Tóm tắt nhanh: Cà phê rang, cà phê bột thuộc nhóm thực phẩm do ngành nông nghiệp quản lý (Phụ lục III Nghị định 15/2018/NĐ-CP, văn bản đang được áp dụng lại từ 06/4/2026). Cơ sở rang xay có địa điểm cố định xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm theo Thông tư 38/2018/TT-BNNPTNT, sửa bởi Thông tư 17/2024/TT-BNNPTNT và Thông tư 17/2025/TT-BNNMT: nộp cho cơ quan chuyên môn do Chủ tịch UBND tỉnh giao, đoàn thẩm định tại cơ sở trong 15 ngày kể từ khi đủ hồ sơ hợp lệ, giấy có hiệu lực 3 năm. Có giấy rồi vẫn phải tự công bố sản phẩm theo Điều 4, 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Xem Thảo Nguyễn giải thích trong video
Giấy an toàn thực phẩm sản xuất cà phê thường chỉ được nghĩ tới vào đúng ngày một siêu thị hỏi: "Bên em có giấy chưa?". Mình nhớ buổi sáng đứng trong xưởng của một khách hàng bên mình ở Nghệ An. Mùi cà phê rang thơm khắp gian nhà. Bao hạt nhân chở từ Đắk Lắk xếp ở góc kho, máy rang lớn đặt giữa xưởng, cạnh đó là máy xay bột.
Chủ cơ sở đầu tư máy móc rất bài bản. Nhưng máy tốt mới là một nửa. Nửa còn lại là cách bố trí xưởng và một bộ hồ sơ đúng. Bài này mình kể lại hành trình ấy, cập nhật theo quy định đang áp dụng ngày 27/09/2026.
Cà phê do ngành nào quản lý, xin giấy theo văn bản nào
Cà phê hạt rang và cà phê bột do ngành nông nghiệp quản lý. Phụ lục III Nghị định 15/2018/NĐ-CP xếp cà phê rang hoặc chưa rang và sản phẩm chế biến từ cà phê vào danh mục của Bộ Nông nghiệp, nay là Bộ Nông nghiệp và Môi trường.
Khung pháp lý năm 2026 hơi lắt léo. Nghị định 46/2026/NĐ-CP từng được ban hành để thay Nghị định 15/2018, nhưng bị Nghị quyết 15/2026/NQ-CP tạm ngưng từ 06/4/2026. Nghị định 15/2018 được áp dụng trở lại cho đến khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi có hiệu lực.
Thủ tục cho cơ sở nông sản nằm ở Thông tư 38/2018/TT-BNNPTNT, đã sửa bởi Thông tư 17/2024/TT-BNNPTNT và Thông tư 17/2025/TT-BNNMT. Các bạn đọc văn bản hợp nhất Thông tư 38/2018 về chứng nhận cơ sở thực phẩm nông sản do Bộ Nông nghiệp và Môi trường công bố.
Trước khi hỏi xin giấy ở đâu, hãy hỏi sản phẩm của mình thuộc ngành nào.
Điều kiện nhà xưởng rang xay: đi một chiều từ bao hạt sống đến gói cà phê
Đoàn thẩm định không chấm cái máy rang đắt tiền. Họ nhìn đường đi của hạt cà phê. Ở cơ sở mình kể, mọi khâu khép kín và đi theo một hướng:
- Khu tập kết nguyên liệu: bao hạt kê trên pallet, cách tường, khô ráo.
- Khu sàng lọc: loại cát sạn, đá nhỏ, hạt lép, hạt mốc.
- Khu rang và làm nguội, có chỗ thoát khói, thoát nhiệt.
- Khu xay, đóng gói, tách khỏi khu rang để khói bụi không bám vào bột.
- Kho thành phẩm.
Hình dung như dòng nước chảy xuôi: gói cà phê thành phẩm không bao giờ quay ngược về chỗ bao hạt còn dính đất cát. Xưởng chỉ một gian 60 mét vuông vẫn làm được, miễn chia vách rõ ràng và lối đi theo thứ tự.
Con người cũng là một phần của nhà xưởng. Cơ sở ấy có khu thay đồ, rửa tay trước khi vào. Người chế biến mặc đồ bảo hộ, đeo găng tay, khẩu trang, đội mũ.
Nhà xưởng đạt không phải là nhà xưởng đẹp, mà là nhà xưởng không có đường quay ngược.
