Tóm tắt nhanh: Hộ kinh doanh chuyển thành công ty bằng thủ tục đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính. Công ty kế thừa quyền và nghĩa vụ của hộ; hộ phải dừng hoạt động từ khi công ty được cấp giấy chứng nhận và chấm dứt hẳn khi cơ quan thuế xác nhận hộ đã xong nghĩa vụ thuế (Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Có thể giữ tên riêng nếu không trùng, giữ địa chỉ, ngành nghề, tài sản, hàng hóa, lao động; còn hóa đơn, tài khoản và cách khai thuế phải làm mới.
Anh/chị đã tính kỹ và quyết định chuyển hộ kinh doanh lên công ty. Việc còn lại là làm thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty sao cho không đứt mạch bán hàng: khách vẫn mua, hàng trong kho vẫn bán tiếp, nhân viên vẫn làm. Thủ tục giấy tờ không khó. Chỗ hay rối là chốt nghĩa vụ của hộ, chuyển tài sản và hàng tồn sang công ty cho có chứng từ. Bài này đi theo đúng trình tự đó.
Nếu anh/chị chưa chắc có nên lên công ty hay không, nên đọc trước phần so sánh trong bài hộ kinh doanh năm nay: thuế, hóa đơn và lúc nên chuyển.
Chuyển đổi khác gì lập công ty mới
Anh/chị có hai cách: đóng hộ rồi lập công ty mới, hoặc đăng ký doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh. Cách thứ hai có ưu điểm:
- Công ty kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ của hộ kinh doanh, nên hợp đồng, công nợ, lao động được chuyển tiếp liền mạch.
- Không cần làm thủ tục đóng hộ riêng: cơ quan đăng ký cấp tỉnh báo cho xã, phường, hộ được chấm dứt sau khi cơ quan thuế xác nhận xong nghĩa vụ thuế.
- Được hưởng các hỗ trợ dành riêng cho doanh nghiệp chuyển từ hộ: miễn lệ phí đăng ký, phí công bố lần đầu (Nghị định 80/2021/NĐ-CP), miễn thuế TNDN 2 năm (Luật 67/2025/QH15).
Công ty sau chuyển đổi có thể là công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân, tùy anh/chị chọn.
Các bước thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty
- Chốt số liệu của hộ: doanh thu, hàng tồn, công nợ, tài sản đến một ngày cụ thể.
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế của hộ đến thời điểm chuyển đổi, khai đủ các kỳ còn thiếu. Xử lý hóa đơn của hộ (nếu có) theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
- Chọn loại hình công ty, tên, vốn điều lệ, người đại diện. Tra trùng tên trên cơ sở dữ liệu doanh nghiệp toàn quốc.
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo loại hình đã chọn, kèm bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (khoản 2 Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
- Nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, chủ yếu qua mạng.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Từ thời điểm này hộ không được hoạt động nữa; trong 2 ngày làm việc cơ quan đăng ký cấp tỉnh báo cho xã, phường để làm thủ tục chấm dứt hộ.
- Làm các việc của công ty mới: dấu, tài khoản, chữ ký số, hóa đơn điện tử, góp vốn, kế toán.
Thời gian cơ quan đăng ký xử lý là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Phần tốn thời gian nhất thường là bước 1 và 2, nên làm trước khi nộp hồ sơ.
Những gì giữ lại được, những gì phải làm mới
| Nội dung | Giữ lại được | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tên riêng của hộ | Có thể | Nếu không trùng tên doanh nghiệp khác trên cả nước |
| Địa chỉ kinh doanh | Có | Ghi theo tên xã, phường mới |
| Ngành nghề | Có | Có thể bổ sung ngành cùng lúc |
| Tài sản, hàng tồn kho | Có | Kiểm kê, định giá, lập biên bản chuyển sang công ty |
| Hợp đồng với khách, nhà cung cấp | Có | Công ty kế thừa; nên thông báo đối tác và ký phụ lục đổi bên |
| Người lao động | Có | Ký lại hoặc chuyển hợp đồng sang công ty, đăng ký bảo hiểm theo công ty |
| Giấy phép con của ngành có điều kiện | Cần kiểm tra | Nhiều giấy phép cấp cho chủ thể cụ thể, phải làm lại hoặc điều chỉnh theo tên công ty |
| Hóa đơn của hộ | Không | Công ty đăng ký hóa đơn điện tử mới |
| Tài khoản ngân hàng của hộ | Không | Mở tài khoản đứng tên công ty |
| Cách khai thuế | Không | Chuyển sang chế độ kế toán, khai thuế của doanh nghiệp |
Chuyển tài sản và hàng tồn sang công ty
Đây là chỗ nhiều hộ làm sơ sài rồi về sau khó giải thích. Hàng tồn và tài sản của hộ là tài sản của chủ hộ. Khi chuyển đổi, thường xử lý bằng cách chủ hộ góp số tài sản đó vào công ty làm vốn điều lệ.
