thu tiền. Phụ huynh đóng cả khóa ba tháng, hóa đơn lập hôm đó cho cả ba tháng.
Về sổ sách, khoản thu trước là doanh thu chưa thực hiện, mỗi tháng phân bổ một phần vào doanh thu. Ví dụ tháng 9 thu 300 triệu cho khóa ba tháng, sổ ghi doanh thu mỗi tháng 100 triệu. Nếu ghi hết 300 triệu vào tháng 9, quý III lãi giả, quý IV lỗ giả, và số tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp của hai quý sẽ lệch.
Tờ khai thuế giá trị gia tăng thì sao? Trong video quay năm 2025, mình nói trung tâm vẫn phải nộp tờ khai hằng quý dù không phải nộp tiền. Từ 01/07/2026, Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định người nộp thuế chỉ có hoạt động không chịu thuế giá trị gia tăng thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.
Nhưng chỉ cần có thêm một dòng doanh thu chịu thuế, như bán giáo trình, đồng phục, dịch vụ ăn bán trú, xe đưa đón, là phải khai đầy đủ. Và thuế giá trị gia tăng đầu vào của mặt bằng, điện, thiết bị phục vụ dạy học không được khấu trừ, phải tính vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản.
Tiền trả giáo viên: ba loại hợp đồng, ba cách khấu trừ
Đây là khoản chi lớn nhất của trung tâm và cũng là chỗ cơ quan thuế nhìn kỹ nhất. Có ba loại người dạy:
- Giáo viên cơ hữu, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến 5 bậc của Luật 109/2025/QH15, đóng bảo hiểm xã hội cho hợp đồng từ đủ 1 tháng.
- Giáo viên thỉnh giảng theo buổi, hợp đồng dịch vụ hoặc dưới 3 tháng: khấu trừ 10% với mỗi lần trả từ 5 triệu đồng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cấp chứng từ khấu trừ khi họ cần.
- Giáo viên đang biên chế trường công dạy ngoài giờ: thuế như nhóm 2, nhưng trung tâm nên có bản cam kết đã báo cáo hiệu trưởng theo Thông tư 29/2024/TT-BGDĐT, đã sửa bởi Thông tư 19/2026/TT-BGDĐT.
Để tiền lương được tính là chi phí được trừ, trung tâm cần đủ bộ chứng từ. Đó là hợp đồng, bảng chấm công hoặc bảng kê buổi dạy, bảng lương có ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản, và tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nộp theo quý. Trả tiền mặt cho giáo viên mà không có bảng ký nhận, đến kỳ thanh tra khoản chi đó bị loại, thuế thu nhập doanh nghiệp tăng lên tương ứng.
Bài học: lương giáo viên là chi phí lớn nhất, nên cũng là chỗ mất tiền lớn nhất nếu thiếu giấy.
Chi phí: những khoản trung tâm hay quên
- Mặt bằng thuê của cá nhân: cần hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, và nếu chủ nhà là cá nhân thì kiểm tra xem hợp đồng có thỏa thuận ai nộp thuế cho thuê. Thiếu chứng từ thuế của phía chủ nhà, chi phí thuê dễ bị hỏi.
- Chi từ 5 triệu đồng trở lên, gồm cả thuế: phải chuyển khoản theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Mua bộ bàn ghế 8 triệu trả tiền mặt là mất luôn chi phí ấy.
- Máy chiếu, điều hòa, bàn ghế: là tài sản, trích khấu hao theo năm, không ghi hết vào chi phí tháng mua.
- Giảm học phí cho anh em ruột, học sinh giỏi: phải ghi ngay trên hóa đơn hoặc có quy chế, không giảm bằng miệng rồi thu ít hơn hóa đơn.
- Khoản thu hộ sách, đồng phục: nếu trung tâm mua về bán lại thì là doanh thu chịu thuế; nếu chỉ thu hộ nhà sách thì phải có hóa đơn nhà sách xuất thẳng cho phụ huynh.
- Học phí chuyển vào tài khoản cá nhân của giám đốc: doanh thu vẫn là của công ty, phải chuyển về tài khoản công ty và ghi nhận đủ.