Nguồn hạt và bao bì: hai thứ hay bị bỏ quên
Cà phê nguyên chất chỉ có một thành phần nên hồ sơ nguyên liệu khá gọn. Cơ sở ấy mua hạt của một công ty nguyên liệu ở tỉnh khác, có hợp đồng, hóa đơn, và bên bán cung cấp giấy tờ chứng minh hạt đã sơ chế bảo đảm an toàn. Truy xuất nguồn gốc là nội dung đoàn thẩm định xem xét. Tẩm bơ hay thêm hương liệu thì mỗi thứ thêm vào là thêm một dòng hồ sơ.
Bao bì là chỗ nhiều người không nghĩ tới. Cà phê vừa rang còn nóng, lại phải giữ hương nhiều tháng, nên túi đựng phải an toàn khi tiếp xúc trực tiếp. Điều 4 Nghị định 15/2018/NĐ-CP đưa vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm vào diện phải tự công bố. Các bạn xin nhà cung cấp túi bản tự công bố và phiếu kiểm nghiệm, lưu cùng hồ sơ.
Hạt sạch mà túi không rõ nguồn gốc thì gói cà phê vẫn chưa sạch.
Hồ sơ xin giấy an toàn thực phẩm sản xuất cà phê gồm những gì
Theo Điều 12 Thông tư 38/2018/TT-BNNPTNT (đã sửa đổi), hồ sơ gồm các thành phần tại khoản 1 Điều 36 Luật An toàn thực phẩm 2010. Với xưởng cà phê, thường có:
- Đơn đề nghị cấp giấy, mẫu tham khảo Phụ lục V của thông tư.
- Bản thuyết minh cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ (mẫu Phụ lục VI), kèm sơ đồ mặt bằng.
- Mô tả quy trình sản xuất cà phê hạt và cà phê bột. Trong video cũ mình gọi là "đề án quy trình sản xuất".
- Giấy xác nhận đủ sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất.
- Giấy xác nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm, từ 15/01/2025 do chủ cơ sở tự tổ chức và xác nhận.
- Giấy tờ nguyên liệu, bao bì để đoàn đối chiếu.
Hồ sơ nộp trực tuyến, qua bưu điện hoặc trực tiếp. Các bạn đối chiếu thủ tục đang niêm yết của tỉnh trước khi nộp.
Xin giấy ở đâu, thẩm định ra sao, giấy có hiệu lực bao lâu
Cơ quan cấp giấy là cơ quan chuyên môn được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao thẩm quyền, theo Điều 5 thông tư sau khi sửa năm 2025. Ở Nghệ An, cơ sở trong câu chuyện nộp tại Chi cục Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường.
- Cơ quan thẩm quyền xem hồ sơ, báo ngày dự kiến thẩm định hoặc báo lý do chưa hợp lệ.
- Đoàn thẩm định đến cơ sở trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, xem nhà xưởng, thiết bị, người làm, hồ sơ lưu, và chỉ lấy mẫu khi có nghi ngờ.
- Đạt thì được cấp giấy. Chưa đạt thì biên bản ghi hạng mục thiếu và thời hạn khắc phục; khắc phục đạt vẫn được cấp.
Cơ sở mình kể có vài điểm phải chỉnh. Chủ cơ sở trao đổi thẳng với đoàn, sửa đúng chỗ, rồi nhận giấy do lãnh đạo Chi cục ký.
Giấy có hiệu lực 3 năm kể từ ngày cấp. Phải làm lại khi giấy còn dưới 6 tháng, khi đổi người đại diện theo pháp luật, hoặc khi sửa chữa, mở rộng, chuyển địa điểm. Nếu chỉ đổi tên địa chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính mà xưởng vẫn ở chỗ cũ, cơ sở gửi thông báo kèm văn bản chứng minh cho cơ quan đã cấp.
Ghi ngày hết hạn lên lịch ngay hôm nhận giấy, đừng để đại lý nhắc mình.
Có giấy rồi, cà phê vẫn chưa lên kệ ngay
Giấy cấp cho cơ sở, không cấp cho từng gói cà phê. Bước tiếp theo là tự công bố sản phẩm theo Điều 4, 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, thủ tục mà video cũ mình gọi là "công bố chất lượng".