Cách làm Tâm Tầm Tài hay hướng dẫn:
- Kiểm kê hàng tồn tại ngày chốt, lập bảng chi tiết số lượng, đơn giá.
- Định giá tài sản góp vốn. Công ty TNHH, cổ phần phải định giá theo nguyên tắc luật định, các thành viên, cổ đông sáng lập cùng ký biên bản.
- Lập biên bản giao nhận tài sản góp vốn giữa chủ hộ và công ty.
- Tài sản có đăng ký quyền sở hữu như ô tô, quyền sử dụng đất phải làm thủ tục sang tên công ty.
- Kế toán ghi nhận hàng tồn, tài sản vào sổ công ty theo giá trị đã định giá.
Làm đúng từ đầu thì khi công ty bán hết số hàng tồn cũ, giá vốn có căn cứ, không bị coi là hàng không rõ nguồn gốc.
Ví dụ giả định: một hộ bán thiết bị điện nước có hàng tồn trị giá khoảng 800 triệu đồng tại ngày chốt, cộng một xe tải nhỏ. Chủ hộ có thể góp toàn bộ số hàng và xe vào công ty TNHH một thành viên, cộng thêm một khoản tiền mặt chuyển khoản để làm vốn lưu động. Vốn điều lệ khi đó bằng tổng giá trị hàng, xe đã định giá và số tiền góp. Nếu chủ hộ không muốn góp xe, công ty có thể thuê lại xe của chủ hộ bằng hợp đồng thuê tài sản. Mỗi cách có hệ quả khác nhau về chi phí khấu hao, chi phí thuê và thuế, nên cần tính trước khi ghi con số vốn vào hồ sơ.
Điều nên tránh khi chuyển đổi
- Đừng nộp hồ sơ chuyển đổi khi hộ còn nợ thuế hoặc còn kỳ chưa khai. Công ty kế thừa nghĩa vụ, nợ cũ sẽ đi theo.
- Đừng để hộ và công ty cùng bán song song một thời gian dài. Khách chuyển tiền cho ai, hóa đơn ai xuất sẽ rối.
- Đừng quên giấy phép con. Công ty chưa có giấy phép cho ngành có điều kiện thì chưa được bán ngành đó dưới tên công ty.
- Đừng quên thông báo đổi thông tin với ngân hàng, đối tác, sàn thương mại điện tử.
Nếu sau này công ty cần đổi tên, địa chỉ, ngành nghề, thì đó là thủ tục thay đổi đăng ký, có thời hạn 10 ngày. Các trường hợp phải làm được liệt kê trong bài những lần đổi thông tin phải báo cơ quan đăng ký.
Ở Nghệ An: hộ đăng ký ở xã, công ty đăng ký ở tỉnh
Hộ kinh doanh ở Nghệ An đăng ký tại cơ quan cấp xã, còn công ty đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính Nghệ An. Khi chuyển đổi, hồ sơ nộp lên cấp tỉnh. Cơ quan thuế quản lý cũng có thể thay đổi, nên sau khi có giấy chứng nhận anh/chị cần tra lại cơ quan thuế quản lý công ty trên thông tin đăng ký thuế.
Tâm Tầm Tài làm trọn thủ tục chuyển đổi cho hộ ở Nghệ An: rà thuế của hộ, hướng dẫn kiểm kê, lập hồ sơ, làm dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử cho công ty. Anh/chị gọi 0977 205 877 (chị Thảo), bên em xem giấy chứng nhận hộ và tình hình thuế, báo phí rõ trước khi làm.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển hộ kinh doanh thành công ty có phải đóng hộ trước không?
Không phải làm thủ tục chấm dứt hộ riêng trước. Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ không được hoạt động kể từ khi doanh nghiệp chuyển đổi được cấp giấy chứng nhận; xã, phường chuyển hộ sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt, và chỉ chuyển sang đã chấm dứt khi cơ quan thuế báo hộ đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Công ty sau chuyển đổi có giữ được tên của hộ không?
Có thể giữ phần tên riêng của hộ nếu không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên cả nước. Tên riêng của hộ chỉ được kiểm tra trùng ở phạm vi hẹp hơn, nên nhiều trường hợp phải đổi.
Chuyển đổi có được miễn lệ phí không?
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu theo Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa và Nghị định 80/2021/NĐ-CP. Về thuế, Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 có ưu đãi miễn thuế TNDN 2 năm cho doanh nghiệp thành lập mới từ hộ kinh doanh.
Tâm Tầm Tài biên soạn — Công ty TNHH Tư vấn Tâm - Tầm - Tài, đại lý thuế tại Nghệ An, 16 năm làm dịch vụ doanh nghiệp. Nội dung theo quy định có hiệu lực tại thời điểm cập nhật; trường hợp cụ thể của anh/chị có thể khác, gọi 0977 205 877 để được xem hồ sơ.