Tiền còn lại: thuế thu nhập doanh nghiệp và lịch cuối năm
Theo Luật 67/2025/QH15, thuế suất là 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trước không quá 3 tỷ đồng, 17% với trên 3 đến 50 tỷ, còn lại 20%. Trung tâm mới lập tạm nộp theo doanh thu dự kiến; lỗ được chuyển tối đa 5 năm.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm liên tục từ ngày cấp giấy chứng nhận lần đầu. Căn cứ là Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 20/2026/NĐ-CP, trừ trường hợp hình thành do chia, tách, chuyển đổi.
Cơ sở giáo dục đáp ứng danh mục và tiêu chí xã hội hóa theo Quyết định 1466/2008/QĐ-TTg và các quyết định sửa đổi còn có thể áp thuế suất 10%. Điều kiện khá chặt, các bạn phải đối chiếu với cơ quan thuế trước khi áp.
Lịch một năm của trung tâm gọn như sau: mỗi quý, nộp tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Bốn quý tạm nộp phải đạt ít nhất 80% số thuế cả năm. Cuối năm, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân, hạn cuối tháng 3 năm sau. Các đầu việc này nằm trong phần việc hằng quý và cuối năm của một gói kế toán thuế cho công ty nhỏ.
Những sai lầm không nên mắc khi hạch toán trung tâm
- Không nên tưởng không chịu thuế giá trị gia tăng là không cần hóa đơn. Mỗi khoản học phí đều phải có hóa đơn.
- Không nên ghi hết học phí thu trước vào doanh thu tháng thu tiền.
- Không nên trả giáo viên bằng tiền mặt không ký nhận, hay bỏ khấu trừ 10% cho thỉnh giảng vì nể.
- Không nên gộp doanh thu bán sách, đồng phục vào học phí để trốn khai giá trị gia tăng.
- Không nên áp thuế suất 10% xã hội hóa khi chưa có căn cứ.
- Không nên để mấy tháng giữa hai lớp giấy trống tờ khai.
Nguyên tắc: ưu đãi của ngành giáo dục là có thật, nhưng ưu đãi chỉ dành cho sổ sách sạch.
Lời kết
Hai cô giáo ở Nghi Xuân sau đó giao phần kế toán cho bên mình. Điều mình vui nhất là đến kỳ báo cáo đầu tiên, các cô hỏi được những câu rất đúng: tháng này phân bổ bao nhiêu, thầy thỉnh giảng kia đã có chứng từ khấu trừ chưa. Người dạy giỏi mà hiểu sổ sách của mình thì trung tâm đi xa được.
Nếu các bạn đang mở hoặc đang chạy một trung tâm mà chưa chắc học phí, lương giáo viên đang được hạch toán đúng chưa, nhắn Zalo hoặc gọi mình qua số 0977 205 877. Còn muốn có người dựng sổ từ đầu, các bạn có thể để bên mình dựng sổ và khai thuế cho trung tâm từ khóa học đầu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Trung tâm giáo dục có phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng không?
Nếu trung tâm chỉ có hoạt động dạy học, thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng, thì theo Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP không phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Có thêm hoạt động chịu thuế như bán sách, đồng phục, dịch vụ ăn bán trú thì phải khai.
Thu học phí trước cả khóa thì hạch toán thế nào?
Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Về kế toán, ghi khoản thu trước là doanh thu chưa thực hiện rồi phân bổ vào doanh thu theo từng tháng của khóa học, để lợi nhuận từng kỳ không bị vọt lên rồi hụt xuống.
Giáo viên thỉnh giảng không ký hợp đồng lao động có phải khấu trừ thuế không?
Có. Mỗi lần trả từ 5 triệu đồng trở lên, trung tâm khấu trừ 10% theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cấp chứng từ khấu trừ khi giáo viên yêu cầu và khai vào tờ khai khấu trừ theo quý.
Trung tâm mới thành lập có được miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm liên tục kể từ ngày cấp giấy chứng nhận lần đầu. Căn cứ là Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 20/2026/NĐ-CP, trừ trường hợp hình thành do chia, tách, chuyển đổi. Cơ sở đáp ứng danh mục xã hội hóa giáo dục còn có thể áp thuế suất 10%, nhưng phải đối chiếu điều kiện với cơ quan thuế.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”