Các bạn gửi mẫu cà phê hạt, cà phê bột đi kiểm nghiệm tại phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc đạt ISO 17025, lấy phiếu trong vòng 12 tháng. Sau đó lập bản tự công bố, công khai và nộp một bản cho cơ quan do tỉnh chỉ định. Nhãn in theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
Còn cái tên in trên bao bì, muốn giữ lâu dài thì xem thêm cách giữ tên thương hiệu cà phê rang xay bằng đơn đăng ký nhãn hiệu.
Những điều không nên làm khi xin giấy cho xưởng cà phê
- Mua máy, sửa xưởng xong mới tìm hiểu điều kiện.
- Rang và đóng gói chung một gian, không vách ngăn.
- Mua hạt trôi nổi, không hợp đồng, không hóa đơn.
- Dùng túi không có bản tự công bố của nhà cung cấp.
- Quên kiểm tra ngành sản xuất cà phê trên giấy đăng ký, xem lại những quyết định về ngành nghề và địa điểm cần chốt trước khi đăng ký kinh doanh.
- Làm thừa thủ tục: cơ sở có HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 còn hiệu lực không thuộc diện cấp giấy này, dù vẫn chịu kiểm tra.
- Để giấy hết hạn mà vẫn sản xuất.
Lời kết
Hôm nhận giấy, chủ cơ sở pha một ấm cà phê mới rang mời cả nhà. Mình nhớ mãi cảm giác ấy: gói cà phê trên bàn vẫn là gói hôm trước, nhưng giờ nó có thể đi xa hơn, vào siêu thị, lên sàn, đến tay những người chưa từng gặp người rang ra nó.
Xin giấy an toàn thực phẩm sản xuất cà phê không quá phức tạp. Cái khó là làm đúng thứ tự: sơ đồ xưởng trước, máy móc sau, hồ sơ đi cùng. Nếu các bạn đang có xưởng rang xay mà chưa có giấy, hoặc định mở cơ sở chế biến cà phê, cứ nhắn Zalo hoặc gọi mình qua số 0977 205 877, hoặc gửi sơ đồ xưởng rang xay để bên mình xem trước khi làm hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Xin giấy an toàn thực phẩm cho cơ sở rang xay cà phê ở đâu?
Cà phê thuộc nhóm thực phẩm do ngành nông nghiệp quản lý, nên các bạn nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn được Chủ tịch UBND tỉnh giao thẩm quyền theo Thông tư 17/2025/TT-BNNMT. Ở Nghệ An, đơn vị tiếp nhận hiện là Chi cục Chất lượng, Chế biến và Phát triển thị trường thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường. Nên xem lại trên Cổng dịch vụ công của tỉnh trước khi nộp vì việc phân công có thể điều chỉnh.
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cơ sở cà phê có thời hạn bao lâu?
Giấy có hiệu lực 3 năm kể từ ngày cấp theo Điều 16 Thông tư 38/2018/TT-BNNPTNT (đã sửa đổi). Khi giấy còn hiệu lực dưới 6 tháng, cơ sở làm hồ sơ để được thẩm định và cấp giấy mới.
Hộ kinh doanh rang xay cà phê nhỏ có phải xin giấy không?
Hình thức hộ kinh doanh hay công ty không quyết định việc này. Rang, xay là chế biến chứ không phải sơ chế, nên cơ sở có địa điểm cố định thường thuộc diện phải có giấy. Diện được miễn gồm sản xuất ban đầu nhỏ lẻ, sơ chế nhỏ lẻ, kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn và cơ sở đã có HACCP, ISO 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực. Chưa chắc thì hỏi cơ quan quản lý tại địa phương.
Có giấy an toàn thực phẩm rồi có phải công bố sản phẩm cà phê không?
Có. Giấy cấp cho cơ sở, còn từng sản phẩm cà phê hạt, cà phê bột đóng gói phải tự công bố theo Điều 4, 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, kèm phiếu kiểm nghiệm trong vòng 12 tháng, rồi mới đưa ra thị trường.
Thảo Nguyễn (Nguyễn Thị Bích Thảo) — Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, thành lập ngày 22/09/2010. 16 năm đồng hành cùng chủ doanh nghiệp về thành lập, thuế, kế toán và bảo hộ nhãn hiệu. Zalo/điện thoại 0977 205 877 · Số 27 Bằng Lăng 2, KĐT Vinh Tân, phường Trường Vinh, Nghệ An.
“Mỗi rào cản chỉ là một cột mốc cần chinh phục để trưởng thành hơn.”
